Документальное оформление поступления товаров и тары

Осуществляемые организациями торговли хозяйственные операции, в соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, оформляются оправдательными первичными докумен­тами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

Оформле­ние поступления товаров в организациях оптовой торговли и в рознице происходит одинаково с применением форм, уста­новленных постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету торговых операций». Порядок заполнения форм определен Указаниями по при­менению и заполнению форм первичной учетной документа­ции по учету торговых операций (общие), утвержденными вышеуказанным Постановлением Госкомстата России № 132.

Поступление товаров в организацию может осуществлять­ся несколькими способами:

по договорам купли-продажи (розничной купли-про­дажи, поставки товаров), а также поступление това­ров по договорам мены, комиссии и поручения;

путем внесения в счет вклада в уставный (складоч­ный) капитал организации;

безвозмездного получения.

Рассмотрим наиболее распространенный способ поступ­ления товаров по договору купли-продажи. Документаль­ное оформление поступления товаров в любых торговых организациях (и розничных, и оптовых) зависит от места приема (на складе поставщика или от транспортной орга­низации), характера приема (по количеству, качеству и ком­плектности); степени соответствия условиям договора и со­проводительным документам; наличия или отсутствия со­проводительных документов.

Если товары приобретаются в оптовой торговой органи­зации (приемка товаров на складе поставщика), то должна применяться товарная накладная по форме ТОРГ-12. На­кладная составляется в двух экземплярах: первый экземп­ляр остается у организации-продавца. Кладовщик отпуска­ет товары со склада на основании накладной и доверенно­сти, выписанной на имя покупателя. Товарная накладная является первичным учетным документом для списания се­бестоимости проданных товаров. Второй экземпляр переда­ется покупателю и является основанием для принятия кучету данных ценностей. Следует обратить внимание, натоварной накладной ставится печать организации-продав­ца. А покупатель должен поставить печать в том случае, если его представитель получил товар без доверенности.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенности регистрируются бухгалтерией организации. В доверенностях формы №М-2 отрывная часть выдается под расписку работнику, получающему товары, а корешок с подписью работника остается в бухгалтерии. Если работник не получил ТМЦ и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журна­ла делают запись: «Не использована».

Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю товаров под расписку. На оборотной стороне бланка ставятся подпись лица, полу­чившего доверенность, подписи руководителя и главного бухгалтера. При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материаль­ных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне до­веренности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск товаров, указанном на лицевой стороне, не приведе­ны наименования и количества ценностей, подлежащих по­лучению. Если же в указанных документах приводятся наи­менования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависи­мости от возможности получения и вывоза соответствую­щих товаров, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценно­стей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение продук­тов питания, допускается выдавать на весь календарный месяц.

Доверенное лицо обязано не позднее следующего дня пос­ле каждого получения ценностей, независимо от того, полу­чены ли они полностью или нет, представить в бухгалте­рию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия.

Приемка товаров осуществляется на станции желез­ной дороги, пристани, в аэропорту,если доставляются то­вары транспортной организацией, с которой покупатель за­ключает договор. В зависимости от того, каким видом транс­порта доставляют товар, оформляют железнодорожную на­кладную - при перевозке по железной дороге, авиана­кладную - при перевозке авиатранспортом, водную на­кладную - при перевозке водным путем. Данные докумен­ты следуют вместе с товаром от станции (пристани) отправ­ления до станции (пристани) назначения, где их выдают получателю. Как правило, доставка осуществляется авто­мобильным либо железнодорожным транспортом.

В соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транс­портом утвержденными приказом МПС России от 18.06.2003 № 39 транспортная железнодорожная накладная являет­ся перевозочным документом и состоит из четырех листов:

лист 1 - оригинал накладной (выдается перевозчи­ком грузополучателю);

лист 2 - дорожная ведомость (составляется в необхо­димом количестве экземпляров, предусмотренных Пра­вилами перевозок грузов железнодорожным транспор­том, - для перевозчика иучастников перевозочного процесса, в том числе не менее двух дополнительных экземпляров для каждой участвующей в перевозке грузов инфраструктуры - один экземпляр для вход­ной железнодорожной станции (далее - станция), находящейся в данной инфраструктуре, второй - для выходной станции из инфраструктуры);

лист 3 - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);

лист 4 - квитанция о приеме груза (остается у грузо­отправителя).

