Контроль за исполнением хозяйственных договоров

Юрисконсульты не всегда привлекаются к планированию сде­лок и нередко узнают о необходимости заключить договор с контр­агентом тогда, когда этот вопрос уже решен руководством пред­приятия. Нередко бывает и так, что к ним обращаются лишь тогда, когда договор заключен без участия правовой службы, но возникла конфликтная ситуация с контрагентом по договору.

Необходимо привлекать правовую службу на стадии планиро­вания будущих сделок. Ведь именно на этой стадии весьма важно оценить правовые последствия возможного неисполнения обяза­тельств со стороны будущего контрагента, судебные перспективы споров, которые могут возникнуть. Это касается практически всех видов сделок, включая кредитные договоры.

На следующей стадии — заключения договоров (контрактов) — роль правовой службы трудно переоценить. Для коммерческих ор­ганизаций договоры (контракты) — это основные документы, в которых реализуется гражданская правоспособность соответст­вующих организаций. От качества текста договора (контракта) за­висит многое. Однако визированием договора не ограничивается участие правовой службы в договорной работе. Не менее важно обеспечить юридическое сопровождение договора (контракта), имея в виду использование правовых средств для обеспечения вы­полнения договорных обязательств (Приложение В).

Правовая служба организует работу или участвует в работе по предъявлению претензий к нарушителям договорных обязательств в тех случаях, когда предъявление претензий является обязатель­ным по закону или по условиям договора. Если в претензионном порядке не удается достичь разрешения спора, то правовая служба обеспечивает предъявление иска в судебные органы.

В тех случаях, когда к предприятию предъявляются претензии или иски, правовая служба готовит самостоятельно либо с участи­ем других подразделений отзывы по предъявленным требованиям.

Как правило, предприятие имеет множество договоров (кон­трактов) со своими контрагентами, поэтому целесообразно регла­ментировать порядок прохождения документации, связанной с подготовкой и заключением договоров (контрактов) и осуществле­нием контроля за их выполнением. Такая регламентация возможна в виде специального приказа (распоряжения) руководителя пред­приятия или стандарта предприятия.

Локальный акт предприятия по вопросу организации договор­ной работы регламентирует деятельность всех его подразделений и должностных лиц, связанных с подготовкой, прохождением, по­рядком визирования, подписания, отправления договоров, рас­смотрением разногласий, контролем за их реализацией.

Важно понять, что речь идет о том, чтобы исключить случаи подписания некачественных документов, когда устанавливаются нереальные обязательства, отсутствуют сроки их выполнения, до­говоры (контракты) подписываются лицами, не имеющими соот­ветствующих полномочий, не согласовываются цены на те или иные виды товаров, подлежащих поставке и т. п.

В случаях, когда законом предусматривается государственная регистрация договоров (контрактов), необходимо в локальном акте отразить, какое именно подразделение или должностное лицо бу­дет заниматься подготовкой и представлением соответствующих материалов для государственной регистрации.

Слабое место многих локальных актов по вопросам организации договорной работы — это недостаточная урегулированность или полное отсутствие упоминаний о контроле за выполнением договор­ных обязательств. При этом речь идет как о собственных договор­ных обязательствах, так и об обязательствах партнеров по договору. Для контроля за выполнением собственных договорных обяза­тельств необходимо определить конкретные службы, отвечающие за снабжение сырьем, материалами, оборудованием, производство и реализацию товаров, подлежащих поставке. Для контроля за выпол­нением обязательств контрагента по договору следует определить те службы, которые обязаны незамедлительно информировать руково­дство предприятия о случаях срыва поставок продукции на предпри­ятие, подготавливать и передавать правовой службе материалы для предъявления претензий и (или) исков. В зависимости от конкрет­ных условий возможен вариант, когда соответствующие службы го­товят претензионные материалы самостоятельно.

Одним из этапом построения договорной работы является оформ­ление процедуры визирования. Это внутренняя процедура, заклю­чающаяся в проставлении уполномоченным работником организации подписи на договоре в подтверждение того, что соответствующая функциональная служба ознакомлена с договором и он соответствует интересам организации в части условий, проверка соответствия кото­рым возложена на данного работника. Будучи внутренней процеду­рой, визирование не оказывает влияния на заключенность либо неза­ключенность договора, равно как и на права и обязанности соответст­вующего предприятия в отношении третьих лиц.

