Принципы взаимоотношений с пользователями

 

Обоснованность доступа. Персонал документоведов допускают к работе по ком­плектованию, обработке, размещению, хранению и выдаче документов лишь при наличии у него необходимой квалификации и таких личностных качеств, как профес­сиональная честность, чувство долга и ответственности. Его инструктируют о грани­цах полномочий, они фиксируются в должностной инструкции. По ознакомлении с нею сотрудник расписывается в ее знании и обязуется неукоснительно ей следо­вать. При необходимости он подписывает дополнительные документы, также служа­щие защите документного ресурса: о материальной ответственности, о неразгла­шении заключенных в конфиденциальных документах сведений.

Заблаговременно решают и вопрос, кто из персонала документальной системы и внешних пользователей и с какой степенью доверительности может быть допущен к документному ресурсу либо его части.

Пользователя предупреждают, разрешено ли ему только читать предоставлен­ные материалы или также копировать их, редактировать, дополнять, удалять лиш­ние, на его взгляд, фрагменты.

Персонал и внешние пользователи получают идентификационный документ на пра­во доступа к документному ресурсу: удостоверение, пропуск, читательский билет и т. п.

Контроль доступа. Пользование должно находиться под контролем документоведа — непрерывным или эпизодическим, сплошным или выборочным по отноше­нию к отдельным документам или пользователям. Результаты контроля регистриру­ются в специальных протоколах (файлах компьютера). Контроль может вестись в ав­томатическом или автоматизированном режиме. Главное, чтобы в случае необходимости было легко установить, кто пользовался данным документом, в ка­ком состоянии его получил и в каком оставил после себя.

Разграничение документов по степени конфиденциальности и их пользователей — по степени допуска к различным режимным документам. Каждая степень конфиденци­альности требует особых условий хранения, прав и ответственности персонала и пользо­вателей. Эти требования возрастают по мере повышения степени конфиденциальности.

Персональная ответственность за документопользование. Пользователь должен быть предупрежден о правилах пользования ресурсом и письменно подтвердить свое согласие выполнять эти правила. Требуется индивидуально идентифицировать персонал ресурсохранителей и всех остальных лиц, имеющих доступ к ресурсу, фиксировать все инициированные ими документопроцессы. Как уже отмечалось, регистрируются все этапы обработки и использования документов. Особо протоко­лируются запрещенные попытки вхождения в документный ресурс.

Изолированность документного ресурса от постороннего вмешательства и за­щита средств защиты документного ресурса.

Квалифицированное исполнение изложенных принципов оправдает усилия документоведа по созданию, обработке и хранению документных ресурсов.

ПЛАНИРОВАНИЕ НА СЛУЧАЙ КАТАСТРОФ

 

Содержание планов

 

На случай природных катаклизмов и социальных потрясений, непредвиденных обстоятельств учреждения составляют специальные планы. В них детально распи­сывают действия сотрудников в зависимости от видов катастрофы в момент ее свершения и в процессе оперативной ликвидации ее последствий.

Документографические ресурсы представляют в этой связи объект повышенной ценности. Их ведут с особой тщательностью, зачастую приравнивают к финансовым документам и даже банкнотам. Хранят их в сейфах, территориально отдаляют от са­мих документных ресурсов, — чтобы была гарантия их сохранности в случае пожара или кражи основных документов. Еще лучше — сделать с них копии и хранить вне данного документального института: если не в банке, то дома у фондодержателя. В случае, когда потребуется восстановить стоимость и номенклатуру утраченного ре­сурса, эта мера, которая, как и все профилактические меры, многим кажется излиш­ним бюрократизмом, сможет не только адекватно оценить размер утрат, но и обе­речь документоведа от судебной ответственности.

В чрезвычайной ситуации на первом месте всегда стоит спасение людей: со­трудников, посетителей, случайных лиц. Но по окончании происшествия первым во­просом к документоведу обязательно будет: спас ли он печати и бланки, журналы учета документов. Во вторую очередь спасают исходную документацию. В больнице это будут истории болезней, в суде — текущие дела и судебные решения по преды­дущим процессам, в фирме — устав, лицензия, сертификат и служебная переписка, финансовые, кадровые, конфиденциальные документы.

Далее должно быть предусмотрено, куда и каким путем будут переправлены эти Документографические ресурсы, в каких условиях они будут храниться, кто будет от­вечать за них впредь до изъятия правоохранительными органами или до нормализа­ции служебной ситуации.

Планируются действия сотрудников по профилактическим мерам защиты доку­ментов: запирание, опечатывание шкафов и дверей, включение и выключение ох­ранной сигнализации, сдача ключей на вахту. Документохранилища проектируются таким образом, чтобы их миновали все магистральные технические коммуникации, даже выключатели рекомендуется устанавливать снаружи помещения. Хранилище должно быть доступно для посещения только хранителю, в нем запрещено иметь пе­реносные нагревательные приборы.

В момент чрезвычайного происшествия сотрудники могут либо находиться на рабочем месте, либо отсутствовать: план должен предусматривать их действия в любом из этих случаев.