ВЕДОМСТВЕННАЯ АТТЕСТАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА СООТВЕТСТВИЕ ТРЕБОВАНИЯМ МС ИСО 9001:2008

Основной целью введения в ФТС России ведомственной аттестации системы управления на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 является создание мотивационных условий для освоения требований стандартов ИСО серии 9000 в таможенных органах. Тем самым решается задача активизации работы таможенных органов по освоению прогрессивного менеджмента XXI века и систематического улучшения ТК и его результатов.

Основным принципом ведомственной аттестации системы управления является сопоставление характеристик системы управления с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования» на основе раз-личных вопросников, формируемых с учетом специфики ТК и опыта органов по сертификации систем качества.

Введение механизма ведомственной аттестации системы управления на соответствие требованиям МС ИСО 9001:2008 является альтернативой сертификации СМК.

Правом проведения ведомственной аттестации обладают структурные под-разделения ФТС России и регионального таможенного управления. В качестве задач ведомственной аттестации системы управления можно определить:

- оценку степени освоения таможенными органами требований ГОСТ Р ИСО 9001:2008;

- определение состава несоответствий и проведения корректирующих действий для обеспечения соответствия системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008;

- определение результативности системы управления с точки зрения достижения целей ТК;

- использование результатов ведомственной аттестации для проведения раз-личных конкурсов и поощрения руководящего состава и персонала таможенных органов;

- развитие инициативы руководителей таможенных органов в части повышения качества ТК.

Учитывая оперативность процедур ведомственной аттестации системы управления по сравнению с сертификацией СМК, появляется возможность проведения ее ежегодно. Разрабатывается положение о ведомственной аттестации системы управления на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008, которое определяет:

- назначение и задачи ведомственной аттестации;

- критерии оценки соответствия системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008;

- методику количественной оценки соответствия фактического состояния системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 900!:2008;

- порядок ведомственной аттестации;

- требования к квалификации специалистов, осуществляющих ведомственную аттестацию;

- методы использования результатов ведомственной аттестации.

Для количественной оценки соответствия фактического состояния системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 используются соответствующие вопросники (см. табл. 8).

В столбце 2 таблицы приводится перечень вопросов для оценки системы управления, а в столбце 4 - их весомость. Столбец 3 используется для записи фактического результата оценки конкретного параметра в долях единицы, а столбец 5 – для записи произведения фактического значения оценки на его весомость. Сумма произведений по столбцу 5 дает количественную комплексную относительную оценку, в долях единицы соответствия системы управления установленным требованиям.

Количество и содержание вопросов для оценки при очередной аттестации а также их весомость могут меняться. Важно, чтобы вопросы отражали значимые (ключевые) требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008, а сумма их весомостей была равна единице.

Наличие суммарной количественной оценки соответствия системы управления ТК установленным требованиям позволяет ввести разделение их на соответствующие (0,75 и более), частично соответствующие (от 0,45 до 0,74) и несоответствующие (менее 0,45).

Предлагаемая матрица из 20 вопросов может быть сокращена или расширена, а весомости показателей изменены в зависимости от практики аттестации. Матрица предполагает вычисление комплексного относительного значения соответствия системы управления требованиям стандарта и другим специфическим требованиям с учетом весомости каждого показателя.

Количественную оценку системы управления целесообразно сопоставлять с результатами деятельности таможенного органа по направлению организации ТК. Сопоставление таких оценок за ряд лет позволит выявлять тенденции к улучшению или ухудшению деятельности таможенных органов по направлению организации ТК и, естественно, может служить основанием для того, чтобы судить о повышении или понижении результативности системы управления.

Все выявленные несоответствия надлежащим образом фиксируются, анализируются руководством, которое вырабатывает соответствующие корректирующие и предупреждающие действия и при необходимости инициирует внесение изменений в документацию СМК.

Специалисты, назначаемые для оценки системы управления, должны имел практический опыт управленческой деятельности.

Для ознакомления с методикой оценки соответствия системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 эти специалисты должны пройти краткий курс аудита систем качества. Практика ежегодного проведения ведомственной аттестации системы управления н периодические инструктажи участников процедур аттестации позволят сформировать штат квалифицированных специалистов — аудиторов на базе организационно-инспекторских подразделений таможенных органов.

Результаты ведомственной аттестации системы управления могут использоваться ФТС России в следующих целях:

- проведения ежегодных ведомственных и региональных конкурсов таможенных органов на лучшую систему управления;

- поощрения руководящего состава таможенных органов и их коллективов за систематическое повышение результативности ТК;

- аттестации руководящего состава таможенных органов и рассмотрения вопроса о назначении на вышестоящую должность;

- как самооценка степени приближения системы управления к требованиям ГОСТРИСО 9001-2008;

- для выявления потенциальных возможностей и резервов улучшения системы управления и ее систематического улучшения.

Освоение требований стандартов ИСО серии 9000 в таможенных органах применительно к ТК и введение ведомственной аттестации системы управления на соответствие требованиям МС ИСО серии 9000, а также освоение механизма реагирования на несоответствия связано с систематическим улучшением ТК.

 

4.8. ОПИСАНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ В РАМКАХ VI ЭТАПА:

СЕРТИФИКАЦИЯ СМК ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ТАМОЖЕННОГО КОНТРОЛЯ (ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ)

На этой стадии проводятся необходимые мероприятия по заключению государственного контракта с органом по сертификации. Правом проведения сертификации действующих СМК обладают различные международные и национальные органы.

Возможно проведение предсертификационного аудита (оценивания результатов практического применения системы менеджмента качества перед проведением сертификационного аудита). Для этого осуществляется подготовка персонала таможенных органов, задействованного в ТК, к проведению аудита, формируется и проверяется необходимый пакет документов. Далее в сертифицирующий орган подается заявка по установленной форме и передается требуемый пакет документов СМК для предварительной проверки.

Органами по сертификации систем качества используются соответствующие у вопросники как для оценки конкретного требования стандарта ИСО 9001:2008, так и для итоговой оценки результатов сертификации. Они могут включать следующие положения:

— достаточно ли набора имеющихся и запланированных к разработке доку, ментов для полной реализации требований стандарта;

— созданы ли условия для ознакомления персонала с нормативными и руководящими документами;

— созданы ли условия для того, чтобы необходимая документация всегда была в распоряжении задействованного в процесс персонала;

— созданы ли условия для систематического изучения персоналом требований нормативной и руководящей документации и оценки понимания им требований этих документов;

— созданы ли условия для того, чтобы персонал фактически мог работать в соответствии с утвержденной нормативной и руководящей документацией.

Замечания, полученные по результатам проверки, анализируются, проводятся соответствующие корректирующие и предупреждающие действия, в документацию СМК вносятся необходимые изменения, и с органом по сертификации согласовывается дата проведения внешнего аудита в таможенном органе.

После устранения всех недостатков доработанный пакет документов вновь передается в сертификационный орган, которым выдается сертификат о том, что разработанная система менеджмента качества соответствует установленным требованиям. Сертификат выдается сроком на три года, в течение которых сертифицирующий орган осуществляет надзор за функционированием СМК, проводя ежегодно инспекционный контроль. В случае выявления серьезных нарушений действие сертификата может быть приостановлено.