Режимы отображения документов

Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов.

· Обычный режим

· Режим разметки страницы

· Режим структуры документа

· Режим предварительного просмотра (кнопка панели " Стандартная")

Обычный режим – этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет включать или выключать просмотр форматирования текст. В этом режиме упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, редактировать и просматривать текст. Однако часть элементов оформления в этом режиме оказывается недоступна.

Режим разметки страницы позволяет получить адекватное представление о странице документа, и внести нужные уточнения в текст и форматирование. При этом режиме на экран выводится полная информация соответствующая печатному виду – поля документа видны в явном виде, выводятся все изображения, созданные средствами рисования Word, отображаются все колонтитулы.

Режим структуры документа предоставляет удобные средства для работы со структурой. Позволяет свернуть документ до основных заголовков или развернуть какую-то часть под одним из заголовков, что упрощает просмотр, перемещение и копирование текста из разных частей документа, а также изменение структуры больших документов. Для того, чтобы эффективно пользоваться этим режимом, нужно создать структуру документа. Создание структуры осуществляется присвоением абзацам заголовков специальных стилей: " Заголовок 1", " Заголовок 2", " Заголовок 3"..." Заголовок 9".

Режим предварительного просмотра – позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет напечатан. Этот режим очень полезен для того, чтобы избежать ненужного расхода времени и бумаги на пробную печать. Редактировать документ в этом режиме нельзя.

Каждый из перечисленных режимов отображения текста можно вызвать, войдя в пункт меню «Вид».

В процессе работы можно изменять масштаб изображения: увеличить изображение до 500% – для детальной работы или уменьшить – для просмотра общего вида страницы. Кроме этого любой из перечисленных выше режимов можно отобразить " Во весь экран" (команда из меню Вид) – тогда с экрана убираются все элементы рабочего окна, а выводится только документ. Это позволяет опытному пользователю максимально использовать экранную область.

При первом открытии Word, виден на экране чистый документ рис. 1). Можно сразу же начать вводить текст в этот документ. До тех пор пока файл не сохранен, работа временно находится в оперативной памяти и не застрахован от случайностей, одна из которых, бросок питания в электрической сети, который в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому не забывайте систематически сохраняться.

При первом сохранении документа должны указать в окне диалога «Сохранить как» имя файла, в котором будет храниться документ, а также его место расположения, т.е. необходимо указать диск и папку. В последующих сеансах работы файл можно оставить под тем же именем (Файл > Сохранить) или под другим именем (Файл > Сохранить как). Кроме того, для сохранения файла вы можете воспользоваться кнопкой «Сохранить » на стандартной панели инструментов или оперативной клавишей Shift+F12. Установите указатель мыши на кнопку панели инструментов с изображением дискеты и нажмите кнопку мыши.

При сохранении документа полезно просмотреть итоговую информацию о работе с ним и задать ему специальные свойства. Это можно сделать с помощью окна диалога “Свойства”. Это окно диалога включает информацию, примечания, которые помогут вам облегчить задачу поиска файлов позже.

Вкладки “Общие” и “Статистика” не требуют вашего участия, они заполняются автоматически. Вкладка “Документ” содержит общие сведения, такие как: Тема, Автор, Должность, Организация, Группа, Ключевые слова, Заметки. Эти поля ввода вы должны заполнить сами, причем в каждое из полей следует вводить не более 255 символов.

Набирая текст документа в Word, необходимо помнить следующие основные правила:

· Нажимать на клавишу Enter нужно только тогда, когда хотите создать начать новый абзац в тексте или вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки, слова сами переносятся на новую строку при достижении границы области печати

· Для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида MS Word имеет очень мощное средство - характеристики и свойства абзаца. Не используйте более 1 пробела подряд - вместо этого используйте: отступы, табуляты. Не ставьте несколько пустых абзацев подряд - вместо этого используйте свойства абзацев: положение на странице и интервал перед и после абзаца.

· Для быстрого применения заранее заготовленных характеристик и свойств абзацев применяйте стили, их можно создавать самим или воспользоваться библиотекой стилей

· Для того, чтобы в одном и том же документе можно было установить разные характеристики бумаги, на которой набирается текст, (правильно это называется " Параметры страницы"), нужно создавать разделы документа. Раздел – это часть документа, для которой могут быть установлены собственные (отличные от других разделов) параметры страницы. Новый раздел создается с помощью специального символа " разрыв раздела", он вставляется в документ через меню " Вставка" - " Разрыв...".

После запуска Word на экране появляется пустой документ под названием Документ1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста (текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.), шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы (макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макросы записываются на языке программирования Visual Basic для приложений.), меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot (универсальный шаблон для любых типов документов. Для изменения стандартного форматирования или содержимого документа в этот шаблон можно внести необходимые изменения.), содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.

Безопасность. Поскольку шаблоны могут содержать макросы с вирусами, проявляйте осторожность при их открытии или создании файлов на их основе. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок «Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам»; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных источников.

Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке «Общие» диалогового окна «Шаблоны». Чтобы создать в диалоговом окне «Шаблоны» пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папке «Шаблоны», а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.

При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (меню «Сервис», команда «Параметры», вкладка «Расположение»). По умолчанию используется папка «Шаблоны» и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окне Шаблоны.

Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке «Шаблоны», также используется как шаблон.

Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д.

Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

· Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

· Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили

· Таблицы

· Рамки

· Графические изображения

· Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В Word существуют шаблоны трех типов:

· Шаблон “Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

· Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

· Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа.