Создание новой таблицы с использованием существующих данных
В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных. · данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ. · создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени. Пример 9: Создать таблицы для базы, созданной из примера 8. Таблица Договор. Создадим таблицу, используя способ ввода данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. Для этого необходимо: 1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть объекты Таблицы. 2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
3. Ввести свои собственные заголовки столбцов (№Договора, Дата договора, Сумма договора, НименованиеКлиента, Фамилия_Агента) для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец. Лишние поля удалить.
4. По окончании ввода нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы). 5. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ‘Таблица 1’? нажать кнопку Да. 6. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя таблицы (Договор) и нажать кнопку ОК 7. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас?. Нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся. В списке таблиц появится новая таблица. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые были введены, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец будут введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый. 8. Корректировку заголовков и типов полей на стадии создания таблицы можно осуществить в режиме конструктора. Из Режим таблица в режим Конструктор достаточно просто переключиться с помощью кнопки Вид на панели инструментов или с помощью команды Режим таблицы из меню Вид. 9. Поле №Договора определим как ключевое, воспользовавшись кнопкой панели инструментов Ключевое поле Примечание: Создание и изменение ключевых полей 1. Откройте таблицу в режиме конструктора. 2. Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля. 3. Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. Допускается назначение ключевым полем поля, содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся или пустые значения, будет выведено сообщение об ошибке. Получивший такое сообщение пользователь имеет три возможности: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся или пустые значения в поле, и изменить эти значения; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы.
|
