Организационная форма, наименование кадровой службы предприятия

Создание кадровой службы в организации является объектив­ной необходимостью. Государство обязывает каждое юридическое лицо осуществлять определенные функции, связанные с учетом привлечения и использования труда работников. Отдельные лица, выполняющие такие функции, исходя из профессиональных обя­занностей, именуются «кадровой службой».

Упомянутые функции составляют следующую группу:

- учет личного состава, формирование и ведение личных дел;

- оформление приема, перевода, увольнения работников, пре­доставление им отпусков;

- прием, заполнение, ведение и выдача при увольнении трудо­вых книжек работникам;

- оформление карточек пенсионного страхования;

- составление отчетности по кадрам;

- выдача справок о настоящей и прошлой работе.

Подобная деятельность в полном объеме должна осуществляться каждой организацией. Поэтому с самого ее создания в состав кадровой службы на профессиональной основе принимаются работники, удовле­творяющие соответствующим квалификационным требованиям.

Безусловно, перечисленные выше функции кадровой службы не являются исчерпывающими. Существуют и другие, достаточно мноначисленные. Но их выполнение наряду с приведенными становится необходимым на последующих стадиях развития организации, приоб­ретения дополнительных направлений ее деятельности. Увеличение функций влечет расширение кадровой службы либо передачу отдель­ных из них другим структурным подразделениям организации.

Кадровая служба организации, как правило, функционирует в виде отдельного структурного подразделения и традиционно име­нуется отделом кадров. В ряде коммерческих организаций отдел кадров выполняет роль по обслуживанию персонала, а функция управления им передается иным подразделениям — службе безо­пасности, совету директоров, некоторым департаментам и др.

Во вновь создаваемых и развивающихся организациях кадровая служба может получать другое наименование. Оно возникает в слу­чае перемены направления деятельности и интересов организации, существенных структурных и организационных изменений и зави­сит от профессиональных, деловых качеств руководителя организа­ции и, конечно, работников кадровой службы.

Наименование «кадровая служба» может быть отражено в уч­редительных документах организации и обязательно присутствует в ее штатном расписании.

Несмотря на то что кадровая служба может иметь различное наименование и к ее работе могут привлекаться другие подразде­ления, в организации должен выполняться весь комплекс прису­щих ей задач и функций.

Положение кадровой службы в организации может быть раз­личным. Оно определяется:

- степенью развития и особенностями деятельности организации;

- отраслевой и производственной спецификой организации;

- численностью работников;

- содержанием и сложностью задач, решаемых организацией;

- сложившимися традициями организации;

- профессиональным уровнем работников кадровой службы и др. В случае если кадровая служба функционирует в виде отдель­ного структурного подразделения, она состоит из руководителя и нескольких работников.

Наиболее распространены следующие должности работников кадровой службы: начальник отдела кадров, менеджер по персона­лу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам.

Прием работников на эти должности осуществляется в тех случа­ях, когда появляется необходимость в выполнении ими обязанностей.

В организациях с численностью работников 50—100 человек кадровая служба может состоять из одного работника. Встречаются организации, в которых работа с кадрами распределена между от­дельными работниками. Оформляет документы, например, секре­тарь или бухгалтер; правовые вопросы, связанные с применением трудового законодательства, решает юрисконсульт и т. п. Конечно, к их обязанностям не относится ведение кадровой работы. Но тру­довое законодательство предоставляет право нанимателю при оп­ределении трудовой функции конкретного работника обязывать работать на условиях совмещения по нескольким профессиям, спе­циальностям, должностям с указанием квалификации. Подобные вопросы должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника.

Следует отметить, что правильно сформированная структура кадровой службы положительно влияет на процесс принятия реше­ний в организации, свидетельствует об уровне профессиональной культуры и квалификации персонала.

На практике часто возникает вопросы определении числен­ности кадровой службы в соответствующей организации.

ТК определяет, что нормы труда (в том числе нормативы чис­ленности) устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда, а для от­дельных категорий работников — также с учетом физиологических и половозрастных факторов (ст. 86). Указанные нормы устанавли­ваются нанимателем с участием профсоюзов (ст. 87 ТК).

Законодательного акта, регулирующего вопросы численности кадровой службы, нет. Однако для определения необходимой чис­ленности работников кадровой службы можно использовать мето­дологию, изложенную в Типовых нормах времени на работы по комплектованию и учету кадров, разработанных в 1988 г. Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы работни­ков, оформление и учет трудовых книжек, составление статистиче­ской отчетности по учету личного состава, составление справок, разработку планов и расчет численности, табельный учет, другие работы работников отдела кадров.

Оценивая Типовые нормы с учетом современных требований, следует подчеркнуть, что они не всегда учитывают нынешние усло­вия труда работников отдела кадров (в частности, компьютеризацию работ). Кроме того, подсчет трудовых затрат й расчет численности работников по данным Типовым нормам является нелегким делом.

Для определения численности работников необходимо исполь­зовать межотраслевые и отраслевые нормативы по труду. Причем они должны быть приведены в соответствие со спецификой произ­водства соответствующей организации, выполняемым объемом работ ее отдела кадров с другими конкретными факторами.

Практика показывает, что основными объективными фактора­ми, влияющими на определение численности работников отдела кадров, являются:

- численность работников организации;

- круг функций, вменяемых в обязанности кадровой службы;

- количество работников, принимаемых на работу в организа­цию и увольняемых в течение года;

- условия, в которых работники кадровой службы выполняют свои обязанности (наличие оргтехники, персональных компьюте­ров и др.).

При необходимости численность работников может быть рас­считана самостоятельно организацией либо по просьбе ее работ­ников научно-исследовательским учреждением по труду.