Розглянемо створення форми за допомогою майстра

Рис. 1. Мастер форм - вибір полів таблиці для відображення в створюваній формі.

1. У діалоговому вікні Создание форм, на першому кроці майстра в списку Таблицы и запросы виберіть пункт Таблица: Операции. Потім за допомогою кнопки > перемістите всі поля, крім поля " Порядковий номер " зі списку Доступные як показано на малюнку.

2. Натисніть кнопку Далее.

3. На наступному кроці майстра установите перемикач у позицію Ленточный і клацніть по кнопці Далее.

4. Потім виберіть стиль форми - Стандартний

5. У поле Задайте имя формы уведіть рядок Операция і клацніть на кнопці Готово.

Для перегляду записів з невеликою кількістю полів зручно використовувати стрічкову форму. На відміну від простої форми, що показує тільки один запис, у стрічковій формі відформатовані записи виводяться на екран одна за іншою, як у таблиці. Змінити створену форму можна в режимі конструктора.

Розроблювач форми може розмістити у формі додаткові елементи керування для автоматизації введення даних (перемикачі, прапорці, списки й інші, типові для додатків Windows).

Рис. 2. Панель інструментів Панель элементов.

Усі відомості у формі чи звіті містяться в елементах керування.

Елементи керування — це об'єкти форми чи звіту, що служать для виводу даних на екран, виконання макрокоманд оформлення форми чи звіту. Наприклад, поле можна використовувати для виводу даних на екран у формі чи звіті, кнопку — для відкриття іншої форми чи звіту, а лінію чи прямокутник — для поділу й угруповання елементів керування для того, щоб вони краще сприймалися користувачем.

У MS Access існують наступні типи елементів керування, що містяться на панелі елементів у режимі конструктора форми чи у режимі конструктора запиту: поле, напис, група, перемикач, прапорець, вимикач, поле зі списком, список, кнопка, малюнок, приєднана рамка об'єкта, вільна рамка об'єкта, набір вкладок, підлегла форма/звіт, розриви сторінки, лінія, прямокутник і додаткові елементи Active X.

Елементи керування можуть бути зв'язаними, вільними чи такі, що обчислюються.

Зв'язаний елемент керування приєднаний до поля базової таблиці чи запиту. Такі елементи керування використовуються для відображення, уведення чи відновлення значень з полів бази даних. Для елемента керування, що обчислюється, як джерело даних використовується вираження. У вираженні можуть бути використані дані з полів базової таблиці чи запиту для форми чи звіту, а також дані іншого елемента керування форми чи звіту. Для вільного елемента керування джерела даних не існує. Вільні елементи керування використовуються для висновку на екран даних, ліній, прямокутників і малюнків.

Написи. Написи призначені для відображення в формі чи звіті описових текстів, таких як заголовки, підписи чи короткі інструкції. У написах не виводяться значення полів чи виражень; вони завжди є вільними і не міняються при переході від запису до запису. Напис може бути приєднана до іншого елементу керування (такий напис називають підписом). Наприклад, поле створюється з приєднаним написом, що містить підпис цього поля. Цей напис з'являється як заголовок стовпця у формі в режимі таблиці. Напис, створений за допомогою інструмента «Надпись», розміщається окремо і не приєднується ні до якого елемента керування. Такі написи використовуються для відображення різних зведень, наприклад, заголовків форми чи звіту, а також для висновку тексту, що пояснює. Напису, не приєднані до елементів керування, не відображаються в режимі таблиці.

Поля. Поля використовуються в формі чи звіті для відображення даних з таблиці, запиту чи інструкції мови SQL. Поле такого типу називають приєднаним, тому що воно зв'язано з даними в поле в джерелі даних. Крім того, існують вільні поля. Наприклад, можна створити вільне поле для відображення результатів обчислень чи для прийому даних, що вводяться користувачем. Зміст вільного поля ніде не зберігається.

Групи. Група використовується в формі чи звіті для висновку обмеженого набору параметрів. Група робить вибір параметра простим і наочним. У кожен момент часу в групі може бути обраний тільки один параметр. Група складається з рамки групи і набору прапорців, перемикачів чи вимикачів. При приєднанні групи до поля до нього приєднується тільки рамка групи, а не знаходяться в ній прапорці, вимикачі чи перемикачі. Користувач не повинний визначати властивість Данные (ControlSource) для кожного елемента керування в групі. Замість цього варто задати у властивості Значение параметра (OptionValue) кожного прапорця, вимикача чи перемикача число, що є припустимим для поля, до якого приєднана рамка групи. При виборі параметра в групі Microsoft Access вводить у поле значення, рівне значенню властивості Значение параметра (OptionValue) обраного елемента. У властивості Значение параметра (OptionValue) потрібно задавати число, тому що значенням групи може бути тільки числове, а не текстове значення. Microsoft Access зберігає це число в базовій таблиці. Група може бути також зв'язана з вираженням чи бути вільної. Вільні групи застосовуються в спеціальних діалогових вікнах для прийняття даних, що вводяться користувачем, і для виконання дій, заснованих на цих даних.

