Классификация документов

Классификация документов - это их группировка по определенным отличительным признакам.

I. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не под­тверждают факта совершения хозяйственных операций, а по­этому не служат обоснованием для отражения их в учете.

Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или иного счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, подотчетных, матери­ально ответственных лиц и др.) они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расче­ты (например, ведомости начисления амортизации и износа основных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают непос­редственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

В практике учета предприятий документы распорядитель­ные, исполнительные и бухгалтерского оформления в от­дельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов до­кументов. Документы, которые по своему назначению вы­полняют функции двух и даже трех документов (распоряди­тельных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для исполнения кас­сиру, выполняет функцию распорядительного документа; после выдачи кассиром денежных средств и расписки по­лучателя на ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию доку­мента бухгалтерского оформления.

Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.

II. В зависимости от порядка отражения хозяйственных опера­ций документы различают первичные и сводные. Первичные до­кументы составляют в момент совершения хозяйственной опе­рации (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные доку­менты составляются на основании однородных первичных до­кументов путем группировки и обобщения их показателей (от­четы кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное зна­чение для систематизации и сокращения учетных записей.

III. По способу охвата хозяйственных операций документы под­разделяют на разовые и накопительные. Разовые документы ис­пользуют для оформления одной или нескольких операций, за­писываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей. К разовым относится большинство первичных доку­ментов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, наклад­ная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для на­чальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, нако­пительные документы используются для учетных записей толь­ко после того, как в них записана последняя операция и подве­ден итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационали­зации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйствен­ных операций в учете.

IV. По месту составления документы подразделяются на внут­ренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (посту­пающие от других предприятий и организаций).

V. По способу составления - документы, составляемые вручную и машинописным путем.