Технологии систем электронного документооборота

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения электронных документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями.

Назначение систем электронного документооборота (СЭД) - организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Виды систем электронного документооборота:

· универсальные системы электронного документооборота (Electronic Document Management Systems - EDMS);

· средства групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· системы управления особыми видами документов (PDM-системы);

· специальные модули управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты:

· хранилище карточек (атрибутов) документов;

· хранилище документов;

· компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

1. Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля (уникальный номер документа, его название, автор, дата создания), общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения:

· использование собственного хранилища,

· стандартной СУБД,

· средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет:

· оптимизировать его под задачу хранения карточек,

· гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов),

· использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках.

К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл».

Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика.

К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird.

Однако такой подход имеет свои слабые стороны - реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то грех не воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

2. Хранилище самих документов.

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД.

Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права.

Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы.

При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.