К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации иупаковочные листы, о чем делается отмет­ка в накладной.

При перевозке автотранспортом оформляют товарно-транспортную накладную (ТТН), типовая межотраслевая форма товарно-транспортной накладной формы № 1-Т ут­верждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. ТТН, как правило, оформляется грузоотправителем, но по согласованию сторон может составляться и перевоз­чиком. ТТН состоит из двух разделов - товарного и транс­портного.

Товарный раздел заполняет грузоотправитель. Этот раз­дел служит основанием для списания товаров у грузоотпра­вителя и оприходования их у грузополучателя.

Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транс­портная работа, по результатам которой производятся рас­четы между грузоотправителем, автотранспортной органи­зацией и грузополучателем.

ТТН составляется грузоотправителем для каждого грузо­получателя отдельно на каждую поездку автомобиля.

Если на одном автомобиле одновременно перевозится не­сколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно. То­варно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

первый остается у грузоотправителя и предназначает­ся для списания товарно-материальных ценностей;

второй сдается водителем грузополучателю и предназ­начается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый сдаются в бухгалтерию владельца автотранспортного средства (перевозчика).

Во всех случаях, когда при приемке груза от органов паспорта устанавливаются повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, полу­чатель должен потребовать от органа транспорта составле­ния коммерческого акта. Этот акт в дальнейшем послужит основанием для предъявления претензий о недостаче груза к поставщику, допустившему недопоставку товара, или к транспортной организации.

В зависимости от видов товарно-материальных ценно­стей к накладной могут прилагаться и другие документы (товаросопроводительные), подтверждающие массу (количе­ство) ценностей (упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.) и (или) качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.). Обязанно­стью продавца является одновременно с передачей товара передать покупателю относящиеся к нему документы (тех­нический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.). Следует заметить, что счет-фактура, форма которого установлена Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, к товаросопроводительным доку­ментам не относится.

При приобретении товаров в организациях розничной торговли подотчетным лицом должны быть представлены чек, товарный чек или накладная по форме ТОРГ-12.

В случае если товары приобретаются у физического лица, организация должна составить закупочный акт. Уни­фицированная форма закупочного акта предусмотрена только для закупки продуктов питания организациями обществен­ного питания, поэтому организация торговли может разра­ботать закупочный акт самостоятельно, соблюдая требова­ния, установленные Законом № 129-ФЗ, и закрепив его форму в приказе об учетной политике.

Для оформления приемки товаров по качеству, количе­ству, массе и комплектности применяется «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1), который составляется приемной комиссией предприятия-получателя, назначенной при­казом или распоряжением руководителя этого предприятия.

При этом приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении недостачи товара (или других отклонений от условий договора-поставки) покупатель обя­зан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим од­нородным товаром и вызвать представителя поставщика (гру­зоотправителя) для составления двустороннего акта.

Следует обратить внимание на обязательное заполнение строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче­ство товара в соответствии с принятыми стандартами) с указанием его номера, наименования органа регистрации, выдавшего этот документ, и срока его действия. Количество составляемых актов определяется фактической ситуацией. Приемный акт и сопроводительные документы передаются в бухгалтерию. На основании этих документов на счетах бухгалтерского учета в зависимости от порядка оплаты по­ступившего товара отражается стоимость фактически по­ступившего товара.

При установлении расхождений при приемке товарно-материальных ценностей по количеству и качеству офор­мляется «Акт об установленном расхождении по количе­ству и качеству при приемке товарно-материальных ценно­стей» (форма № ТОРГ-2) для отечественных товаров и «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (форма № ТОРГ-3) для импортных товаров.

