Задачи и функции закупочной логистики

Тема 4. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

4.1. Задачи и функции закупочной логистики

4.2. Планирование закупок

4.3. Выбор поставщика

4.4. Задача «сделать или купить»

 

Ни одно предприятие, торговое, производственное или относящееся к сфере услуг, не является самодостаточным. Все организации в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации. Осуществление закупок и снабжения – одна из основных функций в любой организации. Существуют концептуальные отличия в терминах логистики торговли от логистики производства.

Следовательно, снабжение связано с приобретением сырья, полуфабрикатов и комплектующих для производственного предприятия, а закупка осуществляется торговым предприятием. Таким образом, в специальной литературе можно встретить два понятия: логистика снабжения (Б. А. Аникин, 2006) и закупочная логистика (В. Ф. Стукач, 2004). Иногда оба эти понятия объединены в термине «закупочная логистика». К. Ю. Ковалев (2007) считает, что термины «снабжение» и «закупка» применимы, соответственно, для производственных и торговых предприятий (табл. 1).

Таблица 1

Категории входящих потоков в логистике

Показатели	Сфера народного хозяйства
производство	торговля	некоммерческий сектор
Термин, характеризующий логистику «на входе»	снабжение	закупки	снабжение
Объект управления	Сырье и материалы	товары	Материальные ценности
Возможность принятия решения «сделать или купить»	есть	нет	Имеется в ограниченных случаях
Система прогнозирования	Точно вовремя (Just in Time – ЛТ)	Эффективная реакция на потребителя (Effective Consumer Responsе –ECR)	Программа конкурентного госзаказа
Система планирования	Планирование материальных потребностей (Material Resources Planning – MRP I, MRP II (ERP))	Планирование непрерывного пополнения запасов(Continuous Replenishment Planning –CRP)
Информационное обеспечение в цепи поставок	Системы быстрого реагирования (Quick Response – QR)
Документооборот в цепи поставок	Электронный обмен данными (Electronic Data Interchange – EDI)
Основная цель	Наименьшие общие издержки

Целью закупочной (снабженческой) логистики является удовлетворение потребностей торгового или производственного предприятия с максимально возможной экономической эффективностью.

Достижению этой цели способствует решение следующих основных задач:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, комплектующих или товара;

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

3) соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Материально-техническое снабжение в условиях рыночной экономики характеризуется следующим:

♦ объем и состав товарной массы определяется спросом и стоимостью товаров на рынке;

♦ выбор хозяйственных связей и партнеров осуществляют сами покупатели и продавцы;

♦ в организации обмена активная роль принадлежит посредникам;

♦ все участники процесса обмена и потребления материальных ресурсов используют методы логистики.

Все перечисленное выше позволяет реагировать на спрос, изменять ассортимент товаров по пожеланиям потребителей и управлять материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем и полуфабрикатами.

Закупочную работу на предприятии осуществляют служба снабжения. Работники службы снабжения выбирают поставщиков, заключают договоры и контролируют их исполнение, принимают меры в случае нарушения условий поставки.

В отделе снабжения различают два вида специалистов – это рядовые и ведущие специалисты.

Рядовой специалист по закупкам выполняет следующие функции: заключение договора; контроль исполнения договора; организация доставки сырья; организация складирования.

Ведущий специалист в службе снабжения занимается аналитической работой и решает следующие задачи: определение целесообразности закупок комплектующих или собственное их производство – задача «сделать или купить»; получение и оценка предложений от поставщиков; поиск необходимых комплектующих; выбор поставщиков; выбор вида транспорта или сочетания видов транспорта при мультимодальных перевозках; управление запасами и их регулирование.

 

Планирование закупок

При планировании закупок необходимо определить:

♦ какие материалы требуются;

♦ количество требуемых материалов;

♦ время, когда они понадобятся;

♦ возможности поставщиков;

♦ требуемые площади собственных складов;

♦ издержки на закупки;

♦ возможности организации производства некоторых деталей на собственном предприятии.

При определении потребности в материалах используются различные методы, которые можно разделить на три следующие группы:

1. Детерминированный метод: определение потребности в материальных ресурсах на основе данных о планируемом выпуске продукции или о физическом объеме работ и нормах расхода материальных ресурсов.

Расчет потребности в материальных ресурсах на производство продукции при детерминистском подходе основывается, как правило, на методе прямого счета. Метод прямого счета применяется для определения потребности в сырье, основных материалах, покупных полуфабрикатах (включая комплектующие изделия), во вспомогательных материалах, топливе и энергии.

Метод основывается на использовании показателей объемов производства продукции (выполняемых работ) и норм расхода материальных ресурсов на единицу продукции (работы). Разновидностями метода прямого счета являются поиздельный и подетальныйметоды, методы определения потребности на основе аналогов или типовых представителей.

