Тема 2.4. Требования к тексту документа

ФОРМЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа – основной реквизит и от того насколько точно, грамотно и убедительно вы составите его, будет зависеть какой результат вы получите.

 

ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

1. Документ должен быть написан официально-деловым стилем. Этот стиль менее исследован, но его особенности таковы:

ü Нейтральность тона

ü Трафаретизация

ü Типизация речевых средств и стандартизация терминов

2. Текст документа состоит из абзацев.

Абзац – это показатель перехода от одной мысли к другой. Абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей и состоит из 3-х частей:

ü Абзацный зачин (формулируется тема абзаца)

ü Абзацная фраза (основная информация абзаца)

ü Комментирующая часть (подводится итог сказанному. Начинается словами: поэтому, таким образом и т.д.)

Длина абзаца 4-6 предложений, но в некоторых документах абзац может состоять из 1-го предложения.

Задание № 1 и № 2 (раздаточный материал)

Каждое последующее предложение связано с предыдущем предложением абзаца. В тексте документа в середине абзаца не может быть предложения не связанного с другим.

В русском языке есть 2 вида связи:

Н2

Н3

Н1

С

Параллельная (последующие предложения объясняют предыдущее с разных сторон)

 

 

ü

СН3

СН2

СН1

С

Последовательная (одно вытекает из другого)

 

 

Задание № 3 (раздаточный материал)
Связь предложений в абзаце осуществляется с помощью:

ü Слов-связок (ввиду, согласно, поэтому, следовательно, в результате этого и пр.)

ü С помощью повтора:
- лексический (повторение одинаковых или однокоренных слов)
- семантический (синонимы или антонимы)
- местоименный (использование в следующем предложении местоимений)
- грамматический или синтаксический (повторяется синтаксическая конструкция с другим лексическим наполнителем)

Задание № 4 (раздаточный материал)

Абзацев в документе может быть 2-3-4 и более.

ü 1-й абзац (излагаются причины, основание, цели составления документа)

ü 2-й абзац (делаются выводы, вносятся предложения, излагаются просьбы, даются рекомендации и пр.)

ü 3-й абзац (заключительная формула вежливости, надежда на сотрудничество и пр.)

4. Порядок слов в предложении

Первый трактат о порядке слов написан в I веке до н.э. Дионисием Галикарнасским, который писал, что порядок слов в предложении имеет такое же значение для речи, как и использование разных материалов в архитектуре, ткацком деле, где сначала выбирают материал, а потом распределяют по частям, причем основное значение придается распределению.

В устной речи можно значимое слово выделить интонацией, а как в письме? Вот для того, чтобы выделить наиболее значимое слово – сделать на него ударение и существует определенный порядок слов в предложении.

Из курса русского языка вы знаете, что существует прямой и обратный порядок слов в предложении.

Прямой – группа подлежащего предшествует группе сказуемого.

Завод «Прогресс» просит произвести ремонт…

Обратный – в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение[133]

Договором № 00 предусмотрен ремонт…

Нужно учитывать, что в письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. Поэтому в предложение вводится сначала вспомогательная информация, затем основная, причем основная располагается после сказуемого, а вспомогательная до сказуемого.

Задание № 5 (раздаточный материал)

 

ЗАПИСЬ ЦИФРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

Особенностью официально-деловых текстов является большое количество цифровой информации.

Отдельные виды такой информации передаются в форме смешанной записи, то есть состоящей из цифр и слов.

Словесно-цифровая запись не только сокращает написание чисел, но и облегчает ее восприятие.

Существуют правила записи числительных:

1. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число – пишется словом, если не указана мера измерения
одиннадцать
пишется цифрами, если число сопровождается обозначением меры
11 т

2. Многозначные числа
записываются цифрами, кроме тех случаев, когда с него начинается предложение
Сорок восемь человек. НО… Прибыли 48 человек.

3. Многозначные целые числа
записывают, разбивая на классы пробелами
100 000

4. Запись порядковых числительных
ведется арабскими цифрами с введением в текст падежных окончаний:

ü При количественных числительных, которые сопровождаются существительными падежные окончания не ставят
из 30 тонн НО НЕ из 30-ти тонн

ü Если количественное числительное оканчивается на две гласные или на одну согласную, то падежное окончание имеет 1 букву
18-й день НО НЕ 18-ый день
40-х годов НО НЕ 40-ых годов

ü Если количественное числительное оканчивается на согласную и гласную, то падежное окончание имеет 2 буквы
10-го класса НО НЕ 10-ого класса

ü При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только 1 раз
1, 2, 3 и 4-й классы НО НЕ 1-й, 2-й, 3-й и 4-й классы

ü Если при перечислении нескольких порядковых числительных они обозначены римскими цифрами, то пишутся без окончаний
I, II и III квартал НО НЕ I, II и III-й квартал

ü Если перед элементами –сотый, -тысячный, -миллионный количество выражено цифрами, то после цифры ставится дефис и окончание не ставится после цифры
7-сотый НО НЕ 7-ми сотый

ü Если определение «КАКОЙ?» включает в себя некоторые формы числительных допускается сокращать вторую часть
20-километровый пробег НА 20-км пробег

ü Юбилейные даны записываются через дефис
50-летие

ü Цифра ноль в тексте пишется словом и склоняется по падежам
По нолям; равно нулю и т.д.

 

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ:

1. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С. 82-83

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С. 91-98

 

 

Бланки документов (6 часов):

Понятие бланка. Способ изготовления бланков. Классификация бланков: по автору документа, по виду документа, по расположению реквизитов. Набор реквизитов для общего бланка, бланка для письма, бланка для конкретного вида документов. Продольное и угловое расположение реквизитов на бланках. Требования к бланкам: форматы, бумага, поля, шрифты. Нумерация страниц при изготовлении документа на нескольких листах.