Составление и оформление деловых писем

Деловое письмо – одно из средств оперативного информационного взаимодействия учреждений, организаций и др. Наряду с письмом для этой цели используют и другие виды документов – телеграммы, телексы, телефонограммы, электронные сообщения – Данные виды документов составляют понятие «переписка».

Деловое письмо имеет свои особенности составления. Существуют общие требования, предъявляемые к письмам:

во-первых, деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу;

во-вторых, письмо не должно быть большим по объему, желательно – до одной страницы текста.

Композиция текста – это последовательность, схема расположения отдельных смысловых частей текста. Деловые письма бывают простые и сложные. Простые письма составляются в достаточно простых управленческих ситуациях. Сложные в композиционном плане письма создаются в случаях, когда требуется детальное описание управленческой ситуации, ее серьезный анализ, изложение различных мнений, доказательств.

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, сообщение без обоснования и т.п. Например:

Направляем первую редакцию Типового положения о Государственном испытательном центре (ГИЦ) по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей АПК.

Если письмо состоит из двух композиционных частей, то первая часть – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая часть – заключение – просьба или отказ. Например:

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от остановки «Сад Дзержинского» в Дзержинском районе (обоснование) просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Ползунова в ночное время (заключение).

В качестве обоснования письма может выступать либо ссылка на документ, в соответствии с которым действует адресат, либо констатация факта – описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или поставленной цели. Например:

В соответствии с договором о сотрудничестве от 10.12.2014 г. № 15/04 Вы приняли на себя обязательство по финансированию работ по восстановлению дорог на территории военного городка № 17»… (обоснование – ссылка на документ).

Как минимум, из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы. Независимо от ситуации, послужившей поводом для составления такого письма, отказ должен быть объяснен, мотивирован. Этого требует этика деловых отношений.

При составлении писем, состоящих из двух смысловых частей, лучше привести сначала заключение, потом обоснование.

Простые письма: сопроводительные, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др.

Сложные в композиционном плане письма – это письма, состоящие из трех или более самостоятельных смысловых частей: вступление, основная часть, заключение.

Сложные письма посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая повод его написания.

Основная часть письма включает, во-первых, раскрытие темы, которое дается, как правило, через описание сложившейся ситуации и, во-вторых, ее анализ. Раскрытие темы и ее анализ являются смысловым центром письма. Обычно события, факты, раскрывающие тему письма, излагаются в их исторической последовательности, то есть так, как они происходили в действительности. В этой же части письма приводятся доказательства – аргументы, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ относительно предмета письма:

В соответствии с договором от 01.03.2014 г. № 15/85, заключенным между ООО «Тимур» и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить 300 пятитонных контейнеров (вступление).

Однако до настоящего времени контейнеры не выделены. В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости (основная часть).

Заключение – это итог рассмотрения темы или предмета письма, представляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе: «просим», «высылаем», «предлагаем», «сообщаем» и др. Например:

Уважаемый господин Посол! (обращение)

Благодарим Вас за Ваши усилия, направленные на развитие торгово-экономических отношений между Новосибирской областью и Японией (вступление).

В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры представителей Областной администрации Новосибирской области с Первым секретарем Посольства Японии, заместителем торгпреда…, во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Новосибирскую область японских продовольственных товаров, в частности... пользующихся у новосибирцев большим спросом. Со своей стороны новосибирские организации подтвердили возможность поставки в Японию… (основная часть).

Считаем целесообразным организовать детальное обсуждение условий поставки и взаиморасчетов, а также изучение новых возможностей торгово-экономического сотрудничества между Новосибирской областью и Японией (заключение).

Заключение письма может содержать несколько выводов, которые могут находиться в отношении дополнения друг друга или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или разрешения ситуации.

Текст письма может дополняться еще одной частью, которую в риторике принято называть опровержением, то есть доказательством от противного. Автор использует опровержение в тех случаях, когда, по его мнению, у адресата, может возникнуть ощущение неубедительности приведенных аргументов. Давая опровержение, автор тем самым предупреждает возможность возникновения у адресата противоположной точки зрения на предмет письма. Чаще всего опровержение следует за заключением.

Оформляются письма на бланке письма. Обязательными реквизитами являются: наименование организации-автора, справочные сведения об организации, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

При составлении текстов писем большое значение имеет язык и стиль письма.