Подчеркнем, что визирование не является обязательной процедурой, но его введение позволяет достичь как минимум следующих целей:

- ознакомить ключевых участников бизнес-процессов с возни­кающими у предприятия обязательствами;

- уменьшить риски в деятельности субъекта хозяйствования путем предварительной проверки законности и целесообразности совершаемых хозяйственных операций.

Очевидно, что введение процедуры визирования приводит к небольшому замедлению обращения внутренней информации. По­этому необходимость ее введения каждый субъект хозяйствования определяет самостоятельно в зависимости от объемов производст­ва, внешних и внутренних рисков и численности персонала.

Визирование проектов договоров осуществляется в следующем порядке:

1) договоры с поставщиками-нерезидентами и покупателями-нерезидентами визируются исполнителем, его начальником, на­чальником финансово-экономического отдела (далее — ФЭО), главным бухгалтером, начальником отдела организации внешне­экономической деятельности (далее — ООВЭД), начальником юридического отдела;

2) договоры с поставщиками-резидентами визируются испол­нителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалте­ром, начальником юридического отдела;

3) договоры с потребителями визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО и начальником юридического от­дела. Допускается тиражирование стандартных бланков договоров с единожды проставленными визами;

4) договоры аренды и хранения визируются начальником юри­дического отдела, начальником ФЭО и главным бухгалтером;

5) иные договоры, связанные с основной деятельностью по за­купке и реализации товаров, визируются исполнителем, его на­чальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером и начальни­ком юридического отдела;

6) договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности, визируются исполнителем, его начальником, началь­никами функциональных служб в зависимости от наличия в дого­ворах условий, проверяемых соответствующими службами, и на­чальником юридического отдела.

В свою очередь, визированием договора следующие должност­ные лица подтверждают:

-Начальник ООВЭД — что все условия договора в части со­блюдения внешнеэкономического законодательства соблюдены;

- главный бухгалтер — что договор соответствует требовани­ям бухгалтерского учета и в нем присутствуют все условия, необ­ходимые для осуществления бухгалтерского и налогового учета при исполнении договора;

- начальник ФЭО — что условия договора в части экономического обоснования выбора поставщика, условия о порядке расчетов соответ­ствуют интересам, заключение договора экономически целесообразно;

- начальник юридического отдела — что условия договора в части порядка, сроков рассмотрения и разрешения споров и пре­тензий соответствуют интересам, проект договора не нарушает действующее законодательство Республики Беларусь и локальные акты, договор оформлен без нарушений.

Довольно редко на практике проект договора подписывается в редакции, первоначально предложенной каким-либо из участников гражданско-правовых отношений. Логичным следствием такой си­туации выступает необходимость регламентировать процедуру внесения изменений в проект договора и согласования его условий до момента заключения. При этом ключевым моментом данной процедуры является определение лица, занимающегося урегулиро­ванием разногласий с контрагентом по условиям договора.

В случае наличия замечаний к проекту договора у визирующих его лиц данные замечания излагаются исполнителю, который обя­зан провести переговоры с контрагентом, объяснив последнему необходимость корректировки проекта договора и позицию орга­низации в части оспариваемых условий.

Возможны две группы замечаний к условиям договора — замечания в связи с нарушением проектом договора действующего законодательст­ва Республики Беларусь и замечания, продиктованные потребностью усилить положение субъекта хозяйствования но отношению к контр­агенту либо исключить дискриминирующие организацию условия.

Первая группа замечаний в обязательном порядке должна быть учтена исполнителем и внесена в проект договора. Допускается оставление проекта договора в первоначальной редакции, если ис­полнителем проведены переговоры по замечаниям второй группы, контрагент отказывается корректировать проект договора, сущест­вует реальный риск нанесения ущерба интересам предприятия от­казом контрагента от заключения договора, а риск возникновения негативных последствий в случае заключения договора на услови­ях контрагента нивелируется длительностью хозяйственных отно­шений и устойчивой деловой репутацией контрагента. В случае отказа контрагента от принятия замечаний второй группы и заклю­чения договора на первоначальных условиях руководитель соот­ветствующего подразделения по соответствующей номенклатуре продукции обязан взять под свой контроль исполнение договора с целью предупреждения нарушения его условий со стороны пред­приятия и применения санкций.

