Состав комплекса задач автоматизированной системы бухгалтерского учета

Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия. Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределительных баз данных, обмена информации между различными пользователями. Автоматического формирования первичных документов компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета.

Организация межфункционального комплекса может быть рассмотрена на примере программы «1С: Бухгалтерия» основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела маркетинга. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста отдела маркетинга. Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию. Прихода-расхода материальных ценностей, бухгалтера – заполнение документов по достижению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист отдела маркетинга ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляются расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в осуществлении свободного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга - Баланс».

Существует информационный обмен между предприятием и внешней средой, который заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Для связи с банками широко используется межмашинный обмен информацией по системе «Клиент - Банк». Банк, который обслуживает расчетный счет предприятия, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.