Программное обеспечение управления проектами

 

Задачи, решаемые в ходе организации работы фирм и предприятий, существенно зависят от их отраслевой и территориальной принадлежности, вида и формы собственности и других параметров. При этом можно выделить два класса задач:

· Задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота;

· Задачи управления бизнес-проектами.

 

Проект – это совокупность мероприятий, в результате выполнения которых к установленному сроку при ограниченных материальных ресурсах должна быть достигнута заранее определенная система целей. Проекты обычно уникальны по своей сути и ограничены во времени.

Первые версии системы управления проектами были разработаны компанией Microsoft для операционной системы MS DOS. В настоящее время широко эксплуатируются MS Project 2000 и MS Project 2003.

MS Project представляет собой специализированную базу данных, в которых хранятся наборы данных, относящиеся к вашему проекту. Примерами данных могут служить задачи, длительности задач, ссылки, названия ресурсов, календари, назначения, затраты, сроки и вехи.

Каждая единица хранимой информации связана с другими и во многом влияет на остальные данные. В основе базы данных проекта лежит средство планирования, которое обрабатывает разрозненные данные, вводимые пользователем, и отображает результаты произведенных расчетов. Например, программа может рассчитать сроки начала и завершения выполнения задач, доступность ресурсов, дату завершения проекта в целом и общие затраты на его реализацию.

Работу над проектом можно поделить на четыре основные стадии:

1. Инициализация и планирование проекта;

2. Выполнение проекта;

3. Осуществление контроля проекта;

4. Завершение проекта.

Стадия планирования включает в себя:

1. Обзор проекта в целом. Здесь выявляются цели и задачи, которые стоят перед данным проектом.

2. Выявление отдельных задач, вех и назначений. На этой стадии проект делится на более мелкие составляющие – на отдельные задачи. Все задачи вместе должны составлять суммарный объем проекта.

3. Разработка и отладка расписания. Для того, чтобы список задач стал работоспособным расписанием проекта, необходимо указать длительность каждой задачи и их взаимосвязь. Можно задать зависимости, то есть модель, описывающую влияние начала выполнения одной задачи на завершение другой, или иную взаимосвязь. Если для некоторых назначений существуют критические сроки, их можно ввести в качестве ограничения задач. Начиная с этого момента программа MS Project может создавать расписание отдельных задач или всего проекта в целом. Такой план помогает более точно объем, расписание и бюджет создаваемого проекта. Можно также определить, какие ресурсы необходимы, в каком объеме и на какой период времени.

4. Составление списка необходимого оборудования, навыков и материалов. После разбиения проекта на отдельные задачи можно определить количество оборудования, навыков и материалов, необходимых для выполнения той или иной задачи. Данные ресурсы присваиваются задачам. После завершения этого процесса можно рассчитать время выполнения проекта и его стоимость. Если полученные цифры превышают выделенный бюджет, в проект можно внести изменения.