Система отчетной документации

Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документа­ция учреждения состоит из нескольких комплексов документов: го­сударственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок состав­ления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления го­сударственной статистической отчетности в РФ, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабаты­ваются министерствами и ведомствами. Центральный банк РФ, Государственная налоговая служба РФ и Министерство финансов РФ пред­ставляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой от­четности, обязательные для всех организаций. Формы ведомствен­ной отчетности готовят федеральные органы исполнительной влас­ти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетности представляются в установленные сроки соответствующим террито­риальным органам. По срокам представления она может быть де­кадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные доку­менты составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или выше­стоящей организации, Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетности со­ставляются на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свобод­ной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки от­четного характера являются: наименование организации, наимено­вание подразделения (если это отчет или справка о работе подразде­ления), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отче­тах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или дол­жностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела.,.»); отчетный период (на 2004 г., за период с января по июнь 2003 г., за 1-й квартал 2003 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности рас­положения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.