Проведение аудита

Управление проведением аудита в соответствии с программой входит в обязанности ведущего аудитора. Проверяемая организация в этой связи должна:

- обеспечить координацию работ и поддержку при проведении аудита;

- выделить помещение для аудиторов;

- вести просмотр свидетельств и наблюдений аудиторов и отклонять некорректные, если найдутся убедительные аргументы.

Проведение аудита включает две основные части:

- опрос по вопросникам;

- работу непосредственно на месте производства.

Опрос обычно происходит в конференцзале, или в помещении, выделенном под аудит. Вопросники используются для проверки существования документированных процедур и реализации их требований. Работа на месте – это проверка того, что предъявленные документы системы соответствуют действительному положению дел. Работа на месте – это проверка по вопросам, относящимся к соответствующему процессу или установленной практике. Наиболее часто с согласия проверяемых сначала обсуждаются несколько вопросов, которые затем исследуются и перепроверяются на месте. Это экономит время аудитора и сокращает производственные простои на проверяемом участке. Повторное возвращение аудитора для исследования того же процесса – результат плохого планирования.

Две эти главные части проведения аудита (опрос и работа на месте) условно можно разбить на следующие этапы:

1. открытие аудита (предварительная встреча, знакомство);

2. опрос по вопросникам;

3. работа на месте/интервью;

4. совещания/инструктажи;

5. заключительная встреча/предварительный отчет.

1) Открытие аудита можно назвать предварительной встречей. Группа аудиторов и ее руководитель должны прибыть в организацию в точно назначенное время и иметь с собой:

– достаточное число копий вопросников и руководств (по ответам);

– график аудита;

– документацию, имеющую отношение к аудиту (Руководство по качеству проверяемой организации, контракты, стандарты);

– организационную структуру или схему управления проверяемой организации;

– планы выборочного контроля качества;

– все необходимые бланки.

На предварительной встрече аудиторы и представители проверяемой компании знакомятся. От проверяемой организации на встрече присутствуют: представители руководства, связанные с проведением аудита, руководитель службы качества, руководитель производства. Высшее руководство может присутствовать только на открытии. На этой встрече ведущий аудитор раздает экземпляры вопросников и информирует о целях, масштабе, графике аудита, планируемом времени его проведения, требуемом материально-техническом обеспечении.

2) Опрос по вопросникам. Вопросы, которые содержит вопросник, должны служить для аудитора источником получения информации. Большинство вопросов должны допускать диалог. Этого нельзя добиться вопросами, предполагающими закрытый ответ («да» или «нет»). Кроме того, «открытые вопросы» позволяют задавать дополнительные вопросы, которых нет в вопроснике.

Например: вопрос «Есть ли польза для предприятия от отдела исследований и разработок?»

Дополнительные вопросы, возникшие в результате диалога:

- Какая именно техническая помощь оказывается?

- Кто конкретно ее оказывает?

- Какого рода анализ проводится?

- Как быстро поступает ответ на запрос?

В соответствующей графе вопросника должны отмечаться ссылочные документы, предоставленные проверяемыми. Аудитор может просмотреть их сразу же, или, если они большого объема, попросить копию для дальнейшей работы (например в гостинице или на собрании аудиторов). Эти документы лучше получить заранее и проанализировать их еще на этапе планирования аудита, следовательно, останется больше времени на проверку реальной практики. Вопросники используются не только для записи ответов и ссылок на документы, но могут также содержать записи об областях, которые предстоит изучить, имена людей, с которыми надо провести интервью, и другие детали.

Аудитор не оставляет вопросник с момента начала проверки. Чтобы снять сомнения проверяемого на счет того, что записывается, аудитор должен зачитать вслух ответы на каждый вопрос после получения информации. Это позволяет контролировать понимание того, что установлено, помогает остаться объективным при написании отчета об аудите, держит проверяемого в курсе дела.

3) Работа на месте/интервью. Проверка на месте направлена на выявление соответствия фактического положения дел информации, полученной с помощью опросов, а также установление, имеют ли место на практике неформальные (неустановленные) процедуры и подтверждаются ли наблюдения аудитора.

Аудитор должен учитывать и выполнять требования к производственной одежде, установленные правилами техники безопасности на данном рабочем месте (защитные очки, каски, халаты).

