Студопедия — Составление и оформление справочно-информационных документов
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Составление и оформление справочно-информационных документов






 

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, отличаются протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.

Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (при необходимости), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, дата оформляется следующим образом 22 – 24.03.2014 г.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей:

первая – вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторая – основная, фиксирующая ход заседания.

Вводная часть строго формализована и оформляется в следующей последовательности:

Председатель – Фамилия и инициалы

Секретарь – Фамилия и инициалы

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.

Присутствовали – Фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке. Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. Например:

Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например:

Всего членов открытого акционерного общества 234 человек, присутствуют 229.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные». Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, то есть в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки.

Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создании финансово-экономического отдела предприятия. Доклад заместителя директора О.Н. Поповцева.

2. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за II квартал 2014 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол составляется при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания составляется черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание Ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и списком приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по 1 экз.). Но возможно протоколы и материалы к ним группировать отдельно в разные папки. В одной папке подшиваются протоколы, в другой – документы к ним. При оформлении дела с протоколами после его завершения на обложку дела в заголовок выносятся номера протоколов. Например:

Протоколы заседаний Правления за 2014 г. – № 1 – 15.

Протоколы и материалы к ним имеют постоянный срок хранения.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

 







Дата добавления: 2014-11-12; просмотров: 833. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Шрифт зодчего Шрифт зодчего состоит из прописных (заглавных), строчных букв и цифр...

Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений...

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ИЗНОС ДЕТАЛЕЙ, И МЕТОДЫ СНИЖЕНИИ СКОРОСТИ ИЗНАШИВАНИЯ Кроме названных причин разрушений и износов, знание которых можно использовать в системе технического обслуживания и ремонта машин для повышения их долговечности, немаловажное значение имеют знания о причинах разрушения деталей в результате старения...

Различие эмпиризма и рационализма Родоначальником эмпиризма стал английский философ Ф. Бэкон. Основной тезис эмпиризма гласит: в разуме нет ничего такого...

Индекс гингивита (PMA) (Schour, Massler, 1948) Для оценки тяжести гингивита (а в последующем и ре­гистрации динамики процесса) используют папиллярно-маргинально-альвеолярный индекс (РМА)...

Основные структурные физиотерапевтические подразделения Физиотерапевтическое подразделение является одним из структурных подразделений лечебно-профилактического учреждения, которое предназначено для оказания физиотерапевтической помощи...

Почему важны муниципальные выборы? Туристическая фирма оставляет за собой право, в случае причин непреодолимого характера, вносить некоторые изменения в программу тура без уменьшения общего объема и качества услуг, в том числе предоставлять замену отеля на равнозначный...

Тема 2: Анатомо-топографическое строение полостей зубов верхней и нижней челюстей. Полость зуба — это сложная система разветвлений, имеющая разнообразную конфигурацию...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.013 сек.) русская версия | украинская версия