Анализ трудовых показателей как основа аудита персонала

 

Для проведения полномасштабного аудита персонала любой организации требуется доскональное знакомство с особенностя­ми кадровой политики и результатами ее осуществления. Вполне естественно, что внешние аудиторы, впервые проводя аудит на дан­ном предприятии, затребуют необходимую информацию от службы по управлению персоналом[14]. И здесь неоценимую помощь может оказать документация внутреннего аудита, если таковой регулярно проводится в организации.

Использование кадров, которое представляет собой целенаправ­ленное их соединение с теми задачами, которые организация ставит перед собой (или же с рабочими местами). Это соединение имеет количественный, качественный, временной и пространственный аспекты и строится таким образом, чтобы требуемые кадры нашли применение в соответствии со своими склонностями, а задачи пред­приятия (имея в виду как его содержательные, так и формальные цели) были выполнены наиболее эффективно с точки зрения сроков, качества и объема производства при оптимальном использовании производительных средств в определенный отрезок рабочего вре­мени. Оно осуществляется в системе труда (социально-технических системах), в которой люди и средства производства взаимосвязаны. От сотрудников предприятия ожидают целеустремленности и соот­ветствующего порученным им функциям характера поведения, от­вечающего данным условиям и установленным правилам. С одной стороны, на использование кадров воздействуют организация рабо­чего процесса (процессуально), а с другой — результаты меропри­ятий по организации труда (структурно), которая включает в себя и целенаправленное управление поведением сотрудников. Внутренний аудит персонала позволяет оперативно оценивать правильность проведения кадровой политики, используя анализ трудовых показателей предприятия Он со­держит следующие основные направления аналитической деятель­ности:

1) анализ ресурсов (уровень, динамика и структура персонала предприятия; его движение; профессионально-квалификационный состав);

2) анализ затрат (анализ трудоемкости и зарплатоемкости основ­ных видов продукции; уровня, динамики и структуры оплаты труда, затрат на обучение, подготовку и переподготовку персонала и др.);

3) анализ эффективности труда (анализ уровня и динамики про­изводительности труда по отдельным договорам, заказам и по пред­приятию в целом; анализ факторов роста производительности труда; оценка по автоматизации и механизации, эффективности технико-экономических мероприятий, направленных на это; анализ соотно­шения изменения производительности и оплаты труда);

4) анализ социального развития (анализ формирования и исполь­зования фонда социального развития).

Рассмотрим эти направления подробнее.

Анализ ресурсов труда содержит два основных направления[15]:

анализ численности работающих (уровня, структуры, движе­ния);

анализ фондов времени (уровня, структуры). Полученная в результате анализа информация необходима для формирования оптимального портфеля заказов и разработки под него производственной программы.

Анализ численности, структуры и движения трудовых ресурсов осуществляется по следующим показателям:

анализ численности работников по их составу, полу, возра­сту, специальности, должностям, образовательному уровню и уровню квалификации; определение степени обеспеченно­сти предприятия кадрами;

проверка данных об использовании рабочего времени;

изучение форм, динамики и причин движения рабочей силы, анализ коэффициентов стабильности и текучести, анализ по­токов перемещений внутри предприятия и состояние дисци­плины труда;

определение в динамике количество работников, занятых ручным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного ро­ста, семейного положения, обеспеченности жильем);

 

 

Потребность в кадрах

Кадровый состав

Применение кадров

Требования

Пригодность

Организация рабочего времени

Охрана труда и здоровья

Планирование труда

Приспособление человек к труду

Рис.. Области решения по использованию кадров

 

 

 

 

 

сбор данных об уровне санитарно-гигиенических производ­ственных и бытовых условиях (состояние рабочих мест, мест общественного питания и т.п.).

Эта информация используется и при анализе социального разви­тия коллектива.

Трудовой потенциал коллектива характеризуют следующие по­казатели:

· • профессионально-квалификационный потенциал: профес­сиональная структура персонала; функциональная структура; квалификационная структура; структура персонала по уровню образования; структура персонала по стажу работы.

· психофизиологический потенциал: половозрастная структура персонала; интенсивность, тяжесть труда; показатели заболе­ваемости (общей, профессиональной); показатели работоспо­собности работников.

· творческий потенциал: число рацпредложений и изобретений, поданных работающими; участие работающих в деятельно­сти творческих групп (например, кружках качества); участие в разработке инноваций, профессиональных конкурсах и т.д.

· мотивационный потенциал: удовлетворенность трудом; пока­затели отношения к труду; состояние социально-психологи­ческого климата в коллективе; текучесть кадров и т.д.

