Построение и анализ моделей деятельности предприятия
Построение и анализ моделей деятельности предприятия относится к области бизнес-консалтинга, включающего в себя построение моделей текущего и целевого состояния предприятия, выработку предложений по совершенствованию его деятельности, формирование целевой программы развития предприятия и плана перехода из текущего состояния в целевое. На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение функциональных, информационных и, по необходимости, событийных моделей технологий работы предприятия следующих двух видов: - модели " как есть" (AS IS), представляющей собой " снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации; - модели " как будет" (TO BE), интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков по совершенствованию деятельности предприятия. При этом переход от модели " как есть" к модели " как будет" обычно осуществляется следующими двумя способами: - Совершенствованием технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (" легкий" реинжиниринг); - Радикальным изменением технологий и переосмыслением бизнес-процессов (" жесткий" реинжиниринг). В рамках создания моделей деятельности должен быть осуществлен: - анализ функциональной деятельности структурных подразделений предприятия; - анализ функционального взаимодействия структурных подразделений; - анализ внутреннего документооборота структурных подразделений; - анализ информационных потоков и информационного взаимодействия структурных подразделений; - анализ применяемых в настоящее время средств автоматизации как в структурных подразделениях, так и на предприятии в целом. По результатам анализа и моделирования осуществляется оценка эффективности деятельности структурных подразделений предприятия, на основе которой формируются предложения по совершенствованию его структуры, технологий работы структурных подразделений и предприятия в целом. Критериями такой оценки должны являться: - количество потребителей продукции предприятия; - стоимость издержек производства продукции; - длительность типовых операций производства продукции; - дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота; - стоимость и длительность выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов; - дублирование и противоречивость выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов; - степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц; - степень загруженности оборудования, используемого при реализации отдельных шагов технологии или технологических участков; - степень применения средств автоматизации при поддержке выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов. Результатом проведения анализа и оценки являются предложения по совершенствованию деятельности предприятия, а именно: - по изменению технологий целевой и обеспечивающей деятельности предприятия, операций учета, планирования, управления и контроля; - по построению рациональных технологий работы структурных подразделений предприятия с учетом существующих автоматизированных систем; - по созданию перспективной оргштатной структуры предприятия, осуществляющей реализацию рациональных технологий работы; - по изменению информационных потоков и документооборота, обеспечивающих реализацию рациональных технологий работы; - по разработке проектов схем внутреннего и внешнего документооборота, проекта положения о документообороте, проекта альбома форм входных и выходных документов. На основе разработанных и согласованных предложений формируется целевая программа развития предприятия и план мероприятий по переходу из текущего состояния в целевое. Целевая программа развития предприятия должна включать долгосрочные решения, цели, задачи и основные параметры развития. План мероприятий перехода из текущего состояния в целевое должен содержать: - последовательность, формы, способы и время выполнения задач, поставленных структурным подразделениям предприятия; - распределение сотрудников структурных подразделении и материальных средств по решаемым задачам; - порядок информационного и других видов взаимодействия структурных подразделений и органов управления. В связи с вышесказанным каждая из моделей деятельности должна включать: - полную функциональную модель с глубиной проработки до уровня конкретного действия должностного лица структурного подразделения предприятия; - информационную модель, интегрированную с функциональной моделью; - динамические, стоимостные, событийные и т.п. модели для осуществления соответствующих оценок. Ниже перечислены основные виды и последовательность работ, рекомендуемые при построении моделей деятельности. 1) Разработка структурной функциональной модели деятельности предприятия: - определение информационных потоков между основными процессами деятельности, связей между процессами и внешними объектами; - оценка объемов и интенсивности информационных потоков; - разработка иерархии диаграмм, образующих структурную функциональную модель деятельности предприятия; - анализ и оптимизация структурной функциональной модели. 2) Разработка информационной модели предприятия: - определение сущностей модели и их атрибутов; - проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей; - идентификация отношений между сущностями и определение типов отношений; - разрешение неспецифических отношений; - анализ и оптимизация информационной модели. 3) Разработка событийной модели предприятия: - идентификация перечня состояний модели и определение возможностей переходов между состояниями; - определение условий, активирующих переходы, и действий, влияющих на дальнейшее поведение; анализ и оптимизация событийной модели. Следует отметить, что построенные модели деятельностей являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, в частности: 1) Модели позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что " одна картинка стоит тысячи слов"). 2) С их помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов. Ниже приводятся некоторые основные рекомендации по структурированию моделей деятельности. 1) Основной принцип заключается в том, что структурирование должно осуществляться в соответствии с деятельностями и бизнес-процессами предприятия, а не в соответствии с его оргштатной структурой. Именно бизнес-процессы представляют ценность для клиента, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься консультанту. Модель, основанная на оргштатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором, в принципе, руководству и так известно, иначе оно не воспользовалось бы услугами консультантов), на ее основе возможно внести предложения только об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе (не всегда в явном виде) и оргштатную структуру предприятия. Такой подход реализует принцип отделения процессов от оргштатной структуры. 2) Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы - взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром и ничего более. В случае построения модели структуры, включающей в себя несколько разнотипных предприятий, на контекстном уровне необходимо отразить каждое из них и их соответствующие взаимосвязи. 3) На втором уровне модели должны быть отражены основные деятельности предприятия и их взаимосвязи.В случае большого количества деятельностей некоторые из них можно вынести на третий уровень модели. Но в любом случае под деятельности необходимо отводить не более двух уровней модели. 4) Каждая из деятельностей, в свою очередь, должна быть детализирована на бизнес-процессы (желательно, единственного уровня). Например, деятельность по учету кадров включает в себя бизнес-процессы Прием на работу, Увольнение и т.п. 5) Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций. Так процесс Прием на работу содержит в себе функции Прием заявления, Оформление приказа, Регистрация и др. Обычно для моделирования бизнес-функции достаточно 2-3 уровней детализации, которая завершается описанием элементарного алгоритма с помощью миниспецификации. Итак, выделим следующие уровни детализации для типовых проектов ИС: 1) система (контекстная диаграмма); 2) подсистема (например, контекстная диаграмма регионального банка Сбербанка РФ содержит подсистемы Территориальное Управление, Типовое Отделение, Типовой Филиал); 3) основные деятельности предприятия (например, обеспечивающая деятельность, основная деятельность); 4) основные процессы, составляющие виды деятельности (учет кадров, бухгалтерский учет, экономическое планирование, материально-техническое снабжение, сбыт продукции, складской учет и т.п.); 5) основные задачи пользователей ИС как части основных процессов (процессы уровня прецедентов или групп прецедентов, такие как прием на работу, увольнение и т.п.); 6) задачи пользователей, выполняемые на уровне прецедентов (обновление справочников, регистрация заявления и т.п.); 7) функции, выполняемые на отдельных шагах сценариев прецедентов (проверка данных, выбор из списка товаров и т.п.); 8) отдельные элементарные операции. Не все из перечисленных выше уровней должны отражаться в одной диаграмме. Если модель, начиная с контекстной диаграммы, содержит слишком много уровней (более 7), ее можно разделить на несколько отдельных диаграмм. Общее число уровней в модели не должно превышать 6-7. Практика показывает, что этого вполне достаточно для построения полной модели деятельности современного предприятия любой отрасли.
|
