Документаційне забезпечення.В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксація, обробіток, систематизація тощо). Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Причинами зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об’єктивні, так і суб’єктивні: - об’єктивні – причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань; - суб’єктивні – причини, зумовлені відсутністю науково-обгрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління. Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний – документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів. Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш вживані: централізована – всі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат); децентралізована – допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи; змішана – найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах. В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. В органах ДПС України організація роботи з документами здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства в органах ДПС, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 № 315 із змінами та доповненнями, розробленої відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”. Організація роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 зі змінами та доповненнями, Інструкцією з питань обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави в системі державної податкової служби України, затвердженою наказом ДПА України від 26.12.2000 №668 із змінами, та Тимчасовою інструкцією з організації та здійснення режимних заходів при обробці документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, засобами обчислювальної техніки в структурних підрозділах органів державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 02.12.04 № 688. В управлінській діяльності ДПА України використовується офіційно-діловий стиль мови. Основним видом ділової мови є документ. До основних видів роботи з документами належать: - реєстрація вхідної кореспонденції; - реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції; - робота з документами у структурних підрозділах; - підготовка документів для доповіді керівництву; - підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру; - оформлення копій та додатків до документів; - підготовка та оформлення документів до засідань колегій; - організація виконання рішень Кабінету Міністрів України; - організація та здійснення контролю за виконанням документів; складення номенклатури та формування справ; - підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією; - ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів центрального органу виконавчої влади. Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також внутрішніх розпорядчих документів ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу (АСЕДО), яка функціонує в ДПА України. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається: таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, – за рішенням Голови ДПА України на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків; інших службових документів – на керівників структурних підрозділів ДПА України. Посадова особа, яка відповідає за виконання документа, визначається у тексті цього документа або у резолюції до нього. Якщо документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію його виконання є особа, зазначена у переліку першою. У разі коли у тексті документа або у резолюції до нього виконавцями визначені перші заступники (заступники) Голови ДПА України і керівники структурних підрозділів ДПА України, відповідальність за виконання документа несе керівник структурного підрозділу ДПА України, зазначений першим після перших заступників (заступників) Голови ДПА України. Виконавець, вказаний у резолюції першим, зобов’язаний організувати реалізацію вимог документа іншими посадовими особами, прізвища яких зазначені у резолюції. На нього також покладається обов’язок узагальнення та інформування органу чи особи, від яких надійшов документ, та зняття його з контролю у встановленому порядку. Інші посадові особи, прізвища яких вказані у резолюції, повинні організувати роботу щодо надання пропозицій першому (головному) виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання терміну виконання. У разі якщо документ потребує негайного виконання, співвиконавці повинні надавати пропозиції першому (головному) виконавцю протягом терміну, що узгоджений з головним виконавцем та дозволяє забезпечити його своєчасне виконання. Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа однаково несуть всі посадові особи, зазначені в резолюції, у межах компетенції структурного підрозділу, який бере участь у виконанні документа. Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів ДПСУ (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо). На ці підрозділи покладено здійснення операцій з документами: - приймання кореспонденції – приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники не перевищує 10-20%); - реєстрація документів – фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього, засвідчує факт отримає документа, взяття на облік і забезпечення збереженості документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні - в день надходження, вихідні – в день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів ДПС України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документу є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку; - передача документу для розгляду керівником (заступником) органу ДПСУ. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника і датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та збереженість документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа. - контроль за виконанням документів є важливим напрямком управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати: 1. Обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт. 2. Систематизація нагляду за виконанням документів. 3. Вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей. 4. Підвищення трудової дисципліни виконавців. Щоденно по картотеці та журналу реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка. Контроль може здійснюватись у формах: - суцільного контролю – за виконанням всіх документів; - спеціального контролю – за виконанням документі органів влади, вищих органів ДПС, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства. Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки встановлюються законодавством або нормативними актами (пропозиції, заяви та звернення громадян розглядаються у термін до 1 місяця). Документи з відміткою “терміново” виконуються у триденний термін, документи Кабінету Міністрів і Верховної Ради – у десятиденний термін, якщо інше не передбачено. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа. Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чи відповідному органу надіслана відповідь. Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка. - відправлення документів – охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку; - збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення схоронності та можливості використовувати їх повторно у процесі управління. Слід зазначити, що організація та здійснення контролю за виконанням документів в ОДПС України як і інші питання організації діяльності ДПА України, пов’язаної з виконанням покладених завдань та повноважень, визначаються Регламентом Державної податкової адміністрації України (далі – Регламент), затвердженим Наказом ДПА України №626 від 07.11.2007 року з наступними змінами (останні зміни внесено Наказом ДПА України №240 від 13.05.2009 року). Відповідно до положень зазначеного Регламенту у Державній податковій адміністрації України організація та здійснення контролю за виконанням документів встановлюється Положенням про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженим Указом Президента України від 19 лютого 2002 року №155 (у редакції Указу від 26 липня 2005 року №1132/2005), Типовим положенням про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року №2037, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 із змінами і доповненнями, Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженою наказом ДПА України від 01.07.98 № 315 із змінами і доповненнями, Положенням про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у Державній податковій адміністрації України, затвердженого наказом ДПА України від 11.03.06 № 121. У ДПА України здійснюється контроль за виконанням завдань, визначених такими документами: законами України; постановами Верховної Ради України; актами Президента України; рішеннями Кабінету Міністрів України; дорученнями Прем’єр-міністра України; листами Президента України; листами Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій; запитами і зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад; листами Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів; листами Генерального прокурора України; зверненнями міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій; зверненнями громадян; зверненнями органів ДПС; власними рішеннями (наказами, розпорядженнями ДПА України, протокольними дорученнями апаратних нарад, колегій ДПА України тощо); іншими документами, що надходять до ДПА України (далі – контрольні доручення). Безпосередній контроль за виконанням у ДПА України контрольних завдань здійснюється контрольно-аналітичним відділом організаційно-розпорядчого підрозділу.
|