· моральный потенциал. Одним из показателей, характеризую­щих его уровень, может служить состояние трудовой дисци­плины.

Использование приведенной выше системы показателей позво­ляет охарактеризовать состояние трудового потенциала организа­ции и выявить структурные изменения, произошедшие в его составе за ряд лет.

Характерная особенность предложенной системы показателей в том, что они не имеют общих единиц измерения, а по многим част­ным проявлениям такие единицы вообще не существуют. Многие показатели можно оформить лишь в виде качественных, описатель­ных характеристик.

Например, измерить уровень трудовой мотивации, степень удо­влетворенности трудом, состояние социально-психологического климата в коллективе можно в основном лишь социологическими методами — анкетирование, опрос, интервьюирование и т.д. Однако эти показатели необходимы для оценки состояния трудового потен­циала предприятия.

В реальной практике могут избираться лишь некоторые наиболее важные для данных условий или наиболее доступные для измерения показатели. По ним с большей или меньшей степенью ошибки следу­ет судить о реальном состоянии трудового потенциала предприятия.

Помимо оценки трудового потенциала, исследователями пред­лагается оценивать трудовую активность персонала, т.е. способность высоко эффективно трудиться, используя все личностные потен­ции.

Показатели, характеризующие трудовую активность, разделяют на несколько групп:

1. Производственно-экономические показатели (производитель­ность труда, уровень выполнения трудовых норм, качество продук­ции, потери рабочего времени, экономия материальных ресурсов, трудовая дисциплина и т.д.);

2. Показатели творческой активности (участие в рационализатор­стве, изобретательстве, разработке инноваций, поиске неиспользо­ванных резервов).

3. Показатели развития личности (повышение уровня образова­ния, квалификации, культуры труда, расширение профессионально­го профиля, трудовая карьера и т.д.).

4. Показатели общественной активности в сфере производства (участие в работе общественных организаций, управлении предпри­ятием, в выработке и принятии хозяйственных решений, кружки ка­чества и т.д.).

Уровень трудовой активности отражает степень самореализации, самовыражения личности, а значит, обусловливает уровень удовлет­ворения одной из фундаментальных человеческих потребностей. Трудовая активность определяется личностными, внутрипроизвод­ственными, региональными, народнохозяйственными факторами.

Критерием, характеризующим использование трудового потен­циала структурного подразделения, может стать показатель срав­нительной напряженности труда по численности, характеризую­щий степень использования кадров подразделения (участка, цеха, производства, отдела) в сравнении с их использованием в системе более высокого уровня. Расчет данного показателя можно провести на основе следующей формулы:

 

где K_t и ∑ K_t соответственно резервы численности работающих на планируемую программу в г-том подразделении и по объединению в целом.

Расчет резервов осуществляется по факторам, влияющим на чис­ленность работающих.

Оценка стоимости трудового потенциала, кроме стоимостного выражения трудовых затрат, может включать расходы, связанные с обучением персонала, переподготовкой и повышением квалифи­кации. С учетом этого стоимость трудового потенциала предприятия (С_тр) предлагается определять по формуле:

С_тр = Ф_зп + Ф_мп + 3₀ + З_т + З_пк,

Где: Ф₃п — фонд заработной платы промышленно-производственного персонала предприятия;

Ф_МП — Фонд материального поощрения;

3₀ — затраты по обучению кадров;

З_т — расходы, связанные с их переподготовкой;

З_пк — затраты на повышение квалификации промышленно-производственного персонала.

Основной недостаток предлагаемых показателей в настоящее время в том, что в основе их лежит заработная плата, не отражающая реальную стоимость рабочей силы, а в организации наблюдаются значительные недостатки и перекосы. Сегодня ее уровень все чаще зависит от финансового состояния предприятия, отрасли, структур­ной перестройки экономики, инфляции, уровня цен и других факто­ров, не связанных с качественными и количественными характери­стиками трудового потенциала предприятия. Поэтому современные исследования по измерению трудового потенциала используют не­сколько иную систему показателей. В ней выделяют показатели ко­личественные и качественные.

Количественные показатели оценки трудового потенциала:

· численность персонала (среднесписочная, явочная);

· эффективность использования рабочего времени (коэффи­циент использования установленной продолжительности ра­бочего дня и рабочего периода, интегральный коэффициент использования рабочего времени);

· выработка продукции на одного работника;

· сбалансированность рабочих мест и работающих на пред­приятии (дополнительная потребность или избыток рабочей силы).

