Перечень действий

1. Информирование штаба о причинах составления нового документа, пересмотра и исправления существующего.

2. Определение ответственности.

Документ должен оцениваться по ответам на следующие вопросы:

- Имеет ли ответственный за работу ясную зону обслуживания?

- Относится ли описание работ к реальному сотруднику?

- Способен ли менеджер контролировать штат подчиненных по этому описанию?

- Сколько уровней ответственности реально существует на этой работе?

- Имеются ли несколько работ во многом схожих друг с другом?

- Ясно ли изложены штабные и линейные функции?

- Могут ли отдельные цели или дела «опущены вниз» и включены в индивидуальные описания дел нижестоящих сотрудников?

- Имеются ли «бреши» в перечне выполняемых дел?

3. Сбор информации.

Лицо, составляющее описание работ должно иметь следующую информацию:

- что менеджмент хочет от работы,

- что думает исполнитель о том, что он должен делать по описанию и что он действительно делает,

- что думают другие, связанные по работе с этим сотрудником, о том, что он делает и чего не делает.

Сбор осуществляется путем неформальных интервью, применение анкет допустимо, но менее желательно.

4. Составление описания работ.

Оно должно содержать:

а) базовую информацию:

- наименование работы, должность, подразделения,

- ответственный за…,

- ответственный перед…

- главные функциональные взаимоотношения.

б) главные назначения (цель) работы,

в) главные обязанности / ключевые результаты.

5. Модернизация и пересмотр документа.

Описание должно отражать современность и оцениваться на предмет совершенствования:

- по крайней мере через год после введения,

- если должность вакантна, то для оценки ее необходимости,

- после того как новый сотрудник проработал несколько месяцев и понял, что требуется модернизация документа.

Что надо и чего не надо делать при составлении описания работ.

Надо:

- включать текущих сотрудников, выполняющих рассматриваемую работу,

- проверять практику работы в «окружающей среде»,

- регулярно пересматривать описания.

Не надо:

- забывать информировать штаб фирмы об отмене, модернизации описаний,

- исключать инициативу сотрудников.

Контрольные вопросы по разделу 4

4.0. Если Вы согласны с утверждением или считаете, что нужно утвердительно ответить на вопрос, обозначьте ответ как «да». В противном случае – «нет». Постарайтесь обосновать свой выбор.

4.0.1. Продуктовая дивизиональная структура имеет более высокий уровень горизонтальной дифференциации, чем линейно-функциональная.

4.0.2. В матричной структуре каждая группа менеджеров по продукту может выступить как автономный центр прибыли.

4.0.3. Различные типы структур управления могут рассматриваться как альтернативные способы реализации стратегии фирмы.

4.0.4. Одной из причин того, что компании переходят от линейно-функциональных структур управления к дивизиональным продуктовым структурам является усложнение ситуации продукт/рынок.

4.1. Из предложенных продолжений, ответов выберите наиболее подходящие и обоснуйте свой выбор.

4.1.1. Что из следующего не является достоинством линейно-функциональной структуры управления?

а) эффективность бизнес процессов растет,

б) менеджерам удобно контролировать подчиненных,

в) растет гибкость в управлении бизнес процессами,

г) все перечисленное есть достоинства.

4.1.2. Линейно-функциональная структура управления не ассоциируется с проблемами…

а) коммуникаций;
б) мотивации;
в) размещения;
г) контроля.

4.1.3. Что из перечисленного не является преимуществом матричной структуры управления?

а) рост оперативной гибкости;

б) более высокая мотивация сотрудников при создании автономных центров управления;

в) снижение стоимости функционирования;

г) лучшее использование человеческих ресурсов.

4.1.4. Большинство компаний переходят от линейно-функциональной структуры управления к …

а) функциональной;

б) продуктовой дивизиональной;

в) матричной;

г) множественной.

4.1.5. Быстро внедрить технологические изменения можно в структуре…

а) функциональной;

б) продуктовой дивизиональной;

в) матричной;

г) множественной.

4.2. Пользуясь положениями о подразделениях управления составить схему информационных потоков между отделами и другими службами предприятия, указав функции отдела, в интересах, выполнения которых реализуются конкретные потоки информации.

Отделы:

4.2.1. Планово-экономический.

4.2.2. Главная бухгалтерия.

4.2.3. Организация труда и заработной платы.

4.2.4. Капитального строительства.

4.2.5. Материально-технического снабжения.

4.2.6. Производственно-диспетчерский.

4.2.7. Главного конструктора

4.2.8. Главного технолога.