ВОПРОС 16. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация работы с документами в учреждении предусматривает создание системы контроля исполнения документов. Система контроля необходима для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

– Постановку документов на контроль,

– Проверку своевременности доведения документов до исполнителей,

– Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа,

– Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения ОРД осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству). Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

– кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

– какие документы ставятся на контроль;

– этапы контроля исполнения документов;

– сроки исполнения документов;

– формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);

– отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

– ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

– работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

– обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, регламентируется должностной инструкцией.

Для правильной организации деятельности по контролю исполнения документов и ее нормативного обеспечения в учреждении должен быть перечень документов, подлежащих контролю в канцелярии, который целесообразно включить в инструкцию по делопроизводству. В этот перечень включаются документы правительственных и вышестоящих органов, распорядительные документы руководства организации, обращения граждан, документы, отражающие деятельность данной организации и поступившие из других организаций, содержащие конкретные сроки исполнения.

Контроль исполнения документов в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений, по существу, ведут руководители подразделений и ответственные исполнители; контроль сроков исполнения документов ведет служба контроля, которая структурно входит в канцелярию (общий отдел, отдел делопроизводства). В небольших организациях функция службы контроля может выполнять один из работников канцелярии или секретарь.

Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в подразделение и находящихся у исполнителей, ведут ответственные за делопроизводство в подразделении (секретари структурных подразделений).

Основными задачами службы контроля исполнения документов являются:

1. Отслеживание хода исполнения и фиксации сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

2. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, доведение этих сведений до руководства учреждения;

3. Выработка предложений по улучшению организации работы с документами в учреждении и повышению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документе, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.