Выбор корпоративной информационной системы (КИС)
Оценка существующего рынка информационных систем управления предприятия (ИСУП) или КИС должна осуществляться на основе нескольких критериев: - Стоимость ИСУП/КИС (совокупная стоимость владения). - Цена на сервисные услуги, предлагаемые фирмой владельцем информационного продукта (КИС). - Эксплуатационные затраты на поддержание и обновление ИСУП. - Сопоставимость КИС задачам фирмы и существующей внутренней структуре управления. - Минимизация изменений в программных комплексах при адаптации их к условиям работы, сложившимся в фирме. - Способность ИСУП обновляться в соответствии с ростом организации и происходящими в ней изменениями. Для классификации ИСУП/КИС, предлагаемых на сегодняшний день на российском рынке, полезно разделять их на крупные, средние и малые по следующему принципу: если внедрение 30-40 автоматизированных рабочих мест (АРМ) обходится предприятию (вместе со всеми услугами) в сумму более 500 тыс. долл. - это крупный проект, если 100-500 тыс. долл. - средний, если до 100 тыс. долл. - малый. В табл. 8.15 приведены основные ИСУП/КИС классов от MRP II до ERP/CSRP, предлагаемые в России для разного типа предприятий. Чтобы предприятие могло претендовать на освоение крупного проекта по внедрению ИСУП/КИС, его годовой оборот должен быть не менее 12,5-25 млн. долл. (чтобы иметь возможность отчислять 2-4 % на автоматизацию, как принято в международной практике). Малый проект КИС (из числа указанных в табл. 8.13) могут себе позволить предприятия с оборотом 2,5 - 5 млн. долл. Некоторые проблемы оценки совокупной стоимости темой и пути ее снижения описаны Вопрос выбора ERP-системы уже давно стал риторическим - мало кто сегодня сомневается в том, что такая система жизненно необходима для компании. Между тем, предоставляя определенное количество преимуществ для компании, ERP-системы стоят дорого. При этом становится актуальным вопрос о соразмерности ценности системы с затратами, связанными с ее приобретением, внедрением и использованием. Это вполне банальное утверждение становится более интересным для рассмотрения, если попытаться рассчитать не только стоимость покупки ПО и затраты на его внедрение (чем зачастую ограничиваются топ-менеджеры при выборе системы), а и некоторые скрытые затраты, вся общность которых формирует так называемую совокупную стоимость владения ERP-систtмой - TCO (Total Cost of Ownership). Оценить совокупные затраты использования информационной технологии сложно - приходится учитывать массу параметров и их связей друг с другом.
Таблица 8.15. Основные ИСУП/КИС
Кроме того, любые, даже приблизительные оценки, выглядят настолько внушительно, что способны отпугнуть даже решительно настроенного заказчика. Поэтому вопрос о ТСО информационного решения в подавляющем большинстве случаев либо старательно замалчивается, либо не возникает совсем. Между тем выбор ERP-системы без тщательной оценки ее ТСО напоминает любовь с первого взгляда, т.е. объектами рассмотрения и, впоследствии, выбора становятся только те, которые лежат на поверхности, и тем горче затем разочарование в несостоятельности длительных отношений. Романтика первого впечатления должна быть обязательно пропущена через призму адекватности всех затратных характеристик ценности, получаемой от системы.
Серьезность и абсолютную необходимость рассмотрения ТСО информационного решения в процессе его выбора для предприятия подтверждают исследования аналитического агентства Gartner Group. Анализ, проведенный Gartner Group, показывает, что полные расходы, направленные на поддержку и использование информационной технологии управления предприятием, превышают стоимость первоначальных инвестиций в пять (!) раз. Разумно ли выбирать ERP-систему, имея представление только о малой части ее стоимости? Какие дополнительные факторы затрат лежат за пределами видимой области? Как уже было сказано, все составляющие ТСО можно разделить на две категории: видимые, т.е. те, которые существуют в виде формальных прайс-листов и алгоритмизируемых процедур, и невидимые. К группе видимых факторов относятся следующие виды затратных категорий: - стоимость лицензии; - стоимость внедрения; - стоимость обновления; - стоимость сопровождения. Все эти категории, за исключением внедрения, имеют фиксированную стоимость и могут быть легко определены до момента заключения сделки. Следует отметить, что даже в «видимом спектре» стоимости ERP-систем могут использоваться скрытые механизмы ее увеличения, которые работают как sales tricks и призваны облегчить решение о выборе какой-либо конкретной системы. Способы такой маскировки обширны и безусловно представляют огромный интерес, однако это тема отдельной дискуссии. Остановимся более подробно на анализе невидимых категорий затрат. Невидимые. Дополнительные затраты возникают у каждого предприятия, установившего у себя ERP-систему. В свою очередь, невидимые компоненты затрат можно разделить на пять основных групп: Затраты на оборудование. Очевидно, что информационные технологии работают на специальном оборудовании, которое само по себе стоит немалых денег. К этой категории относятся приобретение или обновление компьютерного парка (здесь следует специально отметить, что современные информационные технологии весьма требовательны к производительности оборудования), организация систем бесперебойного питания и резервного копирования информации, прокладка или обновление локальной сети и т.