Поиздельный метод основывается на использовании поиздельных расчетных норм расхода материальных ресурсов на производство продукции:

, (1)

где – общая потребность в материале; Н_и – норма расхода на изделие; П_и – программа производства данного изделия в плановом периоде, n – количество видов изделий, в производстве которых расходуется данный материал.

Подетальный метод основывается на использовании подетальных расчетных норм расхода материальных ресурсов на производство продукции:

, (2)

где Н_д – норма расхода на деталь; П_д – программа производства детали в плановом периоде; n – количество видов деталей, которое производится из данного материала.

Метод аналогии предусматривает использование с определенной поправкой известных норм расхода материальных ресурсов на производство аналогичной продукции (в условиях отсутствия расчетных норм для искомого вида материальных ресурсов):

, (3)

где Н_аи – норма расхода материала на изготовление базового изделия (аналога); П – программа производства данного изделия; К – коэффициент, учитывающий особенности потребления материала в производстве данного изделия по сравнению с аналогом. Ориентировочно коэффициент устанавливается как отношение веса данного изделия к весу базового изделия.

Метод расчета по типовым представителям предусматривает использование норм расхода на изготовление типичного представителя производимой продукции. Этот метод применяется в условиях широкой номенклатуры планируемой к производству однотипной продукции:

, (4)

где Н_тип – норма расхода материалов на изготовление типового представителя; П_общ – общая программа производства изделий данной группы.

2. Стохастический метод: основой для расчета служат математико-статистические методы, с помощью которых рассчитывают ожидаемую потребность. Основан на прогнозировании. Прогнозы могут быть среднесрочные (3—5 лет), кратко и долгосрочные. Прогнозы на основе стохастических моделей имеют следующие особенности: предсказываемая на будущее ситуация исходит из времени прогноза. Изменение точки времени влияет на результат прогноза. Оценка развития явления, а также сбор необходимой информации осуществляется до разработки прогноза; процесс прогнозирования опирается на информацию о прошедшем периоде.

3. Эвристический метод – потребность в сырье определяется на основе опыта работников службы снабжения. Используется в том случае, когда нет исходных данных для расчетов.

В чистом виде использование этих методов встречается редко: как правило, применяются комбинированные методики.

Кроме основных трех методов, используют специализированные методы снабжения:

♦ метод «канбан» разработан в Японии. Этот метод учитывает потребность, возникающую на конечном этапе производства;

♦ система планирования материальных потребностей охватывает планирование на трех уровнях: предварительный уровень – на основе опыта предыдущих периодов; текущий уровень – при распределении материалов по производственным участкам; будущий уровень – на основе тенденций роста производства и продаж;

♦ метод «точно в срок» («Just-in-Time»). С помощью этого метода в результате частых поставок резко сокращаются производственные запасы. Используется при производстве автомобилей «Мерседес» в Германии. Запаса комплектующих хватает на несколько часов работы конвейера. Склады на территории завода отсутствуют;

♦ система запросов. С поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

♦ электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика работает на основе передачи необходимой информации. Запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются при прямом онлайновом контакте.

В работе отдела снабжения используют различные методы закупок:

♦ оптовые закупки. При этом методе возможны большие скидки, но существует потребность в складских помещениях;

♦ регулярные поставки мелкими партиями позволяют экономить складские площади, но существует вероятность заказа избыточного количества товара;

♦ получение товаров по мере необходимости позволяет ускорить оборачиваемость капитала, но существует вероятность возникновения ситуации, когда необходимого количества товара у поставщика нет.

Поставки товаров могут быть транзитными, когда товар минует оптовое звено, и складскими, когда товар вначале поступает на оптовую базу.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять требованиям стандартов на продукцию. Отсутствие должного контроля качества закупаемых материалов может привести к следующим издержкам:

♦ дополнительные затраты, связанные с возвратом бракованной продукции.

♦ разбраковка – снижение сорта продукции;

♦ остановка производства – вся партия недоброкачественная;

♦ судебные иски и разбирательства;

♦ потеря имиджа и клиентов.

На производственных предприятиях используются различные методы контроля и системы качества. Методы (инструменты) контроля качества на предприятии – это простые в использовании средства, основанные на графическом изображении данных, позволяющие распознать, понять и решить проблему. Они обычно используются на производстве для обработки числовых данных, специально переработанных математически и статистически. Семь инструментов качества можно использовать в фазах: обнаружения дефектов и анализа дефектов. К ним относятся:

· Сводная карта дефектов;

· Гистограмма;

· Карта регулирования качества;

· Мозговой штурм;

· Причинно-следственная диаграмма;

· Диаграмма корреляций;

· Диаграмма Парето.

