КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК по оформлению документовИнициатива "Нулевые расходы на администрирование для Windows" ~ инициатива, в которой предложена эффективная инфраструктура централизованного управления и автоматизации всех процессов в операционных системах семейства Microsoft Windows.
КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК по оформлению документов
1. При подготовке документов (приказов, распоряжений, служебных писем, протоколов и т.д.) необходимо учитывать особенности официально-делового стиля русского языка. Ему присуще использование слов только в тех значениях, которые являются традиционными именно для деловых документов, не нарушают их стилистического единообразия, соответствуют общей стандартизации делового языка и признаются нормой русского языка. Норма – образцовое, общепринятоеупотребление слов, словосочетаний, предложений. 2. Текст документа должен отвечать таким требованиям, как точность, определенность формулировок, единообразие понятий и терминов, в необходимых случаях – краткость и компактность изложения материала. Употребляемые понятия и термины должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Университета. 3. В документах рекомендуется избегать (по возможности) употребления сокращенных слов. Допускается использование только общепринятых сокращений, при этом надо помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа. Не допускается использование неофициальных наименований федеральных органов власти, исполнительных органов государственной власти Архангельской области, Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, муниципальных образований, организаций и предприятий. Следует придерживаться единообразия в написании имен, географических названий, терминов, должностей, организаций и т.д. В положениях, уставах, правилах, порядках и т.д. допускается сокращение в написании организаций, терминов, которое оформляется следующим образом:
«Комиссия по проведению инвентаризации (далее – Комиссия) образуется …».
В небольших по объему текстах (до 4-х страниц) не рекомендуется применять сокращения в написании организаций, в том числе в написании исполнительных органов государственной власти Архангельской области. 4. Употребление прописных и строчных букв: c прописной буквы пишутся: Президент Российской Федерации; Правительство Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Губернатор Архангельской области; Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации; Комитет Государственной Думы по бюджету и налогам; Государственный совет Российской Федерации; Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральная миграционная служба; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Устав Архангельской области; Устав Северного (Арктического) федерального университета; Устав университета; Архангельское областное Собрание депутатов; Управление Федерального казначейства по Архангельской области; Правительство Архангельской области; Положение об управлении делопроизводства и контроля Северного (Арктического) федерального университета; Правила оформления документов; Правила внутреннего распорядка. Со строчной буквы пишутся: полномочный представитель Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе; заместитель Губернатора Архангельской области по социальным вопросам; уполномоченный по правам человека в Архангельской области; министерство здравоохранения и социального развития Архангельской области; министр финансов Архангельской области; руководитель агентства по печати и массовой информации Архангельской области; директор департамента делопроизводства администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области; комиссия Архангельского областного Собрания депутатов; фракция «Единая Россия»; глава администрации муниципального образования; областной закон; приказ (распоряжение, протокол); приложение; согласительная (межведомственная, координационная) комиссия; ректор университета; первый проректор по учебной работе университета; ученый совет; ректорат. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. 5. Употребление дефиса и тире. Дефис – небуквенный орфографический знак, который используется при написании слов (из-за, индекс-дефлятор) и графическом сокращении слов (гр-н, р-н, ф-т.). Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слов. Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется слитно (без пробелов) и называется дефисом Тире – важный графический показатель неполноты, пропуска слов в предложении, например: Наша задача – разрабатывать проекты правовых актов в соответствии с нормами русского языка. На граждан налагается штраф в размере 10 минимальных размеров оплаты труда, на должностных лиц – 20 минимальных размеров оплаты труда. Разработать проект указанной программы в январе – марте 2007 года… (но если предложение несет в себе приблизительную, предположительную информацию, вместо тире используется дефис: указанные результаты будут достигнуты за полтора-два года). Знак номера употребляется только с цифрами и отделяется от них пробелом (желательно «неразрывным»): № 13. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами глав, разделов, пунктов, подпунктов, страниц, например: приложение № 2, раздел 3, пункт 4, подпункт 3, страница 5 (но: абзац второй). При множественных числах знак номера не повторяется: согласно приложениям № 1, 6 и 8 (№ 1–3) к настоящему приказу. В документах не рекомендуется употреблять знак процента (%), его следует прописывать словом: 3 процента, 12 процентов, 45,5 процента. Допускается написание знака процента % при оформлении таблиц. 6. Дробные числительные обозначаются буквенным способом (две трети от общего числа присутствующих на заседании комиссии, одна четвертая часть населения). 7. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 18-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства. Падежное окончание в порядковых числительных по закрепившейся традиции может быть: а) однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук, например: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), 5-е (пятое, пятые), 5-м (пятым, пятом), 5-х (пятых); неправильно: 5-ый, 5-ой, 5-ые, 5-ым, 5-ом, 5-ых; б) двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласный звук, например: 5-го, 5-му, 30-ми (неправильно: 5-ого, 5-ому, 30-ыми). Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: … советники государственной службы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например:
Референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например:
50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например:
В пункте 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, согласно приложению № 6. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX – XX века, XX столетие; I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал; X Международный астрономический съезд; XII Олимпийские игры; XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
8. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 50-летие, 3-месячный, 10-дневный, 5-летний, 25-процентный, 2-этажный, 12-квартирный, (с дефисом и без пробелов). 9. Названия единиц измерения следует писать с пробелами между цифрами и словами: 20 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн. 10. Не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, разрывать цифровые обозначения правовых актов, переносить их на другую строку или страницу (следует печатать на одной строке № 131-ФЗ, № 25-05-ОЗ, 25 октября, 50 000 рублей, 20 кг). Не рекомендуется также отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу. 11. В проектах правовых актов, в служебных письмах в словах, содержащих буку «ё», печатается буква «е». Букву «ё» рекомендуется употреблять в следующих случаях: 1) в собственных именах, фамилиях, в географических названиях (Шевелёв, Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма); 2) для предупреждения неправильного опознания слова (всё в отличие от все, совершённый в отличие от совершенный); 3) для указания правильного произношения слова (приведённый, унесённый, новорождённый, осуждённый). 12. Употребление кавычек. Если в начале или конце текста встречаются внутренние или внешние кавычки, то они должны различаться между собой рисунком, то есть необходимо употреблять так называемые «елочки» и «лапки», например:
…рекомендовать ОГУ «Издательский дом “Двина”»… В повестку дня включен вопрос «О ходе реализации программы “Развитие дошкольного образования”»…. 13. Слова и словосочетания, не требующие выделения кавычками: звезда ('известный человек, артист') золото ('награда высшей пробы') изюминка ('прелесть, острота') белая зарплата, серая зарплата черное золото, зеленое золото голубое топливо горячая линия класс люкс круглый стол под ключ сильный пол, слабый пол телефон доверия час пик черный ящик.