Вышеуказанные акты составляются в соответствии с фак­тическим наличием товара, а также на основании данных, содержащихся в транспортных, сопроводительных или рас­четных документах, комиссией предприятия-получателя с привлечением (по мере необходимости) эксперта и предста­вителя организации-поставщика (грузоотправителя, изго­товителя).

Товарно-материальные ценности, по которым не установ­лены расхождения по количеству икачеству, в актах не перечисляются, очем делается отметка в конце акта.

После окончательного оформления такие акты передаются сприложением соответствующих документов (счетов-фактур, накладных) в бухгалтерию предприятия-получателя под расписку идля направления претензионного письма постав­щику или транспортной организации, доставившей груз.

Количество экземпляров актов также обосновывается ходя из фактической необходимости (например, 2 экземпляра получателю (в бухгалтерию и в договорно-правовой отдел), 1 экземпляр - поставщику или перевозчику).

В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика (или документы предоставлены не в полном объеме) прием осуществляется комиссией и офор­мляется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4). Этот акт служит основа­нием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. В акте фиксируются данные о фактически при­нятых по количеству и качеству товарах.

Если определить стоимость поступивших товаров невоз­можно, то их оценивают по рыночной стоимости в соответ­ствии со статьей 40 НК РФ. Акт составляется в двух экзем­плярах, один из которых направляется поставщику с тре­бованием выслать сопроводительные документы на посту­пившие товары. На основании акта поступившие товары отражаются на счетах бухгалтерского учета на отдельном субсчете «Неотфактурованные поставки». Когда в органи­зацию поступят документы, бухгалтер сторнирует ранее сде­ланные проводки и отразит поступление товара в обычном порядке.

Приемка товаров на ответственное хранение осуще­ствляется в случае, когда покупатель (получатель) отказы­вается от переданного поставщиком товара. При поступле­нии товаров без согласия покупателя, не предусмотренных договоре, с нарушением условий договора, при отсутствии договорных отношений, а также при поступлении недоброкачественных товаров, он обязан обеспечить сохранность этого товара и незамедлительно уведомить об этом постав­щика. Поставщик обязан вывезти товар, принятый покупа­телем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок. Если поставщик в этот срок не распорядит­ся товаром, покупатель вправе реализовать товар или воз­вратить его поставщику. Расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, под­лежат возмещению поставщиком.

 

2.4. Бухгалтерский учет поступления товаров организациями оптовой и розничной торговли системы АПК

Поступление товаров может являться результатом:

■ приобретения товара по договорам купли-продажи, мены, посредническим сделкам;

■ возврата товара от покупателя;

■ инвентаризации.

Приобретение товаров должно найти отражение в бух­галтерском учете организации-покупателя после перехода кнему права собственности на товары. Ведь покупатель не вправе продать товар или распорядиться им иным образом до тех пор, пока не получит права собственности на него.

Право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи (ст. 223 ГК РФ). Вобщем случае, согласно п. 1 ст. 224 ГК РФ передачей вещи при­знается вручение ее приобретателю, сдача перевозчику для отправки приобретателю или сдача ворганизацию связи для пересылки приобретателю вещей. То есть стандартным моментом перехода права собственности на товар явля­ется момент отгрузки товаров.

Порядок бухгалтерского учета приобретения товаров по договору купли-продажи, прежде всего, зависит от опреде­ленного в договоре момента перехода права собственности на них от продавца кпокупателю. Стороны договора по­ставки могут установить отличный от общепринятого мо­мент перехода права собственности на реализуемый товар, например оплату товара, передачу его в производство, кон­кретную дату. В этом случае могут иметь место ситуации, когда товар передан покупателю, но остается в собственно­сти продавца.

Следует учитывать, что согласно закону «О бухгалтер­ском учете» имущество, являющееся собственностью орга­низации, учитывается обособленно от имущества других юри­дических лиц, находящегося у данной организации. Имущество, находящееся у организации, но не при­надлежащее ей на праве собственности, отражается на спе­циальных забалансовых счетах.

Именно в момент возникновения у организации права собственности на приобретаемый товар его стоимость отра­жается по дебету счета 41 «Товары». Для учета движения товаров к счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета:

41-1 «Товары на складах»;

41-2 «Товары в розничной торговле»;

41-3 «Тара под товаром и порожняя»;

41-4 «Покупные изделия» и др.

