Официальный отчет об аудите

Официальный отчет – это документ, содержащий основные положения предварительного отчета.

К работе над официальным отчетом ведущий аудитор приступает сразу после возвращения в свою организацию. Когда результаты аудита неудовлетворительны, ведущий аудитор может столкнуться с давлением со стороны руководства проверяемой организации с целью изменить отчет. Менять сущность отчета неэтично.

Сроки подготовки официального отчета должны быть фиксированными. Прибывший с запозданием официальный отчет будет говорить руководству проверяемых, что он не так важен, как это считалось первоначально.

Команда аудиторов должна ознакомиться с официальным отчетом об аудите. Подписывает отчет ведущий аудитор.

Титульный лист отчета должен содержать:

- название проверяющей организации;

- дату выпуска;

- список рассылки (высшее руководство проверяющей и проверяемой организации).

Содержание официального отчета:

- название проверяемой организации;

- сроки проведения аудита;

- ведущий аудитор и члены аудиторской группы;

- цель и масштаб аудита;

- контракты, имеющие отношение к аудиту;

- результаты предыдущих аудитов;

- идентификация основных документов СМК;

- результаты аудита (положительные и отрицательные);

- свидетельства и наблюдения;

- требование корректирующего воздействия и сроки;

- общее заключение по аудиту;

- подпись ведущего аудитора.

Все наблюдения в отчете должны быть упорядочены по степени важности вместе с подтверждающими свидетельствами. Требование разработки корректирующих мероприятий может включаться в заключительную часть вместе с датой ожидаемого ответа.

Не следует включать в отчет:

- личную и конфиденциальную информацию;

- субъективные мнения аудиторов;

- рекомендации, которые не согласуются с целями аудита;

- несущественные замечания (их можно сохранить до следующего аудита);

- эмоциональные или спорные утверждения;

- информацию, отсутствующую в предварительном отчете.

Руководство проверяемой организации несет ответственность за разработку и внедрение корректирующих мероприятий. Проверяющая компания может потребовать два ответа на каждое наблюдение: краткосрочный и долгосрочный планы действий. Краткосрочные и долгосрочные планы должны содержать ссылки на контрольные даты завершения или внедрения. Реализация этих планов будет проверяться аудиторами на эффективность и адекватность последующих действий.

Планы корректирующих мероприятий предъявляются ведущему аудитору для рассмотрения.

За аудитом следует исследование наблюдений, отмеченных в официальном отчете. Ведущий аудитор контролирует сроки выполнения корректирующих мероприятий и их эффективность.

Контроль сроков выполнения корректирующих мероприятий – важное место в программе аудита. Аудит не завершается до тех пор, пока корректирующие мероприятия полностью не завершены и не оценены аудиторами