ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Лекция 2 Предмет и методы бухгалтерского учета

1. Документирование

2. Оценка и калькуляция

3. Бухгалтерские счета

4. Двойная запись

5. Составление баланса и отчетности

6. Инвентаризация

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законодательством и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после неё.

Документооборот - это движение документов на предприятии от момента их создания или получения от других организаций до принятия к учёту, обработки и передачи в архив.

Первичные учётные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Все документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (натуральные, трудовые или денежные);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

- личные подписи и их расшифровка.

Ответственность за своевременное и правильное оформление документа и за достоверность содержащихся в нем сведений лежит на лицах, подписавших документ.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ИЛИ ПОЛУЧЕНИЕ СО СТОРОНЫ

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются и руководителем и главным бухгалтером.

БУХГАЛТЕРИЯ

АРХИВ

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТА: ПО ФОРМЕ; АРИФМЕТИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА; ПРОВЕРКА ПО СУЩЕСТВУ.

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТА, ЗАПИСЬ ПРОВОДОК, ВКЛЮЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В РЕГИСТРЫ

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, причем проверка документов осуществляется по трем направлениям: во – первых, проверяется правильность и полнота заполнения обязательных реквизитов (проверка по форме), во – вторых, проверяется правильность суммы, указанной в бухгалтерском документе (арифметическая проверка), в третьих проверяется законность содержащейся в документе хозяйственной операции (проверка по существу).

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых доку­ментов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой Рос­сии 6 октября 2000 г.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ оп­ределены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

В данном постановлении указывается, что часть документов акционерного общества должна храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Федеральной архивной службой России:

• документы, подтверждающие права общества на имущество, на­ходящееся на его балансе;

• внутренние документы общества;

• иные документы, предусмотренные правовыми актами Россий­ской Федерации, уставом общества, органами управления общества.

Остальные документы по срокам хранения разделены на три группы:

• не менее одного года — документы месячной бухгалтерской от­четности и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с фе­деральным законом;

• не менее пяти лет — документы бухгалтерского учета общества и квартальной бухгалтерской отчетности, отчеты независимых оцен­щиков, квартальные отчеты эмитентов за II, III, IV кварталы отчетно­го года;

• постоянно — годовые отчеты общества, квартальные отчеты эми­тента за I квартал финансового года, учредительные документы общест­ва, протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии, засе­даний коллегиального исполнительного органа и ряд других документов.

В случае ликвидации общества документы по личному составу ра­ботников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его докумен­тов отнесена к составу Архивного фонда РФ, то эти документы также передаются в государственный архив.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С раз­решения и в присутствии представителей органов, проводящих изъя­тие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо мо­жет снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропа­жи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, кото­рый утверждается руководителем предприятия. Отсутствие документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответст­вии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов приве­ло к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплачен­ного налога, но не менее 15 000 руб.

Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невинов­ность организации в отсутствии документов. Для этой цели составля­ют акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждае­мые соответствующими справками (о пожаре — из пожарной части, о краже — из милиции и т. д.)

При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. За­тем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.