Унифицированная система первичной учетной документации
Организационно-правовая кадровая документация регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в организации. К ней относятся: структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; положение о б отделе управления персоналом, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работников организации, различные положения, методики, по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и др.
Штатное расписание – определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления предприятия. Оформление штатного расписания рассмотрено в унифицированной форме № Т-3 унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1). Исходными данными для составления штатного расписания являются: фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн руб. продукции; численность управленческого персонала предприятия; штатное расписание предприятия за предыдущий год; гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по трудовым договорам. Штатное расписание оформляется на общем бланке, подписывается руководителем кадровой службы, гл. бухгалтером и утверждается приказом организации. В заголовке к тексту указывается период, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров. К функциям документа, определяющим его значение, относятся: · фиксирование структуры управления предприятием; · нормирование численности работников; · регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов; · контроль над соблюдением уровня административно-управленческих расходов; · сравнение работником своей фактической загрузки с нормированной; · выполнение профсоюзом предприятия защитной функции. Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать ежеквартально. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Приказы по личному составу оформляются согласно Постановлению ГК РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 г. № 1. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Все виды приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы регистрируются в журнале регистрации приказов. К номеру приказа добавляется буква: К - прием, увольнение; КМ - о командировках; КО- отпуска; КП – о поощрениях и т.д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись, которая ставится в специальной зоне ниже последнего пункта приказа. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или хранятся в личном деле работника, или образуют самостоятельное дело в форме приложений к приказам по личному составу. График отпусков (форма №Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер, фамилия, отчество, должность, месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу, основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации. Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый между работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание, структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяются сторонами. В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных сведениях, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке. Основным справочно-информационным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является Личная карточка унифицированной формы №Т-2, а для государственных служащих №Т-2ГС. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Комплекс документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд. Данный комплекс документации включает в себя: Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); Табель использования рабочего времени (форма № Т-13); Расчетно-платежная ведомость (форма № 49); Расчетная ведомость (форма Т №- 51); Платежная ведомость (форма №Т-53); Журнал регистрации платежных ведомостей (форма№Т-53а); Лицевой счет (форма №Т-54); Лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а); Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60); Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма №Т-61); Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма №Т-73).
Личное дело работника – это систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в организации. Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает: · Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела; · подготовку обложки личного дела: оформление ее в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного номера дела и даты его заведения: обозначение номера личного дела на корешке папки; • подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела; • получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточном журнале); • систематизацию полученных документов, заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров; • внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов; • валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов против каждой записи во внутренней описи; • подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверку правильности нумерации листов; • при необходимости прошивку документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки; • помещение личного дела в металлический шкаф для хранения; • получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале); • систематизацию документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел; • систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле; • нумерацию листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов; • ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении работника; • выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверку наличия и целостности документов; • ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица; • закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивку документов и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки; • сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел; • регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела; • внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета личных дел кадровой службы. Первоначально личное дело включает документы, сопровождающие процедуру приёма гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приёме его на работу. Документы в личном деле располагаются в определённой последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются: • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • трудовой договор (контракт); • дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров; • личный листок (анкета) по учету кадров; • биографическая справка, справка из личного дела; • автобиография; • направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо; • письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности; • решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа; • заявление о приеме на работу; • характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка; • копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; • список научных трудов и изобретений; • копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность; • копии других приказов (при необходимости).
|