Вимикачі. У формі чи звіті вимикач може бути використаний як окремий елемент керування, у якому відображаються значення логічного поля з базової таблиці, запиту чи інструкції SQL. Якщо кнопка вимикача натиснута, поле в таблиці має значення «Да»; якщо кнопка вимикача не натиснута, поле має значення «Нет».

Коли користувач натискає кнопку вимикача, приєднаного до логічного поля, Microsoft Access відображає значення в базовій таблиці у форматі, що визначається значенням властивості поля Фомат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» чи «Вкл»/«Выкл»). Вимикачі особливо зручні при використанні в групах. У такій групі легко бачити, який з вимикачів натиснутий. Замість підпису на вимикач можна помістити малюнок. Вільні вимикачі використовуються також у спеціальних діалогових вікнах для прийому даних, що вводяться користувачем.

Перемикачі. Прапорці. Властивості аналогічні вимикачам. Крім того, прапорці включаються в групу для відображення набору обираних значень.

Поля зі списком. У багатьох випадках зручніше вибрати значення зі списку, чим уводити конкретне значення з клавіатури по пам'яті. Поле зі списком дозволяє вибрати уведення значення, не вимагаючи при цьому значного місця у формі.

Поле зі списком є комбінацією двох елементів: поля і списку, що розкривається. Значення, обране чи введене в приєднане поле зі списком, вставляється в поле, до якого приєднане поле зі списком. У поле зі списком список складається з рядків з даними. Рядки містять один чи кілька стовпців, з заголовками чи без заголовків. Якщо поле зі списком, що містить декількох стовпців, є приєднаним, то зберігається значення одного зі стовпців. Вільне поле зі списком дозволяє зберігати значення, використовуване в іншому елементі керування. Наприклад, за допомогою вільного поля зі списком можна обмежити значення, що відбираються в іншім полі зі списком чи у спеціальному діалоговому вікні. Вільне поле застосовується також для пошуку запису за допомогою значення, обраного чи введеного в поле зі списком.

Поля зі списком мають властивість Ограничиться списком (LimitToList), це визначає, що допускається введення в поле не будь-яких значень, а тільки співпадаючих з одним зі значень списку. Якщо у формі досить вільного місця і потрібно, щоб список постійно знаходився на екрані, а також якщо потрібно обмежити дані, що вводяться, наявним списком, замість поля зі списком можна використовувати список.

Списки. У багатьох випадках зручніше вибрати значення зі списку, чим уводити конкретне значення по пам'яті. Крім того, вибір зі списку дозволяє бути упевненим, що введене значення є припустимим. Список складається з рядків з даними. Рядки містять один чи кілька стовпців, що можуть бути постачені заголовками. Якщо список з декількох стовпців є приєднаним, то зберігається значення одного зі стовпців. Вільний список дозволяє зберігати значення, використовуване в іншому елементі керування. Наприклад, за допомогою вільного списку можна обмежити значення, що відбираються в іншому списку чи в спеціальному діалоговому вікні. Вільний список застосовується також для пошуку запису за допомогою значення, обраного в списку. У тих випадках, коли у формі недостатньо місця для відображення списку, чи якщо поряд з вибором зі списку потрібно вводити нові значення з клавіатури, замість списку варто використовувати поле зі списком.

Кнопки. Кнопки використовуються у формах для виконання визначеної дії чи ряду дій. Наприклад, можна створити у формі кнопку, що відкриває іншу форму. Щоб кнопка виконувала яку-небудь дію, варто створити макрос чи процедуру обробки події і зв'язати їх із властивістю кнопки Нажатие кнопки (OnClick). Майстер кнопок дозволяє створювати кнопки більш 30 різних типів.

При створенні кнопки за допомогою майстра для неї визначається процедура обробки події. Текст надписи на кнопке задається як значення властивості Подпись (Caption). Щоб помістити на кнопку малюнок, варто вказати його у властивості кнопки Рисунок (Picture).