Структура Положения о подразделениях

 

Задача (цель деятельности)	Создание рациональной системы подготовки документов в аппарате управления.
Функции (отдельные виды работ)	Унификация форм документов, разработка альбома унифицированных форм документов; разработка и внедрение в практику работы Правил подготовки управленческих документов.
Права	Требовать от работников аппарата управления соблюдения положений действующих инструкций, правил, положений при подготовке управленческих документов.
Ответственность	За подготовку документов с нарушением действующих норм, правил, положений.

 

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение о подразделениях подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации.

В процессе подготовки Положения о подразделениях проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами. Визы проставляются на первом экземпляре документа, хранящемся в службе документационного обеспечения организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.

Должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные функции, пересматриваются в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации.

Значение Должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:

· рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

· улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;

· четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

· конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

· объективно применять меры воздействия;

· повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

· повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

· организовать равномерную загрузку работников с минимальными потерями рабочего времени и перегрузки;

· ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации;

· повысить мотивацию работников к работе;

· снизить вероятность случайного ухода работника с предприятия.

Срок хранения утвержденных должностных инструкций по месту составления – постоянный; а в других структурных подразделениях – 3 года после замены новыми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет кадровая служба предприятия, а заверенные копии используются в текущей работе структурных подразделений.

Порядок оформления Должностной инструкции определяется требованиями государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-2003.

Первый лист Должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка предприятия, то есть с изображением его логотипа, указанием полного наименования и организационно-правовой формы. Документ подписывается непосредственным руководителем сотрудника, утверждается руководителем вышестоящего структурного подразделения (обычно это – один из заместителей первого руководителя предприятия, начальник соответствующего управления или отдела). Обязательными на Должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта предприятия или соответствующего управления, а при необходимости – также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество.

Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основании типовых и утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

На экземпляре Должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями и внесенными дополнениями.

Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.

Типовая схема построения должностной инструкции нормативно не закреплена. Мы предлагаем следующую:

· Общие положения

· Должностные обязанности

· Права

· Ответственность

· Взаимоотношения Связь по должности

· Условия оплаты труда

· Показатели оценки работы

Дополнительными разделами в структуре текста могут являться:

Организация работы (если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день).

Порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления предприятием, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т. п.).

Контроль, проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт становится обязательным).

В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:

полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием с указанием категории работника), место в системе управления, основная задача деятельности (в соответствии с одной из основных задач структурного подразделения). Для обозначения места в системе управления обычно используют принятые при разработке Положений о персонале названия должностей по внутренней градации персонала предприятия: руководители; должностные лица; специалисты; сотрудники /работники/ рабочие и служащие;

в чьем непосредственном подчинении находится работник (дополнительно – кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица);

порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения – для рядовых работников предприятия);

порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема-передачи дел материально ответственными лицами);

как организуется работа – самостоятельно работником, в соответствии с планом работы структурного подразделения или по утвержденному руководством предприятия по представлению непосредственного руководителя гибкому или специальному графику работы (или в ином порядке);

установлен ли работнику ненормированный рабочий день (если его должность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом руководителя предприятия Перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем);

входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых и т.п. комиссиях, а для рядовых сотрудников – возможность их включения в состав комиссий по приему-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других);

чем сотрудник руководствуется в своей деятельности (обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления предприятием, действующие нормативные и технологические документы, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную Должностную инструкцию);

чьи устные и письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие);

квалификационные требования (особенно – к образованию и стажу работы);

что должен знать работник.

В разделе «Функции» следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

Раздел «Должностные обязанности» строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций и той технологии, которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью.

Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника, причем в начале текста необходимо перечислить должностные обязанности, которые он выполняет самостоятельно, а в заключение – те, которые выполняются им в сотрудничестве или кооперации с другими. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две части:

«3.1. Работник выполняет самостоятельно: …. 3.2. Работник участвует в…».

Регламентация должностных обязанностей работника в тексте Должностной инструкции может излагаться и в последовательности, соответствующей реализации им общих управленческих функций, например: планирование – принятие решения; оперативное управление – контроль; регулирование – учет и отчетность.

В необходимых случаях раздел о собственно должностных, функциональных обязанностях может быть дополнен универсальными формулировками обязанностей любого работника предприятия, которые обычно вносятся в типовой текст контракта. Это – обязанности честно и добросовестно выполнять работу; содержать находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности; способствовать формированию и укреплению благоприятного морально-психологического климата в коллективе; хранить коммерческую тайну и др.

Раздел «Права» обычно строится по схеме:

· права работника на самостоятельное принятие решений;

· права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

· права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);

· права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов.

В разделе «Ответственность» предусматривается закрепление ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований организационно-правовых и других документов, которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем – и ответственности за задержку исполнения или неисполнения обязанностей и за неполное использование прав.

Предусматриваются формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах предприятия, нарушение сроков выполнения работы, предусмотренных нормативами, отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, отказ выполнять письменные и устные распоряжения и указания руководителя и др.

Раздел «Взаимоотношения. Связь по должности» должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели деятельности предприятия, а также главной, перспективных и текущих задач структурного подразделения и для эффективного исполнения своих должностных обязанностей.

Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов (или обмена информацией), то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает».

В графах таблицы указывают наименование структурного подразделения, вид документа (или содержание информации, форма представления), срок, периодичность.

Раздел «Условия оплаты труда» – раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности (регламентируются Положением об аттестации работников предприятия), так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах предприятия.

К числу общих показателей могут быть отнесены также полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав; качество составления и оформления документов; отсутствие ошибок и служебных нарушений; отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей; своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства, например, составление в срок..., представление в срок... и другие показатели оценки исполнительской дисциплины.

Иногда требуется вносить изменения и дополнения к Должностной инструкции и к Положению о структурном подразделении. Делать это можно следующим образом: на последнем листе документа, под подписью должностного лица, ответственного за составление документа, печатается таблица:

Таблица 4