Система информационно - справочной документации

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенность: это документы идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю

Справки — документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описа­ние и подтверждение тех или иных факторов и событий.

Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяю­щие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждени­ям, 2) справки информационного характера, составляемые по запро­су или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указа­ния в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о ко­тором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат».

Справки информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют листах фор­мата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указани­ем наименования структурного подразделения. Справка, направля­емая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.

Справки бывают служебного (представляются по запросу вышестоящих организаций) и личного характера (выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы, зарплаты, стажа и т.д.).

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе.

Докладные записки могут быть внутренними, т. е. направляе­мыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (доклад­ная записка), дата, адресат, заголовок, текст, подпись составителя (с указанием должности, фамилии и инициалов). Оформляется на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполне­ние поручений).

Отличие от докладных – не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату (дата ее подписания составителем). Текст должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего иди подтверждающие факты. Краткость, четкость.

По содержанию объяснительные записки делятся на две груп­пы:

1) записки, являющиеся приложением к основному документу;

2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполните­лем.

Акт — документ, составленный несколькими лицами, для подтверждения установленного факта, действия или события.

Разно­видности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт при­ема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентариза­ции, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или по­стоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней ука­зываются: основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ), перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печа­тается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фами­лия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учрежде­ний). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой стро­ки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном по­рядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, ана­лизируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должнос­ти перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заго­ловок («Акт списания материальных ценностей»). Некоторые разновидности актов утверждаются руководите­лем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о нали­чии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется от­метка: ознакомлены (подпись, дата).

Доверенность — документ о предоставлении права доверен­ному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в ГК РФ ст. 185 п.1: доверенностью признается письменное уполно­мочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверен­ностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

Официальные доверенности — это доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-матери­альных ценностей, совершение сделок или других действий от име­ни предприятия. В тексте указывается должность и паспортные дан­ные доверенного лица/наименование организации, в которой про­изводится деятельность по доверенности, вид действий, образец под­писи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгал­тером, если она связана с денежными или материальными ценнос­тями, проставляется печать организации. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей.

Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ организация вправе удостоверять доверенности на получение з/платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями. Эти доверенности не подлежат нотариальному удостоверению.

Личныедоверенности выдаются от лица доверителя (граждани­на) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются рек­визиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заве­рившего доверенность), печать того предприятия, в котором довери­тель учится, работает.

Если в доверенности срок действия не ука­зан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи. Законодательством установлен максимальный срок действия доверенности – три года. Доверенность, в которой указано, что выдана на неопределенный срок или на время работы сотрудника, не имеет юридической силы.

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить ее, в обязательном порядке известив об этом: лицо, которому она выдана; известных третьих лиц, перед которыми выдана доверенность. (ст. 188 ГК РФ). Составляется справка об аннулировании доверенности и полномочий поверенного лица. Учет доверенностей на выдачу материальных ценностей ведет бухгалтерия. Ведется в форме журнальной регистрации.

Служебные письма организации составляются по самым различ­ным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояс­нений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вы­шестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты — адресат, заголовок к тек­сту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются долж­ностным лицом в рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма — это пись­ма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы по своему содержанию носят зависи­мый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументиро­ван. Если письмо является ответом, составитель указывает рекви­зит, ссылку на регистрационный номер и дату документа, на кото­рый он отвечает.. Разновидности писем: сопроводительное, инфор­мационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо - напоминание, гарантийное и др.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы простав­ляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остаю­щейся в организации. На входящих (получаемых) письмах простав­ляется отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Телеграмма (телетайпограмма, телекс) —вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграф­ной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каж­дый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается про­пуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания.

Если знаки препинания все же необходимы они пишутся сокращен­но строчными буквами: точка — тчк; запятая — запт; двоето­чие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2004. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста ука­зываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и рас­шифровка подписи отправителя, дата подписания, которая простав­ляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправля­ется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тек­сты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, ад­ресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи те­лефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

Факс воспроизводит все особенности документа - подлинника, поэтому удобен. По факсу можно передать как тексты, так и табли­цы, рисунки - чертежи, фотографии и любую графическую информа­цию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юриди­ческой силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.