Объекты базы данных MS Access. Перечень, назначение. Экспорт объектов. Режимы работы с объектами базы данных

1. Таблицы - основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

2. Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

3. Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

4. Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

5. Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

6. Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули или использовав готовые.

1. В окне базы данных выберите имя объекта, который нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт.

2. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект.

3. Дважды щелкните значок базы данных, в которую экспортируется объект.

4. В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта (или используйте текущее имя). При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — «структура и данные» или «только структура».

Сохранение содержимого объекта в файле формата Microsoft Excel

3. В окне базы данных выберите имя сохраняемого объекта. Чтобы сохранить часть таблицы, откройте ее и выберите нужные данные перед продолжением.

4. Выберите в меню Файл команду Экспорт.

5. В поле со списком Тип файла выберите Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97 - 2003.

6. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет сохранен объект.

7. Введите имя в поле Имя файла (или используйте предложенное имя).

8. Установите флажок Сохранить формат.

Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Excel

1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Чтобы сохранить лишь выделенную область таблицы, откройте таблицу и выделите ее часть.

2. В меню Сервис выберите команду Связи с Office, а затем команду Анализ в Microsoft Excel.

С каждым объектом базы данных возможна работа в режиме Конструктора, и в основном режиме объекта.

Режим Конструктора используется для создания и изменения структуры объекта, основной режим объекта используется для обработки данных средствами, предоставляемыми объектом: например режим Форма, режим Отчёт и т.п.

Переключение между режимами: Вид, выбрать режим.

Создание базы данных с помощью мастера

Если при запуске Microsoft Access открывается окно диалога, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое окно диалога, выполните:

1. Файл, Создать.

2. В разделе DATABASE с помощью просмотра выберите нужный шаблон и дважды щелкните по значку шаблона базы данных.

3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Далее следуйте инструкциям Мастера.