Аудитор не месте проверяет формализованные аспекты, т.е. как методы, инструкции, Руководство, Политика и другая документация используется и выполняется непосредственно на рабочих местах. Для этого аудиторы вместе с техническим экспертом направляются в подразделение или участки, где производится продукция. Работа «на месте» - наиболее важный этап проведения аудита, т.к. то, что утверждают работники компании, и то, что наблюдают аудиторы на самом деле иногда разительно различается. Часто аудитор может столкнуться с неформальными приемами управления, которые не соответствуют документации СМК. О любой такой ситуации, ставящей под угрозу качество продукции, здоровье и безопасность рабочего, аудитор немедленно должен доложить руководству проверяемой организации и отразить в отчете аудитора. Иногда в ходе аудита обнаруживаются неформальные процедуры управления, направленные на улучшение системы. В этом случае аудитор должен убедиться в преимуществах таких процедур, и если эти преимущества объективные, то неформальные процедуры управления должны стать частью формальной системы.

Присутствие аудиторов на «рабочем месте» может вызвать нервозность работников, поэтому основную работу аудиторы должны выполнить быстро и с минимальными потерями производительности рабочих.

Эффективным инструментом аудитаявляется интервьюированиесотрудников –при получении ответов на вопросы вопросника и при работе на месте (опрос рабочих, как правило, проводится на рабочем месте). Информацию, полученную в результате интервью, можно подтвердить:

- документацией;

- свидетельствами аудита;

- измерениями выборки продукции.

Существует несколько методов, используемых для проведения аудиторского интервьюирования, комбинация которых улучшает результаты сбора информации.

Открытые вопросы. Задаются в манере, допускающей объяснения.

Изучение. Аудитор сохраняет внимательность в процессе интервью и поощряет пояснения.

Молчание. Опрашиваемый прилагает усилия, чтобы заполнить паузы и тем самым дает больше информации и деталей.

Перефразирование. Аудитор переформулирует каждый ответ, чтобы проверить правильность понимания сказанного.

Аудитор должен записать имя и должность интервьюируемого. Интервью работников может использоваться для:

- проверки понимания работниками инструкций или метода выполнения операции;

- определения эффективности обучающих программ;

- подтверждения свидетельств несоответствия, которые выявлены аудиторами;

- обнаружения неформальных процедур или нестандартной практики;

- выявления недостатков системы.

Статистический анализ качественных параметров продукции – очень важная область исследований при проведении аудита. Статистические приемы используются на многих этапах производства продукции, некоторые из них пригодны и для аудита. Наиболее часто встречающиеся инструменты, которые используют на стадиях подготовки и проведения аудита:

- контрольные листки;

- анализ воспроизводимости оборудования;

- анализ воспроизводимости процесса;

- анализ Парето;

- планы выборочного контроля;

- блок-схемы процессов;

- «мозговой штурм»;

- диаграммы причин и результатов (схемы Исикава);

- контрольные карты.

Проверяемая организация должна представить аудиторам данные о том, что статистические средства используются для:

ü обнаружения, предотвращения и регистрации дефектов;

ü соблюдения полей допусков;

ü демонстрации, документирования и совершенствования процессов СМК.

Аудиторы должны свободно владеть статистическими методами и использовать их во время проведения аудита. На этапе планирования аудита аудитор имеет возможность (больше времени) для привлечения статистических методов. При работе "на месте" статистические методы могут быть использованы для подтверждения информации:

- о несоответствии продукции;

- о низкой воспроизводимости процессов (когда параметры продукции находятся внутри поля допуска, но не центрированы);

- при анализе затрат на качество;

- при анализе гарантийного срока эксплуатации продукции.

Во время аудита системы недостаточно времени для детальной проверки параметров качества продукции, следовательно, необходим выборочный контроль. Объем выборки основан на вероятности того, что в нее попадает, по крайней мере, одно изделие с отклонением. Наилучшее место для отбора образцов – область взаимодействия процесса и продукции (заключительные технологические операции). В зависимости от типа и цели аудита выборочный контроль качества применяется для:

- локализации проблемы в процессе;

- обеспечения информацией об уровнях дефектности;

- анализа видов и количества отходов производства;

- определения соответствия продукции установленным требованиям;

- определения воспроизводимости процессов.

Для осуществления выборочного контроля может понадобиться разработка соответствующих планов, которые нужно подготовить до проведения аудита.

4) Совещания/инструктажи, т.е встречи аудиторов.

В ходе проведения аудита ежедневно проводятся два типа встреч под руководством ведущего аудитора:

- встреча команды аудиторов с ведущим аудитором;

- встреча ведущего аудитора с представителями проверяемой организации.

Встречи аудиторов проводятся, для:

- обмена информацией;

- пересмотра графика проведения аудита;

- проверки свидетельств и достижения согласия по наблюдениям аудиторов;

- информирования аудиторов об изменениях в задании;

- коллективного обсуждения сложных вопросов;

- подготовки отчета по мере продвижения аудита.

