Выбор поставщика и правовые основы документального оформление заказа

Относительно ведения документации по закупкам руководите­лям соответствующих отделов целесообразно разработать стандарт­ные бланки. В них рекомендуется включить:

– название документа;

– порядковый номер;

– название и адрес компании;

– ответственность за заказ;

– дату, наименование и адрес поставщика;

– сроки поставки и количество поставляемых товаров;

– описание товаров;

– адрес поставки;

– цену;

– расчетный счет.

Получение и оценка предложений на поставку материальных ресурсов, как правило, осуществляется через:

– конкурсные торги;

– письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тенде­ры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материа­лы, комплектующие на большую денежную сумму, или предполагает­ся наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

- реклама;

- разработка тендерной документации;

- публикация тендерной документации;

- приемка и вскрытие тендерных предложений;

- оценка тендерных предложений;

- подтверждение квалификации участников торгов;

- предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи­циальное предложение на поставку товаров от потенциального постав­щика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исхо­дит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциаль­ным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанно­го предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обя­зательств продавца по отношению к покупателю. Она может высы­латься неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговоры исходит от поку­пателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение пред­ложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименова­ние товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Основными критериями для выбора поставщика являются:

– стоимости приобретаемой продукции или услуг;

– качество обслуживания;

– надежность обслуживания.

Кроме основных критериев выбора поставщика, применяют и другие, в их числе:

– удаленность поставщика от потребителя;

– сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

– наличие у поставщика резервных мощностей;

– организация управления качеством продукции у поставщика;

– психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

– риск забастовок у поставщика;

– способность поставщика обеспечить поставку запасных час­тей в течение всего срока службы поставленного оборудо­вания;

– кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний хозяй­ственного права, касающихся заключения контракта, поставки това­ров и их оплаты. В контракте должны содержаться следующие требо­вания.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляет­ся в случае, если одна сторона предлагает товар по определен­ной цене и на конкретных условиях поставки, а другая сторо­на это предложение принимает.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость. Другими словами, он становится контрактом в юридическом смысле лишь в том случае, если в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты. Такое право имеют только опре­деленные должностные лица (директор, генеральный дирек­тор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность. Контракт должен быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незакон­ным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согла­сование разных условий, как четко выраженных, так и подразумева­емых. Все они должны найти отражение в документах, на основе кото­рых оформляется контракт.

Четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия – те, которые вытекают из зафиксированных в контракте, или являются сами собой разуме­ющимися, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заклю­чения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены. В качестве условия контракт может предусматривать возмеще­ние убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливает­ся заранее в разумных пределах.

Штрафы – действенное средство заставить поставщика выпол­нить условия контракта. Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от постав­щика, то в контракте следует ставить соответствующее условие (форс-мажор).