Изменения в списочной численности персонала происходят вследствие приема на работу и увольнения работников. В интересах контроля за работой кадровых служб фирм необходимо определить не только общее число принятых и уволенных за данный период ра­ботников, но и распределение их по источникам поступления и на­правления выбытия. По данным о наличии и движении кадров в це­лом и по категориям и группам персонала строится баланс движения кадров (баланс ресурсов рабочей силы) по следующей примерной схеме (см. табл.):

 

Таблица. Баланс движения кадров

 

Категории и группы персонала

Наличие на начало периода

Поступило за период

Выбыло за переод

Наличие на конец периода

В том числе работающих весь период

всего

В том числе по источникам

всего

В том числе по источникам

 

Для оценки качества работы с кадрами фирмы можно использо­вать и систему показателей, характеризующих интенсивность оборо­та кадров и детализирующих особенности этого оборота. Основные показатели этой системы:

Коэффициент интенсивности оборота по приему (Кп) — отношение числа принятых за период работников (Чп) к среднему списочному их числу (9с):

Кп=Чп/ Чс.

2. Коэффициент оборота по выбытию (Кв) — отношение числа выбывших за период работников (Чв) к среднему списочному их числу:

Кв=Чв/Чс.

3. Коэффициент текучести (Km) — отношение числа выбывших за период работников по собственному желанию из-за несоответ­ствия квалификации, за нарушение трудовой дисциплины за ана­лизируемый период времени (Чет), к среднему списочному числу работников за тот же период:

Km = Чет I Чс.

4. Коэффициент замещения (Аз) — отношение разности числа при­нятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:

Кз = (Чп - Чв) / Чс.

Если разность в числителе коэффициента положительна, то чис­ло принятых превышает число выбывших. При этом часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольне­ниями, а часть — используется на вновь созданных рабочих местах.

Отрицательное значение коэффициента возникает, когда число уволенных превышает число вновь принятых, что может быть связано с сокращением объема производства, ликвидацией части рабочих мест в связи с техническим перевооружением и рядом других причин.

5. Коэффициент постоянства кадров — отношение числа работни­ков, проработавших весь отчетный период, к их числу на конец этого периода. Этот коэффициент как бы дополняет коэффициент текуче­сти и применяется для оценки эффективности кадровой политики фирмы, так как не вызываемый объективно неизбежными причина­ми оборот рабочей силы приводит к снижению эффективности ее использования в производстве. Вновь принятых работников необ­ходимо доучивать, предоставлять им время на адаптацию к конкрет­ным условиям работы на данной фирме, а в связи с увольнениями работников фирма несет потери, связанные с ранее понесенными ею затратами на обучение и удовлетворение некоторых социальных по­требностей увольняющихся работников.

Анализ использования рабочего времени [16] начинается с анализа пла­нового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабоче­го времени из расчета среднего числа часов работы одного средне­списочного работника за год, месяц. И заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фон­дом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продол­жительности рабочего дня, количества отработанных человеко-ча­сов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фак­тическим обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.

В ходе анализа эффективности использования рабочего времени составляется таблица, содержащая:

среднесписочное количество работников (чел.); количество отработанных дней (чел/ч); среднее количество дней работы одного работника (час); неявки на работу (дней), в том числе по причинам: очередные отпуска, учебные отпуска, болезни, другие неявки, разрешен­ные законом и неявки с разрешения администрации, прогулы;

· среднесписочную продолжительность рабочего дня (час);

· среднее количество часов работы одного работника (час);

· количество отработанных рабочими (чел/час).

Все эти показатели рассчитываются как отклонение плана и фак­та в процентах.

Изучение структуры календарного фонда времени работников по фирме в целом и по отдельным категориям и группам работни­ков осуществляется на практике путем составления баланса рабочего времени.

В зависимости от конкретных условий труда на фирме номенкла­тура статей баланса рабочего времени может варьироваться.

 

 

Оценка деятельности служб управления персоналом характери­зуется в виде потерь в денежном выражении. В стоимость потерь одного часа рабочего времени включается средняя заработная плата, затраты на пенсии, пособия работникам, затраты на содержание ад­министративного аппарата, накладные расходы.

Уменьшение или увеличение фактически отработанного фонда рабочего времени происходит за счет: изменения численности ра­ботников, изменения числа отработанных человеко-дней в году, из­менения средней продолжительности рабочего дня.

Для анализа эффективности использования рабочего времени рассчитывают коэффициент использования реального (эффектив­ного) фонда рабочего времени одного рабочего (Крф) по формуле[17]:

 

 

где d_прв.Ф. и d_npee — потери рабочего времени соответственно в отчет­ном и базисном периоде в (%).