С представителями проверяемой организации должны проводиться ежедневно две короткие встречи (утром и в конце рабочего дня). На них ведущий аудитор должен изложить:

- планируемые на день действия;

- изменения в графике;

- свидетельства и наблюдения.

Это поддерживает информируемость проверяемых о ходе аудита и дает им возможность привести доказательства соответствия по фактам, где есть сомнения.

Свидетельство – это фиксация объективных фактов, указывающих на несоответствие или непригодность чего-либо. Аудитор должен собрать свидетельства в таком порядке, чтобы обратить внимание руководства на конкретную проблему. Свидетельства – это симптомы серьезной проблемы, а наблюдение – сама проблема. Наблюдения обычно указывают на неэффективность в управлении системой и, следовательно, требуют разработки руководством корректирующих действий. Наблюдение подтверждаются, как минимум, двумя или тремя свидетельствами.

Классификация наблюдений, подтверждаемая свидетельствами, нужна для привлечения внимания руководства к наличию проблем системы, а не отдельных случаев. Это позволяет руководству сосредоточиться на решении самой проблемы, а не ее симптомов.

Встречи группы аудиторов со своим лидером используются для достижения консенсуса по наблюдениям, основанным на фактах. Ведущий аудитор классифицирует для заказчика аудита наблюдения, увязывает их с целями аудита и потенциальными последствиями несоответствий.

Примеры наблюдений:

- используется отмененная конструкторская или технологическая документация;

- не выполняются рабочие инструкции;

- контролеры качества имеют неполные инструкции;

-контрольно-измерительное оборудование вовремя не проходит метрологическую поверку;

- бракованные материалы на складе не отделены четко от годных.

 

5) Заключительная встреча / предварительный отчет.

Перед заключительной встречей с представителями проверяемой организации группа аудиторов проводит совещание для подготовки к предварительному отчету. На нем аудиторы просматривают и обсуждают свидетельства, формулируют наблюдения и достигают согласия об окончательных баллах при использовании вопросников с баллами.

На заключительной встрече каждый аудитор может представить свои наблюдения. На этой встрече руководству организации должен быть представлен предварительной отчет. Ответственный за его подготовку – ведущий аудитор.

Представление предварительного отчета преследует две цели:

а) дает возможность аудиторам быть объективными при подготовке официального отчета и избежать давления руководства для его изменения;

б) дает возможность проверяемым начать разработку корректирующих мероприятий.

Предварительный отчет об аудите должен включать:

- название проверяемой организации;

- сроки проведения аудита;

- цель и масштаб аудита:

- свидетельства и наблюдения, упорядоченные по степени важности;

- дату и подписи аудиторов;

- баллы (если использовались вопросники с балльной шкалой).

На заключительной встрече должны присутствовать группа аудиторов и представители организации, которые имеют полномочия для осуществления необходимых изменений в системе. Предварительный отчет не должен относится персонально к должностным лицам, иначе:

- должностные лица, а не система могут обвиняться руководством;

- указанные лица могут начать защищаться, критиковать проведение аудита, спорить с наблюдениями.

Предварительный отчет должен быть основан на фактах, выявляющих проблемы и неэффективность всей системы, без ссылок на людей. В таком случае он будет более конструктивен.

На заключительной встрече председательствует ведущий аудитор. Экземпляры предварительного отчета можно раздать присутствующим или сначала сообщить его содержание устно. Применять тот или иной метод нужно в зависимости от того, насколько отрицательны результаты аудита. Кроме того, если отчет отдан для чтения, то внимание проверяемых будет сосредоточено на нем, а не на выступлении аудитора.

Независимо от метода ознакомления с отчетом, ведущий аудитор должен подчеркнуть важность корректировки тех областей, где были сделаны наблюдения и отметить участки, требующие повторного аудита после проведения корректирующих мероприятий.

Ведущий аудитор должен сохранять контроль над встречей и не вступать в дискуссию по выводам аудита. При проведении внутренних аудитов аудитор может давать рекомендации и помогать в разработке корректирующих мероприятий. При внешнем аудите аудитор может предложить подходящие методы, однако должен уведомить, что это не официальные рекомендации, а советы, и что выбор необходимых методов – задача не проверяющих, а проверяемых. Когда аудитор дает рекомендации, он становится как бы участником решения проблемы, берет на себя ответственность, следовательно, теряет независимость.

Заключительная встреча не должна занимать много времени. После ознакомления с предварительный отчетом, ведущий аудитор информирует проверяемую организацию о времени получения официального отчета и сроке, отведенном для проведения корректирующих мероприятий.