Общие сведения о реквизитах. Формуляр-образец
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов – надписей, которые имеют определенную, установленную ГОСТом структуру и которые называются – реквизитами. Документы, входящие в ОРД имеют установленный набор реквизитов и стабильный порядок их расположения, которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003. Он был введен в действие с 1 июля 2003 года. Следует сказать, что этот ГОСТ распространяется не только на ОРД, но и на другие системы документации. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; Несмотря на то что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, подпись и т.п.) называется - формуляром документа. Форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения устанавливаются стандартами на формуляры-образцы. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. При изучении управленческой документации мы с вами будем составлять формуляры на все виды организационно-распорядительной документации и будем на их основе составлять документы. Прежде чем перейти к оформлению документов начнем с оформления реквизитов. Как говорилось выше ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, НО… Есть реквизиты обязательные для каждого документа. Отсутствие таких реквизитов лишает документ юридической силы. К ним относятся: ü Наименование организации ü Дата документа ü Регистрационный номер документа ü Текст документа ü Подпись Эти реквизиты проставляются на всех документах, независимо от их вида и разновидности. Есть реквизиты обязательные для конкретных видов документов. Например, для писем это: ü Справочные данные об организации – авторе документа ü Ссылка на индекс и дату входящего документа (на ответных письмах) ü Адресат ü Заголовок к тексту Для внутренних документов это: ü Наименование вида документа ü Место составления или издания ü Заголовок к тексту Среди ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ есть постоянные - они не меняются вообще или крайне редко: ü Наименование вида документа ü Наименование организации ü Справочные данные об организации ü Место составления или издания Многие реквизиты из обязательных просто не могут быть постоянными, так как содержащаяся в них информация постоянно меняется: ü Дата документа ü Регистрационный номер ü Заголовок к тексту ü Текст Эти реквизиты будут называться обязательными меняющимися реквизитами. Некоторые реквизиты не влияют на юридическую силу документа, тем не менее, выполняют важные информационные функции. Они называются отметками. К ним относятся: ü Отметка об исполнителе ü Отметка о контроле ü Идентификатор электронной копии документа ü Отметка о поступлении ü Отметка о наличии приложений ü Отметка о заверении копий ü Отметка об исполнении и направлении в дело Большинство реквизитов состоят из нескольких частей: ü Дата - имеет три части: число, месяц и год ü Подпись – имеет тоже три части: наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. И от того насколько правильно мы с вами будем оформлять документы зависит – будет ли документ иметь юридическую силу или нет. ПОМНИМ, ЧТО… Придание документу юридической силы – это, прежде всего, правильное оформление всех частей реквизитов и всего реквизита в целом. Все реквизиты наносятся на лицевую сторону листа (допускается оформление двусторонним способом, но только тех документов, которые хранятся не более 10 лет – краткосрочный (временный) срок хранения. При оформлении документов реквизиты группируются в трех основных частях: Заголовочной – 1-17 реквизиты и 19, которая занимает 1/3 часть листа (95 мм + 3 мм – верхнее поле) Содержательной – 18, 20-21 – занимает 2/3 оставшейся части листа (120 мм) Оформляющей – 22 – 30 – занимает 1/3 оставшейся части листа (60 мм + 10 мм – нижнее поле) В Рабочих тетрадях по делопроизводству откройте Работу № 3, в ней приведена схема расположения реквизитов на угловом и продольном расположении реквизитов. Выполните работу, пользуясь раздаточным материалом ГОСТом Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно распорядительное документации. Требования к оформлению. Что значит Продольное расположение – реквизиты располагаются центрировано по отношению к строке в 64 знака – рабочей строке. Что значит Угловое расположение – реквизиты располагаются сразу от левого поля с объемом одной строки 24± 2 знака. При этом могут быть два способа оформления реквизитов: Центрированный - когда строки реквизита расположены по центру строки (при продольном расположении строки в 64 знака; при угловом – строки в 24 ± 2 знака) – при продольном и при угловом расположении реквизитов Флаговый – когда все строки реквизита начинаются сразу от левого поля, независимо от длины – только при угловом расположении реквизитов.
|
