Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета

 

Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом: постоянные массивы; текущие (переменные) массивы; промежуточные массивы; выходные массивы; хранимые массивы; поисковые (информационные) массивы и служебные массивы. Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о диске.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т.д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

- повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

- централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;

- развитая организация базы данных позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения;

- снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и т.д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых отечественных информационно-справочных систем (ИСС) «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

В настоящее время на рынке информационно-справочных систем работает довольно много компаний-создателей ИСС и очень большое число сервисных форм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

- «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»);

- «КонсультантПлюс» (компания «КонсультантПлюс»);

- «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отметить:

- «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

- «Эталон» (НЦПИ «при Министерстве юстиции РФ);

- «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);

- «Юридический Мир» (издательство «Дело и право»);

- «Референт» (фирма «Референт-Сервис»);

- «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»);

- системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»).

Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить несколько наиболее популярных компаний: «КонсультантПлюс» и «Гарант».