д. Точно посчитать инвестиции в оборудование в привязке к ERP-системе - очень трудная задача. Ведь оборудование используется еще для десятка или более задач, не связанных с управленческими технологиями. Дополнительное программное обеспечение. Не всякая ERP-система является замкнутой. Многие требуют дополнительного ПО в виде базы данных, генераторов отчетности, специальных программных средств (биллинговые системы, системы документооборота, POS-терминалы) и т.д. Все это тоже стоит денег, зачастую немалых. Затраты на дополнительное ПО усугубляются еще и необходимостью поддержки и обновления этих компонент, поскольку все они являются самостоятельными программными продуктами и эксплуатируются по тем же правилам, что и сама ERP-система. Персонал. Адаптация персонала к новой технологии - весьма тонкий и чрезвычайно труднооцениваемый фактор. История внедрений ERP-систем знает примеры, когда полностью настроенные системы так и не были запущены в продуктивную эксплуатацию из-за неприятия или даже саботажа персонала компании новой технологии. Стоимость возможностей. Сложнее всего оценить стоимость возможных альтернатив. Что лучше - приобрести новую систему или вложиться в обновление старой, сделать все самим или заказать сторонний консалтинг или сервис? На такие темы можно рассуждать часами и не достигнуть бесспорного результата. Аргументация любой возможности может выглядеть весьма логично и убедительно. Нельзя забывать только о том, что информационные технологии сами по себе являются бизнесом, и бизнесом высоко динамичным. Это означает, что постепенно все устаревшие, но вполне удовлетворительно работающие технологии будут вытеснены новыми. Причем способы вытеснения встречаются самые неожиданные, например, замены ERP-системы в основном по причине ее несовместимости с продвинутой подсистемой финансового планирования. Технологическая новизна бизнес-систем всегда побеждает - это лишь вопрос времени. Другие. Сколько стоит простой компании в случае «падения» системы? Если у предприятия высокий дневной оборот, что характерно для торговых розничных или мелкооптовых компаний, то стоимость «падения» системы становится очень высокой. В этом случае очень важно правильно оценить степень и стоимость риска такой ситуации и, конечно, не поддаваться заверениям, что «падений» не будет никогда, они обязательно будут. Перечисленные категории и примеры скрытых затрат на эксплуатацию управленческих систем не претендуют на полноту по причинам их огромного разнообразия в различных бизнес-сферах и ограничений на размер публикации. Однако это создает почву для дополнительных оценок самого решения, а главное — для выработки процедур снижения ТСО. Как можно снизить TCO? Существует два основных способа снижения ТСО для ERP-решений - технологический и процедурный. 1. Технологический. Сама ERP'-система может иметь ряд технологических свойств, позволяющих существенно снизить объем затрат на ее внедрение и последующее использование. Например, в системе «АХАРТА» целенаправленно велась работа, нацеленная на максимальное снижение ТСО, что позволило придать ей следующие свойства: -ориентация на открытые технологии типа Microsoft делает интерфейс системы и правила работы с ней дружественными к приложениям, которые находятся в массовом пользовании (MS Exel, MS Word, MS access), что позволяет использовать наработанные привычки работы с другими системами и тем самым нивелировать реакцию отторжения нового продукта у пользователей; - использование промышленных баз данных типа MS SQL Server или Oracle вместо специально разработанных под конкретную ERP-систему существенно удешевляет их обслуживание - специалистов по этим базам больше, да и сами они дешевле, обучение этим продуктам дешевле и его легче получить; - упрощенная процедура обновлений позволяет произвести автоматическое сравнение обновленной системы с рабочей версией и локализовать работу по переносу модификаций; - возможность централизованного администрирования инсталляцией сисущественно разгружает системного администратора от рутин- ной работы по поддержке версии и позволяет ему обрабатывать большие количества пользователей системы. Такие технологические решения позволяют в разы сократить ТСО системы «АКСАПТА» по сравнению с системами аналогичного класса. 2. Процедурный. К любой информационной технологии можно применить некоторые административные меры, что повлечет снижение ее ТСО: - развить внутреннюю экспертизу по системе с целью самостоятельной отработки изменений в бизнесе. Это позволит существенно снизить расходы на дорогой консалтинг; - создать единый центр данных. Для разветвленных бизнес-структур эта мера позволит использовать одну версию системы, меньше технических ресурсов и один центр администрирования, вместо того чтобы организовывать свой отдел ИТ на каждом месте; - перевести переменные затраты в фиксированные. И это только схематический путь, который предстоит пройти каждой компании в стремлении создать информационную систему, которая помогает бизнесу, а не душит его внезапными расходами.
|