На субсчете 41-1 «Товары на складах» учитывается на­личие и движение товарных запасов, находящихся на опто­вых и распределительных базах, складах, в кладовых орга­низаций, оказывающих услуги общественного питания, ово­щехранилищах, холодильниках.

На субсчете 41-2 «Товары в розничной торговле» учиты­вается наличие и движение товаров, находящихся в орга­низациях, занятых розничной торговлей и в буфетах орга­низаций, занятых общественным питанием. На этом же суб­счете учитывается наличие и движение стеклянной посуды (бутылок, банок и др.) в организациях, занятых розничной торговлей, и в буфетах организаций, оказывающих услуги общественного питания.

На субсчете 41-3 «Тара под товаром и порожняя» учи­тываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды в организациях, заня­тых розничной торговлей, и в буфетах организаций, оказы­вающих услуги общественного питания).

На субсчете 41-4 «Покупные изделия» организации, осуще­ствляющие промышленную и иную производственную дея­тельность, пользующиеся счетом 41 «Товары», учитывают наличие и движение товаров (применительно к порядку, предусмотренному для учета производственных запасов).

Если товары находятся у организации, но не являются ее собственностью, то их учет осуществляется на забалансо­вых счетах 002 «Товарно-материальные ценности, приня­тые на ответственное хранение» и 004 «Товары, принятые на комиссию».

ПБУ 5/01, рассматривая товары как часть материально-производственных запасов, согласно п. 2, позволяет приме­нять при оценке товаров общие правила, касающиеся оцен­ки материально-производственных запасов организации.

В учете организаций товары могут учитываться несколь­кими способами:

■ по покупным ценам:

- по фактической себестоимости (непосредственно на сче­те 41);

- по учетным ценам (с использованием счета 15 «Заго­товление и приобретение материальных ценностей»);

■ по продажным ценам (с использованием счета 42 «Торго­вая наценка»).

По покупным ценам товары учитывают организации оп­товой торговли и производственные (неторговые) организа­ции.

Организации, продающие товары в розницу, могут учи­тывать их как по фактической себестоимости, так и по про­дажным ценам. Способ учета товаров должен быть закреп­лен в учетной политике организации.

Покупатель обязан оплатить товар по цене, предусмотрен­ной в договоре купли-продажи непосредственно до или пос­ле передачи ему продавцом товара полностью, если иное не предусмотрено договором. Так, договор купли-продажи мо­жет содержать условия о полной или частичной предвари­тельной оплате, об оплате товара в рассрочку.

Сочетание условий о порядке оплаты товаров с положе­ниями договора о моменте перехода права собственности на них к получателю определяет порядок отражения приобре­тения товаров в учете организации-покупателя следующим образом.

Если с поступлением товаров право собственности на них переходит к покупателю и при этом товары приобре­таются на условиях последующей оплаты,их приобрете­ние и возникновение обязательства (кредиторской задолжен­ности) перед поставщиком отражается записью:

Д-т сч. 41 «Товары», К-т сч. 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - оприходованы товары, получен­ные от поставщика по цене приобретения без НДС.

Если по условиям договора покупатель предварительно оплачивает товар,при этом согласно договоренности сто­рон принят стандартный момент перехода права собствен­ности на товар, в учете предварительная оплата товара (аванс) отражается записью:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчика­ми» субсч. «Авансы выданные», К-т сч. 51 «Расчетные счета» - перечислена плата поставщику за поставленные товары с НДС.

Последующее исполнение продавцом обязанности пере­дать товар отражается у покупателя как погашение задол­женности продавца по выплаченному ему авансу записью:

Д-т сч. 41 «Товары», К-т сч. 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - оприходованы товары, факти­чески поступившие по цене приобретения без НДС.

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчика­ми» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчика­ми» субсч. «Авансы выданные» - отражено уменьшение задолженности перед поставщиками иподрядчиками за счет ранее выданных им авансов.