Контакты с потенциальными донорами

Непосредственным контактам и даже письменным обращениям должен предшествовать предварительный телефонный звонок в офис потенциального донора. Во время этого разговора, предварительно представившись, фандрейзер сообщает о намерении его организации обра­титься за поддержкой, уточняет наименование и адрес организации-донора, фамилии, имена и т. д. первых лиц фирмы или должностных лиц, которым необходимо на­править предложение. Все эти сведения может сообщить секретарь приемного офиса или референт фирмы. Беспо­коить первых лиц на этом этапе нет необходимости.

После таких предварительных звонков осуществля­ется рассылка письменных обращений с предложениями оказать поддержку конкретному проекту. Текст обраще­ния должен быть кратким, лучше — не менее одной стра­ницы, но не более 2-3 страниц. Текст предложения дол­жен отвечать ряду требований формального и содержа­тельного плана:

Обращение — в идеале должно быть персонифициро­вано. Стиль письма, манера обращения должны быть соответствующие — при­глашение (с чувством собственного достоинства) к парт­нерству в реализации интересного проекта.

Собственно текст должен с самого начала, желатель­но в одной фразе содержать суть предложения. Получатель письма должен сразу, без долгих, предисловий понять, что собственно ему предлагается.

Затем должны следовать сведения о сроках и местереализации предлагаемого проекта или программы.

Необходимо также сообщить об уникальности и социальной значимости предлагаемого проекта.

Далее в письме должны следовать сведения об орга­низаторах (координаторах) реализации проекта (органи­зации или лицах), а также об их компетентности, имев­шемся опыте проведения аналогичных работ.

Важно сообщить также об отношении органов влас­ти к данному проекту, даже если они не выделяют средств на его реализацию, важно знать — в курсе ли властные инстанции, поддерживают ли они эту деятельность. Та­кие поддержка и одобрение важны для уверенности до­норов в том, что их не втягивают в сомнительную махи­нацию, привлекательности развития PR фирмы по отно­шению к органам власти и т. п.

В обращении должны также содержаться сведения о других потенциальных или реальных донорах, которые также проявили интерес к данному проекту или на чью " поддержку фандрейзеры рассчитывают.

Полезно также сообщить, привлечено ли к програм­ме внимание СМИ и каких, будет ли освещаться реали­зация проекта, заключительное мероприятие в СМИ.

Интерес у адресата, несомненно, могут вызвать све­дения о льготах и преимуществах, которые может дать, ему поддержка данного проекта (реклама, налоговые льго­ты, преимущества сотрудникам и их семьям и т. п.).

Необходимо сообщить также, на что именно необхо­димы средства поддержки. При отсутствии таких сведе­ний возникают вполне обоснованные подозрения, что либо организаторы — типичные «романтики» и толком не пред­ставляют экономическую сторону дела, либо они пытают­ся испрашивать деньги на факт собственного бытия. Кон­кретные суммы в предварительном обращении лучше не сообщать, так же как и прикладывать конкретную смету расходов. Но формированию доверия донора к заявите­лям будет способствовать фраза типа «С полной сметой расходов Вы можете ознакомиться при личной встрече».

Полезно также ближе к концу текста предупредить адресата, что в течение ближайшей недели после получе­ния им обращения его будут беспокоить телефонным звонком относительно договоренности о возможности личной встречи для конкретного обсуждения возможного сотруд­ничества, во время которой он получит дополнительную информацию.

И, наконец, в основном тексте обращения должны содержаться сведения о контактном телефоне и конкрет­ных лицах, у которых потенциальный донор может по­лучить дополнительные сведения.

Подписан текст обращения может быть как органи­заторами проекта (эти сведения могут ничего не гово­рить адресату), так и кем-то из известных лиц с репута­цией входящих в группу поддержки проекта.

Обращение может дополняться приложениями (инфор­мационными материалами, откликами в прессе и т. п.). Однако на этом, сугубо предварительном этапе не следует перегружать адресата информацией. Лучше оставить предъявление этих документов и материалов до личной встречи.

При любом исходе контактов по поводу конкретного проекта профессиональный подход к фандрейзингу пред­полагает выстраивание долговременных отношений с до­норами — реальными и потенциальными. Этой цели слу­жит формирование у них чувства сопричастности, ответ­ственности за дело фандрейзерной организации. Для этого необходимо ненавязчиво, но систематически втягивать доноров в орбиту интересов вашей организации. Подоб­ная деятельность по созданию благоприятной почвы для развития отношений с донорами («окучивание») может включать в себя: ознакомление доноров с планами рабо­ты, новыми программами; информирование о проводи­мых мероприятиях; знакомство с итогами работы, отче­тами о реализации проектов; приглашения на заседания правления и прочие мероприятия; рассыл билетов, при­глашений, программ. Эти и другие действия могут быть направлены на первых лиц и лиц, принимающих реше­ния по поводу фандрейзинга, других сотрудников, кол­лективы, членов семей.

Если поддержка оказывается вследствие личных сим­патий ответственных лиц, спонсируемая организация и проект оказываются весьма уязвимыми. Чем глубже кор­нями уйдет спонсорство в деятельность некоммерческой организации, тем дольше будут продолжаться обязатель­ства спонсора, а значит, успешнее будет проект. Важным условием успеха является поддержание тесного контак­та со спонсором в течение всего периода осуществления проекта. Чем теснее сотрудничество, тем успешнее будет проект, а это обещает и более продолжительную даль­нейшую связь со спонсором.