Настройка проверки данных

После определения типа проверки, которая будет использоваться в ячейках листа, настройка параметров проверки может быть выполнена с помощью команды Проверка (меню Данные). Инструкции по настройке содержатся в книге-образце, которую можно загрузить по ссылке из этой статьи, а также в справке Microsoft Excel 2002. Ниже дан общий обзор настройки процедуры проверки.

37. Настройка электронной таблицы Начните с ввода данных и формул в электронную таблицу. Если используется список доступных записей, введите этот список и присвойте ему имя.

38. Определение параметров ячеек Начиная с первой подлежащей проверке ячейки, задайте в диалоговом окне Проверка вводимых значений нужный тип проверки, сообщение для ввода и сообщение об ошибке, если такие сообщения требуется.

39. Настройка проверки для других ячеек Часто можно сэкономить время за счет копирования параметров проверки из первой ячейки в остальные ячейки с последующей настройкой.

40. Проверка правил проверки данных Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки установлены правильно и сообщения появляются в нужный момент. Для внесения изменений в параметры проверки воспользуйтесь командой Проверка. После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры.
5. Настройка списка допустимых значений Чтобы пользователи не могли самостоятельно изменять этот список, его можно поместить в другую книгу, настроить проверку данных, скрыть книгу, содержащую список, и защитить ее паролем. Пароль на книгу поможет защитить электронную таблицу, содержащую список, от других пользователей.

6. Применение защиты в случае необходимости Если требуется защитить лист или книгу, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Перед установкой защиты книги убедитесь, что все проверяемые ячейки разблокированы, иначе пользователи не смогут вводить данные в ячейки.

7. Открытие общего доступа к книге в случае необходимости Если требуется открыть общий доступ к книге, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Если книга открыта для общего доступа, изменение параметров проверки данных невозможно, пока не будет закрыт общий доступ, однако проверка указанных ячеек такой книги программой Microsoft Excel будет осуществляться по-прежнему.

8. Проверка результатов на недопустимые данные После ввода данных в таблицу пользователями эти данные можно проверить на допустимость как описано ниже в данной статье.

Просмотр сообщения для ввода Если щелкнуть проверяемую ячейку или перейти в нее с помощью клавиш со стрелками, в окне помощника или в отдельном окне сообщения появляется сообщение для ввода. Если ячейка снабжена раскрывающимся списком, справа от ячейки появляется кнопка со стрелкой.

Ввод данных Пока пользователь вводит данные или нажимает кнопку со стрелкой, чтобы выбрать нужное значение из списка, сообщение для ввода остается на экране (раскрывающийся список может закрыть часть сообщения).

Ввод допустимых данных Если пользователь вводит допустимые данные и нажимает клавишу ВВОД, данные заполняют ячейку.

Ввод недопустимых данных Если пользователь вводит данные, которые не соответствуют заданным условиям, и на случай ввода таких данных предусмотрено сообщение об ошибке, указанное сообщение появляется в окне помощника или в отдельном окне сообщения. Пользователь может прочесть сообщение и решить, что делать дальше.

 

Выборка данных в электронных таблицах.

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.

Для использования автофильтра нужно:

1. установить курсор внутри таблицы;

2. выбрать команду Данные - Фильтр - Автофильтр;

3. раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;

4. выбрать значение или условие и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно выбрать строку все в раскрывающемся списке фильтра или выбрать команду Данные - Фильтр - Отобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и повторно выбрать команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр (снять флажок).

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.