Не заключаются в кавычки слова, следующие за словосочетанием так называемый. Исключение составляют случаи, когда эти слова употреблены в необычном или ироническом значении. 14. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано, например: а) названия единиц измерения (при цифрах, без точек): метр – м миллиметр – мм тонна – т гектар – га килограмм – кг грамм – г центнер – ц секунда – с б) различные обозначения: область – обл. район – р-н (при названии) город – г. поселок – пос. село – с. (при названии) деревня – дер. проспект – просп. площадь – пл. улица – ул. проезд – пр. дом – д. корпус – корп. подъезд – под. этаж – эт. кабинет – каб. комната – к. год, годы – г., гг. (при цифрах) тысяча – тыс. миллион – млн. миллиард – млрд. рубль – руб. железнодорожный – ж.д. страница – с. (при цифрах) таблица – табл. другой (другие) – др. пункт – п. то есть – т.е. (без пробела) и так далее – и т.д. (без пробела) Москва, Санкт-Петербург и города, в названии которых есть слово «город» (Новгород, Волгоград) буква г. не ставится. При склонении названий городов изменяется окончание, например: «совещание в г. Северодвинске», «прибыл в г. Коряжму». 15. Отбор лексики для официально-делового стиля предполагает употребление слов в соответствии с их лексическим значением. Неправильно выбранное слово из ряда разных по значению однокоренных слов может исказить смысл, например: необходимо различать слова представить – в значениях «предъявить», «выдвинуть, предложить», «познакомить» (представить паспорт, отчет, документы, справку, представить факты, представить к ордену, представить нового сотрудника) и предоставить – в значении «дать право осуществить что-либо или обладать чем-либо, а также отдать в чье-то пользование» (предоставить отпуск, слово, льготы, субсидии, транспортные средства, материалы для работы). Следует правильно употреблять слова вносить – выносить. Если необходимо вводить куда-либо, дополнять, изменять содержание, структуру, состав чего-либо, представлять что-либо на рассмотрение, утверждение, ставить на обсуждение, употребляется слово вносить (внести на заседание ректората, вносится на заседание ученого совета). Слова подпись и роспись также различаются по значению. Подпись – собственноручно написанная фамилия (поставить подпись), подпись под чем-либо (подписи под документом). Роспись – орнаментальная или сюжетная живопись (архитектурная роспись, хохломская роспись, роспись по дереву), распределение чего-либо (роспись расходов). Правильно: поставьте подпись, ознакомить под подпись ( допускается: под расписку). Не рекомендуется использовать слова, относящиеся к разговорной лексике (договора вместо догов о ры, нехватка вместо дефицит, переделка вместо преобразование, командировочный вместо командированный). Не следует также злоупотреблять иноязычными словами, например: вместо слова пролонгирован уместно использовать слово продлен; вместо презентовать – представить. При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово «лимит» означает «предельная норма», поэтому лимитируются выделяемые средства, а не расходы. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными. Не рекомендуется: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное. Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно. Неправильно: в апреле месяце (названия месяцев говорят сами за себя); польза от использования; совместное сотрудничество; следует учитывать следующие факторы; тематические материалы на тему; спросить вопрос; коррективы и поправки; свободная вакансия; хронометраж времени; незаконное растаскивание имущества (законного растаскивания также не может быть); существующие расценки завышены (несуществующие расценки не могут быть ни занижены, ни завышены) и т.д. 16. Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, который становится причиной для вариативного понимания написанного. Не рекомендуется: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по отраслям экономики (непонятно, показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года). Правильно: Для формирования отчетности показатели по отраслям экономики уточняются в конце года. 17. Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая изложенное, просим..., Принимая во внимание сложившуюся ситуацию, считаем целесообразным..., Руководствуясь приказом Минфина России, предлагаем... и т.д. Неправильно: Изучая проблемы организации допризывной подготовки, были получены интересные результаты. Правильно: При изучении проблем организации допризывной подготовки были получены интересные результаты. 18. Предлоги благодаря, согласно, вопреки, навстречу употребляются только с существительными в дательном падеже: согласно протоколу, приказу, распоряжению. Предлог о употребляется с зависимыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах, соглашение о сотрудничестве и т.д. Неправильно: Министр отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность). Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам (это показывает то…). Нет сомнений о том, что проводимая Правительством работа актуальна и важна (нет сомнений в том…). При подготовке документов рекомендуется пользоваться орфографическими, толковыми словарями, сайтом gramota.ru и следующими справочниками: Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник под ред. В.В. Лопатина. – М.: Эксмо, 2006. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке. – М.: Рольф, 1996.
|