Изменение условий проекта договора, как правило, осуществляет­ся путем внесения исполнителем измененных условий в его текст. В случае если проект договора уже подписан контрагентом, исполни­тель совместно с юридическим отделом оформляет протокол разно­гласий к проекту договора. Изменение условий внешнеторгового до­говора, как правило, оформляется путем составления дополнительно­го соглашения к договору. До подписания протокола разногласий и (или) дополнительного соглашения исполнитель обязан провести переговоры с контрагентом относительно наличия препятствии к подпи­санию им протокола разногласий. В случае отказа от подписания про­токола разногласий договор является незаключенным и исполнителю запрещается его использовать в своей деятельности.

Допускается внесение в проект договора (за исключением внеш­неторговых) редакционных изменений, не касающихся прав и обяза­тельств сторон договора (исправление описок, опечаток, неверного указания фамилий, имен, отчеств, законодательно закрепленных терминов и т. д.), путем корректировки текста договора. Изменения, касающиеся прав и обязанностей сторон договора, оформляются пу­тем подписания дополнительных соглашений к нему.

Отдельным этапом договорной работы является подписание до­говоров, что, в свою очередь, требует регламентации полномочий по их подписанию. Особенно актуальным данный вопрос становится для крупных предприятий, в которых исполнительный орган физи­чески не способен собственноручно подписать все договоры, да и не должен это делать в силу необходимости сконцентрировать свои усилия на стратегических вопросах развития субъекта хозяйствова­ния. Подписание договоров тесно связано с распределением полно­мочий между директором, его заместителями и иными лицами.

Если договор подписывает лицо, не указанное в преамбуле договора, в договоре делается отметка с проставлением косой черты и указанием должности, фамилии, инициалов лица, под­писавшего договор, а также его полномочий (исполнение обя­занностей генерального директора на основании устава, дейст­вие на основании доверенности).

Печать организации, как правило, проставляется на договорах, подписанных генеральным директором, его заместителями, глав­ным инженером. Допускается проставление печати на документах, являющихся приложениями к договорам и подписанных иными работниками субъекта хозяйствования, а также на иных докумен­тах для подтверждения их происхождения от предприятия. Отсут­ствие печати на договоре не влияет на заключенность договора, подписанного уполномоченным лицом.

Вопросы, связанные с присвоением реквизитов проекту догово­ра, а также хранением документов, являются составной частью до­кументооборота организации и в значительной степени зависят от специфики ее деятельности.

При заключении договоров исполнитель присваивает договору номер, состоящий из следующих частей: номер структурного под­разделения, номер по порядку в данном структурном подразделе­нии, год заключения. Если договор является разовым, индекс «год заключения» не ставится.

При заключении иных договоров, в том числе с поставщиками, используются реквизиты, присвоенные договору контрагентом. При заключении договоров аренды номер присваивается договору по порядку с соответствующим индексом в зависимости от место­нахождения арендуемого имущества.

Структурные хозяйственные отделы регистрируют заключен­ные договоры с поставщиками продукции в специальном журнале в хронологическом порядке. Допускается вести электронный учет заключенных договоров. Заключенные договоры хранятся в отделе, который их зарегистрировал, с разбивкой по поставщикам.

В аналогичном порядке в отдельном журнале регистрируются заклю­ченные договоры и направленные проекты договоров с потребителями. Договоры аренды регистрируются в книге договоров аренды юридическо­го отдела и хранятся в данном отделе с разбивкой по базам и годам.

Ответственность за ведение журналов и книги регистрации до­говоров, своевременность внесения записей, их достоверность, возлагается на начальника соответствующего подразделения.

Все остальные договоры хранятся в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля с разбивкой по годам в хронологиче­ском порядке.

Договоры со всеми документами и приложениями хранятся в соот­ветствующих отделах в течение всего периода их действия, а после его окончания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводст­ву организации, сдаются в архив по истечении установленного срока, но не ранее истечения срока исковой давности с момента осуществле­ния последней поставки либо последнего платежа по договору.