Описание методов контроля качества

Общий список дефектов - простой и недорогой метод учета и представления событий (дефектов) по видам и количеству. Ожидаемые дефекты или их виды перечисляются в таблице и каждое входящее событие погрешности протоколируется штрихом и т. д. Вставка дополнительной строки имеет смысл для непредвиденных, новых дефектов.

Гистограмма – графическое представление табличных данных о дефектах, который позволяет наглядно изобразить и легко выявить структуру и характер распределения полученных данных, которые трудно заметить при их табличном представлении. Из таблицы данные переносятся в колонковую диаграмму. По оси «х» вносятся интервалы измерений, по оси «у» - значения частоты дефектов. Гистограмма помогает в оценке происходящего процесса и позволяет высказывать предположения о ходе процесса в будущем.

Карты регулирования качества – графическая интерпретация случайных событий в системе координат. В процессе производства работники сами могут контролировать качество производства, произвольно выбирая изделия на линии и записывая результаты проверки в карту регулирования качества. Данные, внесенные в карту, дают возможность определить, находятся ли отклонения в пределах допустимого, которые определены заранее. До тех пор, пока отклонения не выходят за грани дозволенного, процесс считается управляемым.

Диаграмма Парето - это столбиковая диаграмма для графического изображения причин проблем (дефектов) в ранговой последовательности их влияний. Оценка дефектов происходит по размеру влияния или по сумме вызванных затрат на исправление дефектов. По принципу Парето 20% видов дефектов отвечают за 80% проблем (принцип 80-20). Диаграммы Парето привлекаются в качестве помощи для установления ранжированной последовательности решаемых проблем.

Причинно-следственная диаграмма (диаграмма Ишикава) - это графический способ анализа и формирования причинно-следственных связей. Причинно-следственная диаграмма нужна, чтобы дать группе распознать, проанализировать все возможные причины, относящиеся к проблеме. При этом методе контроля качества возможные причины дифференцированно разделяются по своему влиянию на 5 основных причин: человек, машина, методы, материал, окружающая среда. Каждая из этих пяти основных причин может быть в свою очередь разделена на более подробные причины, которые соответственно могут разбиваться на еще более мелкие.

Корреляционная диаграмма – это графическое представление статистического отношения между двумя или несколькими изменяющимися факторами, для того чтобы установить взаимосвязь их величин. Диаграмма содержит точки, которые представляют, например, два признака "температура" и "ширина". Позитивная корреляция означает: чем выше температура, тем больше ширина. Негативная корреляция предполагает обратную взаимосвязь: чем выше температура, тем меньше ширина.

Мозговой штурм является ориентированным на группу метод поиска идей и совместного нахождения путей решения проблем. Важнейшие правила проведения мозгового штурма:

· Никакой критики в фазе поиска идей;

· Количество идей лучше, чем качество;

· Является желательной необузданная фантазия;

· Все идеи должны быть представлены и записаны.

В начале сеанса метода "мозгового штурма" проблема отчетливо записывается ведущим на доске. Все члены группы обязуются соблюдать правила. Ведущий договаривается с участниками о времени на первую фазу поиска идей. Она может продлеваться по требованию группы. Результаты поиска протоколируются ведущим и все идеи записываются им на одной доске. Только после этого члены группы переходят к оценке идей и выбору из них наилучших.

Различают две формы организации поставок: прямую и складскую (многоуровневую).

При прямой форме поставок продвижение продукции от изготовителей к потребителям происходит напрямую, без промежуточных посреднических звеньев.

Прямые хозяйственные связи эффективны при следующих условиях:

♦ при взаимной заинтересованности в установлении прямых длительных связей как предприятия-потребителя, так и предприятия-изготовителя;

♦ при ритмичности работы изготовителя;

♦ при наличии у изготовителя резерва производственных мощностей, необходимого для удовлетворения требований потребителя: по количеству, качеству и ассортименту продукции и срокам ее поставки;

♦ при стабильности показателей объемов поставок продукции потребителю;

♦ при платежеспособности потребителя.

Складская форма в системе распределения товаров использует посредников. К примеру, в качестве посредника может использоваться дистрибьютор. Дистрибьютор – фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных фирм-производителей готовой продукции. Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и устанавливающая длительные контрактные отношения с промышленниками. Дистрибьютор действует от чужого имени и за свой счет (или за чужой счет). Дилер – от своего имени и за свой счет.

В некоторых случаях крупные производственные предприятия создают в местах скопления заказчиков сбытовые конторы или филиалы предприятий. То есть заказ и поставка осуществляются напрямую от поставщика (прямая форма).

Оптимальный выбор формы поставок или логистического канала имеет большое экономическое значение. От него зависят скорость продвижения товаров в системе распределения, затраты на физическое продвижение товара для производителей и покупателей, а также уровень совокупных запасов и оборачиваемость вложенных в них средств.