Тема 3.2.1. Инструкция, штатное расписание, штатная численность

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.[164]

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Раздаточный материал «Бланк штатного расписания»

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.[165]

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.[166]

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.[167]

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).[168]

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание".[169]

Структура и штатная численность – правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.

Документ входит в состав УС ОРД и имеет унифицированную форму.

Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации.

Текст имеет форму таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений, наименования должностей, их количество

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.[170]

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.[171]

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Инструкции оформляются на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.[172]

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.[173]

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

Общие положения - наименование должности с обозначением структурного подразделения;

должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

порядок назначения на должность и освобождения от должности;

перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствует­ся работник, занимающий данную должность;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

требования к специальным знаниям и навыкам[174].

Должностные обязанности –

участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направле­ний работы или перечень курируемых объектов);

виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

Права - право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

право требовать определенных действий от других работников.

Ответственность - устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Взаимоотношения - от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и др.[175]

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие документы относятся к организационным?

2. Когда организационные документы приобретают юридическую силу?

3. В чем отличие штатного расписания от штатной численности?

4. Почему Должностная инструкция не составляется для руководителей?

5. Какая информация содержится в каждом разделе должностной инструкции?