ВОПРОС 14. Организация документооборота в учреждениях

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Движение документа в организации не может быть хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки.

Д. должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

– Прямоточность движения (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные движения исключены);

– Распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

– Необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);

– Единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Целью упорядочить Д., сократить количество и повысить качество имеет Государственная система документационного обеспечения управления. Но действующая ГСДОУ была разработана ВНИИДАД и утверждена в 1988 г. Она ориентирована на совсем иные экономические процессы, формы и методы управления. Опирается ГСДОУ на старую законодательную базу и не соответствует современным требованиям. Кроме того, существующая ГСДОУ не имеет нормативного характера.

Основным, и пока единственным нормативным документом, который регламентирует вопросы движения документов, в настоящее время является «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция закрепляет вопросы организации документооборота, организации доставки документов, приема, обработки и распределения поступающих документов, обработки и передачи отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов и т.д. Несмотря на свой адресный характер (инструкция регламентирует документооборот в федеральный органах власти), она содержит много общих положений, которые подходят для эффективной постановки документооборота в любой организации.

Д. состоит из следующих потоков:

– входящие (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений): постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма, запросы, отчеты, справки, письма, акты и заявления граждан;

– исходящие (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам): письма, распорядительные документы, отчеты, заключения, справки);

– внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах данной организации): протоколы, акты, докладные записки и т.д.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исх. и внутренних документов за определенный период времени.

Годовой объем документооборота – исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Для совершенствования Д. в организации нужно производить учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Учет позволяет по возможности сократить количество документов и выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе и размноженный и машинописный. Входящие документы можно учитывать по данным регистрационных штампов, исходящие по данным маркировальной машины, внутренние по данным регистрации. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов, подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Периодически результаты учета в организации обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководства в виде сводок, на основании которых вырабатываются меры по совершенствованию работы с документами.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой документов занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. При обнаружении недостачи вложений об этом делается специальная отметка при регисрации документа. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. При получении просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию.

Первичная обработка заканчивается сортировкой на:

- документы, подлежащие регистрации

- нерегистрируемые документы

- документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации

- документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Процесс регистрации – это снятие с документа реквизитов и занесение в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Входящие документы регистрируют в день поступления. В форму заносят следующие сведения: дата получения, входящий № (индекс), дата документа, индекс документа, регистрационный номер, автор, заголовок, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (все передачи документа), № дела.

Документы передаются на рассмотрение руководителю в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержание информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требуемые решения руководства. Если к документам надо подобрать дополнительные материалы, секретарь подбирает их и передает руководству вместе с поступившими документами. Руководитель рассматривает документы в день поступления. Решение руководства по документам отражается в резолюции (кому, что сделать, срок, подпись руководителя, дата).

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал входящей корреспонденции. После этого документы передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передают ответственному исполнителю.

Не передают на просмотр руководителю корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Они передаются непосредственно исполнителям.

Исполнитель получает документ в день их регистрации или на следующий день по указанию руководителя подразделения. Срочные документы передают немедленно.

Исполнение документа включает: сбор и обработку информации; подготовку проекта документа, оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством или руководителем структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает его на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассылку в организации. Исполнительно совершает такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры, подготавливая окончательное решение к намеченной дате.

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции;

- регистрация корреспонденции;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Получив документ в отправке, проверяется наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, если документ предназначен разовому корреспонденту – наличие адреса.

Проект документа (ответного или инициативного составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результаты работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Согласованный проект представляют руководителю организации или структурн. подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых готовился проект.

Подписанные документы регистрируют (регистр. номер и дату).

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Исх. документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый направляют адресату, второй подшивают в дело.

Организация создает в процессе деятельности массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам относят: инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, и др.

Порядок прохождения внутренних документов:

– составление проекта документа;

– изготовление;

– визирование проекта документа;

– подписание;

– регистрация;

– размножение и доставка исполнителям;

– контроль исполнения;

– подшивка исполненного документа в дело.

Руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект документа.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

В последнее время наблюдается отрицательная тенденция к увеличению объема документооборота в организациях. Это связано с отсутствием соответствующей регламентации организации делопроизводства на федеральном и местном уровнях. Часто отсутствие инструкции по делопроизводству в организации влечет за собой необоснованное увеличение количества документов, как входящих и исходящих, так и внутренних. Также на увеличение объема Д. оказало влияние появление копировальных аппаратов. Практика показывает, что в среднем с одного документа снимается до 19 копий.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Поэтому важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Система автоматизации делопроизводства позволяет:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводств. процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять недостатки в документообороте и работе персонала.

2. При переходе на работу с электронными копиями документов исключить возможность их утери, и свести поиск документа к считанным секундам. Для этого достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению экспертов около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.