Тема 3.2.2.1. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности

Распорядительные документы могут издаваться на основе единоначалия – приказы, распоряжения и указания и на основе принятия решения коллегиального органа – постановления и решения.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоначалия включает следующие стадии:

ü Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа) - может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ü Сбор и анализ информации по вопросу - предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

ü Подготовка проекта распорядительного документа - оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

ü Согласование проекта документа - подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

ü Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

ü Принятие решения (подписание документа) - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

ü Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.[176]

Процедура издания распорядительных документов
при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

ü Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа - сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки, которая содержит исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа.

ü Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа - справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения..

ü Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа - обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению.

ü Принятие решения по рассмотренным материалам - делаются поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

ü Оформление протокола заседания - это фиксация хода заседания в протоколе. Протокол подписывает председатель и секретарь

ü Издание распорядительного документа - Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями.

ü Доведение решения до исполнителей - тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям[177].

Приказ

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.[178]

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".[179]

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").[180]

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.[181]

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".[182]

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.[183]

Например:

1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…".

2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения ….

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.07.2003.[184]

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".[185]

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.[186]

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).[187]

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Кроме того он может дополняться отметками: об исполнении и направлении в дело; идентификатор электронной копии документа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА оформляется следующим образом:

ü Наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

ü До распорядительной части печатается все полностью, из распорядительной части берется только тот пункт, который необходим

ü Личной подписи руководителя нет

ü Обязательна отметка о заверении копий

В Рабочей тетради по делопроизводству на основании конспекта выполняем Работу № 9. Причем обязательно проставляем межстрочный интервал и количество знаков от левого поля для каждого реквизита (при оформлении на п/м и оформлении на ПК).

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие виды ОРД относятся к распорядительным документам?

2. Когда распорядительные документы вступают в силу?

3. Какие документы издаются на основе единоначалия и какие в условиях работы коллегиального органа?

4. Стадии создания распорядительного документа в условиях единоначалия

5. Стадии создания распорядительного документа в условиях работы коллегиального органа

6. Структура текста приказа по основной деятельности

7. Какие обязательные реквизиты должны быть в приказе? Кто подписывает приказ

8. Назовите отличительные особенности выписки из приказа?

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005. – С. 83-85; 77-81

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М:Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – С. 86-92

3. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 109-114

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.157-161