Общие принципы использования Microsoft Word

Каждый врач ежедневно сталкивается с необходимостью подготовки различных текстовых документов: историй болезни, справок, служебных записок, отчетов, статей и т.д. В последние годы для решения подобных задач все чаще используются компьютерные технологии. Это значительно облегчает, упрощает и ускоряет работу врача с документами, позволяет ему рационально использовать рабочее время и в итоге повышает эффективность его лечебно-профилактической деятельности.

Программы, предназначенные для обработки текстовых документов, называются текстовыми редакторами. Наиболее распространенным из них является Microsoft Word. Он обладает широкими возможностями не только для создания, редактирования и форматирования текста, но и для включения в него графических и иных объектов. В связи с этим Microsoft Word правильнее называть многофункциональным текстовым процессором.

В создании любого текстового документа можно выделить следующие действия:

1. создание документа;

2. набор текста;

3. редактирование;

4. форматирование;

5. сохранение окончательного варианта документа;

6. печать.

Важно придерживаться указанной последовательности действий. Часто при работе над документом неопытные пользователи пытаются совместить набор текста с его форматированием. Это плохая привычка, приводящая к неоправданному усложнению работы и снижению качества получаемого документа. При наборе текста необходимо только разделять абзацы (в Microsoft Word новый абзац создается нажатием клавиши «Enter», а перенос на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически) и соответствующим образом набирать прописные буквы.

Приступать к форматированию следует только после завершения набора и редактирования всего текста. Основными элементами форматирования являются установка параметров страницы, шрифта и абзаца.

К важнейшим параметрам страницы относятся размер бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная) и поля. Большинство документов требуют бумаги формата А4 (210х297 мм) и книжной ориентации страницы. Обычно хорошо смотрится документ со следующими полями: верхнее и нижнее – по 2 см, левое (с учетом необходимости подшивания документа) – 3 см, правое – 1, 5 см.

Шрифт характеризуется гарнитурой, размером, начертанием и цветом. Стандартной для Microsoft Word является гарнитура Times New Roman, она подходит для основной массы документов. Размер шрифта измеряется в пунктах. Чаще всего используют шрифт 12 и 14 пт. Начертание различают обычное, полужирное, курсивное и с подчеркиванием. Последние три могут использоваться в любых комбинациях (например, полужирный курсив с подчеркиванием) и служат для выделения некоторых элементов текста.

К основным параметрам абзаца относятся выравнивание, отступ слева и справа, отступ (или выступ) красной строки, интервал перед абзацем и после него, межстрочный интервал. Выравнивание – по левому и правому краю, по центру, по ширине – предназначено для придания документу законченного аккуратного вида. Выравнивание по центру рекомендуется применять к заголовкам, а по ширине – к основному тексту. Межстрочный интервал характеризует расстояние между строками в абзаце, обычно назначается равным 1, 5. Отступы и интервалы используются для выделения некоторых абзацев. Обязательным элементом абзаца является красная строка, для ее оформления служит соответствующий параметр. Некоторые пользователи привыкли делать красную строку путем добавления пробелов. Это в корне неправильно.

Еще одним способом оформления текста являются списки. Списки бывают одноуровневые (представляют собой перечень пунктов) и многоуровневые (каждый пункт может содержать подпункты). По способу обозначения пунктов различают маркированные и нумерованные списки.

Важно помнить, что Microsoft Word предоставляет и другие, гораздо более широкие, нежели описано выше, возможности форматирования документов. Их следует активно использовать в зависимости от характера создаваемого документа.

При работе над документом не забывайте сохранять плоды своего труда - лучше делать это самостоятельно, не надеясь на автосохранение.