Более детальную характеристику использования рабочего вре­мени на предприятии дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего.

Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работающих и величиной недоданной продукции за счет потерь и нерациональных затрат ра­бочего времени.

С помощью стандартных формул аудитор может просчитать по­тери рабочего времени за счет снижения числа прогулов, просто­ев, болезней, невыходов с разрешения администрации, улучшения условий труда. Что позволяет увеличить бюджет рабочего времени. Эти показатели влияют на высвобождение и экономию численности за счет увеличения бюджета времени.

Аудит качества труда из-за его многофакторности нельзя опре­делить по какой-то одной формуле. Качество труда определяется большим числом условий и показателей: отсутствие рекламаций и нарушений технологической дисциплины, улучшение потребитель­ских и физических свойств товаров и услуг. Это определенный уро­вень квалификации рабочих, отсутствие нарушений техники безо­пасности, сдача продукции с первого предъявления. Как показатель трудовой деятельности, качество труда можно применять, перенося его содержание на качество продукции.

В область аудита качества труда подпадают потери от брака, сни­жение которых повышает качество труда, и дает экономию рабочего времени, поскольку имеется возможность увеличить выпуск продук­ции без дополнительных затрат труда. В ходе анализа качества труда может быть рассмотрены вопросы экономии численности персонала за счет сокращения потерь от брака выпускаемой продукции.

Внутренний анализ затрат труда осуществляется по следующим направлениям[18]:

· анализ роста производительности труда и снижения трудо­емкости производства продукции по важнейшим ее видам (договорам), по предприятию в целом;

· анализ уровней и динамики изменения зарплатоемкости важ­нейших видов продукции и всей реализованной продукции;

· анализ использования фонда заработной платы и средней за­работной платы[19].

Анализ производительности труда наиболее трудоемкая часть, имеющая реальное практическое значение. Производительность труда — это обобщающий показатель эффективности работы пред­приятия[20]. Основная цель анализа производительности труда — вы­явление резервов ее роста. В ходе анализа выясняют степень выпол­нения производственных планов по росту производительности труда и ее динамику, т.е. изменение этого показателя во времени. Затем рассматривается влияние роста производительности труда на объ­ем выпущенных товаров и услуг и, наконец, степень воздействия на производительность труда многих других факторов.

Выполнение плана повышения производительности труда может быть проанализировано за месяц, квартал и любой другой период, с начала года с нарастающим итогом. Фактический рост производи­тельности труда сопоставляется с базовым или плановым. Данный показатель часто называют индексом изменения производительности труда. Его определяют по формуле:

где: АПпр — изменение производительности труда (выработки);

Вб(пл) — выработка продукции в расчете на одного работающего в базисном периоде (по плану);

Вфак — фактическая выработка продукции в отчетном периоде.

Поскольку производительность труда растет в результате лучшего использования фонда рабочего времени, то изменение производи­тельности труда определяется как расчет относительной (или абсо­лютной) экономии численности работников по отдельным факто­рам или их совокупности.

Анализ роста производительности труда в результате повышения технического уровня производства позволяет выявить высвобожде­ние численности рабочих в результате внедрения нового оборудова­ния, механизации рабочих и автоматизации производства, сокраще­ния затрат ручного труда, улучшения использования оборудования. К числу таких факторов относится ввод нового и модернизирован­ного оборудования, приводящее к снижению трудоемкости продук­ции. К таким факторам можно отнести изменения доли коопери­рованных поставок, изменение соотношения между численностью основных рабочих и вспомогательного, управленческого персонала. При этом определяются:

· экономия рабочей силы от снижения трудоемкости продук­ции за счет повышения технического уровня производства;

· экономия численности персонала при внедрении нового обо­рудования и модернизации действующего;

· экономия рабочей силы при выполнении плана механизации и автоматизации производства, внедрении новых технологи­ческих процессов;

· экономия численности персонала за счет совершенствования организации производства, труда и управления;

• относительная экономия численности рабочих, при внедре­нии мероприятий, направленных на снижение текучести ка­дров в отчетном периоде по сравнению с базисным;

• экономия численности рабочих за счет сокращения числа слу­чаев невыполнения норм выработки;

• относительное уменьшение численности рабочих за счет по­вышения квалификации, в результате чего сокращается коли­чество рабочих, не выполняющих норму выработки.

Даже если работодатель считает уровень потерь рабочего времени, потери от снижения производительности труда, от брака и другие за­траты приемлемыми для его организации, аудитору следует изучить статистику аналогичных предприятий и сверить, соответствуют ли полученные результаты отраслевым.