Понятие системы управления базами данных. Реляционная база данных. Проектирование базы данных реляционного типа с использованием MS Access. Ключевые поля. Связи
База данных (БД) - набор данных, организованный специальным образом для хранения и обработки информации о предметах или явлениях. Для выполнения различных действий над базами данных используют специализированное программное обеспечение, относящееся к классу систем управления базами данных (СУБД). Представителем программ этого класса является Microsoft Access (МА), который входит в состав пакета Microsoft Office. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Сила реляционных баз данных, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Этапы проектирования базы данных 1. Определение цели создания базы данных. 2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. 3. Определение необходимых в таблице полей. 5. Определение связей между таблицами. 6. Обновление структуры базы данных. 7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. Определение цели создания базы данных На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц. В рассматриваемой задаче есть 3 предмета: товар, заказ и заказчик или клиент. Очевидно понадобится описания продаваемых товаров, сведения о заказанных товарах и информация о заказчиках. Определение таблиц, которые должна содержать база данных Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами. 1. Информация в таблице не должна дублироваться; не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте, это исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. 2. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных. Следовательно, для решения поставленной задачи необходимо создать 3 таблицы: Товары, Клиенты и Заказы. Определение связей между таблицами Разные таблицы могут содержать разную информацию об одном и том же объекте. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать уникальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. В зависимости от количества полей, информация по которым позволяет индивидуально идентифицировать каждую запись в таблице, различают простой и составной первичный ключ. Для обеспечения возможности связи между таблицами значения первичного ключа переносятся в другую таблицу. Созданное таким образом поле принято называть внешним ключом. Обновление структуры базы данных После проектирования таблиц необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать до тех пор, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных. Добавление данных и создание других объектов базы данных Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Ключевые поля — это поля, однозначно идентифицирующие своим значением конкретную запись. Для создания ключевого поля: 1. Поставьте курсор ввода в соответствующем поле. В нашем случае это - поле Код товара. 2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните по знаку «ключа» на панели инструментов. Ключевое поле автоматически становится индексированным. Связывание таблиц Если в запрос включено несколько таблиц, как в нашем случае, МА должен знать, как именно следует объединить данные из этих таблиц. Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД и осуществляются по полям, значения которых соответствуют друг другу. Если в таблицах имеются поля с одинаковыми названиями и типами и в одной из таблиц такое поле является ключевым, в запросе автоматически определяется связь, на основе которой будет произведено объединение данных. Связь между таблицами можно установить и вручную. Для этого: Выделите поле в одной таблице и перенесите его к полю в другой таблицы, с которым его следует объединить. Чтобы удалить объединение таблиц необходимо выделить соответствующую линию объединения и нажать клавишу Del. Теперь, когда определены таблицы, участвующие в запросе и установлена связь, следует указать, какие поля необходимо включить в выборку. Чтобы включить поле в запрос, поместите указатель на имя поля списка полей нужной таблицы, нажмите кнопку мыши, и не отпуская ее, перенесите поле в ячейку строки «Поле». Для включения всех полей таблицы в запрос следует перенести знак «*», находящийся в начале списка полей. Чтобы произвести выборку записей, согласно каким-то условиям определите их в строке "Условие отбора".
|
