Лабораторная работа №2. Разработка приказов по основной деятельности

Разработка приказов по основной деятельности

Цель работы: ознакомиться с основными правилами оформления приказов по основной деятельности, приобрести навыки в составлении текстов приказа, научиться готовить бланки приказов.

Теоретическая часть

Основные понятия

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов руководителя предприятия.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования.

ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий.

Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по работе с документами. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность приказа, его оперативное 'исполнение, а также всестороннее решение вопроса.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с юристом, главным бухгалтером или другими ведущими специалистами предприятия (если есть в этом необходимость).

Подписанный руководителем проект приказа регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Право подписи имеют руководители предприятии, заместители руководителя, а также должностные лица, в соответствии с их полномочиями и компетенцией.

В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте самого приказа.

Оформление приказов по основной деятельности. Приказы по основному виду деятельности оформляются на бланке предприятия (бланк конкретного вида документа) или на листе бумаги с обязательными реквизитами, которые имеют стабильный порядок их расположения.

Реквизиты приказа по основному виду деятельности:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• код организации;

• код формы документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место издания;

• заголовок;

• отметка о контроле;

• текст;

• подпись;

• визы.

· отметка об исполнении;

• идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим требования к реквизитам, на которые необходимо обратить внимание. Один из постоянных и необходимых реквизитов - это наименование организации. Согласно ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации организация как юридическое лицо должна иметь свое наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму.

Например:

Научно-производственное объединение " Агат"

…………………………………………………………………………………

На основании ГОСТ Р 7.08-2013 " СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" этот реквизит обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. (Статья 48 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Регистрационный номер приказа - это порядковый номер приказа, который присваивается документу в момент регистрации. Нумерация идет по возрастанию, в течение всего календарного года. Регистрационный номер приказу присваивается только после его подписания. Регистрационный номер всегда пишется на уровне написания даты документа.

………………………………………………………………………………………………

№ 124

………………………………………………………………………………………………

Или (что бывает гораздо реже, когда приказы имеют право издавать руководители структурных подразделений):

№ 124/01-13

где:

124 - порядковый № документа,

01 - индекс структурного подразделения,

13 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

………………………………………………………………………………………………Если документ издан совместно двумя и более организациями, регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например:

№45/84

Место издания документа указывается в приказе, если его нельзя определить из наименования организации. Место издания устанавливается по месту нахождения юридического лица. Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации.

Данная информация указывается в учредительных документах.

Пример оформления:

г. Люберцы Московской области

………………………………………………………………………………………………Заголовок печатается в документах формата А4. Как правило, в приказах он отвечает на вопрос " о чем? ". После написания заголовка точка не ставится. Если приказ пишется на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок выравнивается по центру и пишется полужирным шрифтом.

Например:

Открытое акционерное общество

" Урал"

ПРИКАЗ

13.03.2013 № 14

Москва

Об утверждении инструкции по делопроизводству

……………………………………………………………………………………

Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть приказа обязательно печатается в том случае, когда данный приказ написан на основании приказа вышестоящей организации или в продолжение ранее изданного приказа. Распорядительная часть начинается со слова " приказываю", которое печатается всегда прописными буквами (или строчными в разрядку) на отдельной строке. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются ответственные должностные лица, которые отвечают за соблюдение указанных сроков.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров Иванову И.И. подготовить списки

сотрудников для дежурства в предпраздничный день 30.04.2013 до 27.04.2013

………………………………………………………………………………………………Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Все требования, предъявляемые к тексту, подробно описаны в макете приказа.

Отдельные задания или документы могут быть оформлены в виде приложения к приказу, если приложений несколько, то они нумеруются. Сами приложения - это самостоятельные документы, со всеми необходимыми реквизитами. При этом в правом верхнем углу документа-приложения пишется слово " приложение" без кавычек и знака №.

Например:

Приложение 1

к приказу директора

№ 24 от 10.04.2013

……………………………

В реквизит " подпись" входит наименование должности, собственноручная подпись и расшифровка подписи. Наименование должности пишется от границы левого поля, при этом наименование предприятия в должности не указывается.

В наименовании должности могут быть указаны воинские звания или ученые степени. В этих случаях наименование должности может писаться в две строки через один интервал.

Расшифровка подписи дается на уровне последней строки должности,

при этом последняя буква фамилии должна быть расположена на границе правого поля. Между наименованием должности и расшифровкой имени, отчества и фамилии ставится собственноручная подпись должностного лица, подписавшего документ. Подпись всегда должна ставиться только тем лицом, чья фамилия указана в расшифровке подписи. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, в настоящее время отсутствует, проект документа должен быть в обязательном порядке переделан и в реквизите " подпись" указана фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Категорически не допускается подписывать приказы с предлогом " за" или сокращением " зам.", а также с проставлением косой линии перед наименованием должности.

Например:

Правильно

Директор Иванов И.И. Иванов

Начальник объединения

доктор экономических наук Петров B.C. Петров

Неправильно

Директор Петров И.И. Иванов

………………………………………………………………………………………………При необходимости визирования допускается использовать этот реквизит в приказе. Данный реквизит включает в себя: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы ставятся перед фамилией) и дату визирования. Сюда относятся и все требования к реквизиту " дата".

При подготовке проекта документа это выглядит так: ………………………………………………………………………………………………

Начальник канцелярии

Петров И.И. Петров

04.2013

………………………………………………………………………………………………

При оформлении визы таким образом:

………………………………………………………………………………………………

Начальник канцелярии

Петров И.И.Петров

10.04.2013

………………………………………………………………………………………………

Предложенный ниже макет приказа выполнен на бланке с продольным расположением реквизитов. Угловые бланки меняют только место расположения постоянных реквизитов, а именно: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, номер, место издания и заголовок. Требования, предъявляемые к самим реквизитам, остаются прежними.