Руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на коммуникациии и это понятно, если учесть, что руководитель должен реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обеспечении предприятия, планировании. Качество обмена информацией прямо влияет на качество и степень реализации целей (т.е. для успеха организации нужны эффективные коммуникации). Коммуникационные потребности в организации зависят от факторов внешней среды. Обсуждение, собрания, телефонные переговоры, отчеты, циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. Классификация коммуникаций: 1) Межуровневые коммуникации. Каждая организация имеет несколько уровней - это информация, которая проходит сверху вниз и внизу вверх. Информация внутри организации перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникации. Коммуникации по нисходящей - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов и конкретных заданий. Коммуникации по восходящей (снизу вверх) - они выполняют функцию оповещения высших уровней управления о том, что происходит в первичных подразделениях (так руководитель может узнавать о назревших проблемах и своевременно предлагать возможные варианты исправления дел). 2) Коммуникации между различными отделами. Организации состоят из множества подразделений. Обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Дополнительные выгоды заключаются в формировании равноправных отношений между ними. 3) Коммуникации между руководителями и рабочими группами. Они в целом позволяют повысить эффективность действий группы. В обмене информацией, как правило, участвуют несколько членов группы: «мозговая атака» (быстрое принятие решения); «мозговой марафон» (если проблема требует длительного времени решения от неск. часов до неск. суток). 4) Неформальные коммуникации. Организация может состоять из формальных и неформальных компонентов. Информация может проходить не только по формальным коммуникациям, но и по неформальным. Если формальная информация может проходить по формальным линиям коммуникаций неск. дней, недель, то по неформальным каналам - за несколько секунд (минут). Руководители их используют, чтобы принять более правильное решение. Типичная информация, которая передается по неформальным каналам: - предстоящее сокращение работников; - новые меры по наказанию за опоздание; - изменение в структуре организации; - будущие перемещения.
Обмен информацией в организации не всегда эффективен как хотелось бы. Часто передаваемые сообщения бывают неточными или неправильно понятыми: обмен информацией оказался неэффективным.
Коммуникативный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми. При обмене информацией отправитель и получатель проходят 4 этапа: 1) зарождение идеи. Идея еще не трансформирована в слова и не приобрела такой формы, в которой она могла послужить обмену. 2) Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель выбирает канал совместный для пользователя (почта, факс, тел.связь). 3) Физическая передача информации. 4) Декодирование - перевод символов отправителя в …
