Сортировка базы данных

Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом, происходит изменение базы данных. Для восстановления исходного порядка следования записей необходимо воспользоваться универсальным средством – введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.

Команда «Данные > Сортировка» устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

· Числа

· Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера машин)

· Логические значения

· Значения ошибок

· Пустые ячейки

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

При выборе «Данные > Сортировка» открывается окно диалога «Сортировка диапазона», которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка «Сортировать по» можно выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Два дополнительных раздела «Затем» и «В последнюю очередь», позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Переключатель «Идентифицировать поля по» указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель «Подписям», в противном случае – «Обозначениям столбцов листа».

Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога «Параметры сортировки». С помощью этого окна можно:

· Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке «Сортировать по»

· Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв

· Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)