ВОПРОС 9. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ЛИНГВИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время инф-ция (н-р, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее инф-ция, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивид.номер налогоплательщика). Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу. (н-р, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года). Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифиц.текстов возможны различные способ фиксации постоянной инф-ции на бумаге: трафарет, анкета, таблица. В трафарете постоянная инф-ция представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной инф-цией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная инф-ция излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу.

Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность, краткость текста. Нейтральный тон изложения – участники делового общения действуют от имени учреждений, орг-ций. В силу этого личный, субъективный момент в текстах док-тов должен быть сведен к минимуму. Из языка док-тов исключаются слова, обладающие эмоциональной окраской. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в док-те, исключающую двусмысленности. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств. Композиция делового текста структурно отражает тему. Выделяются следующие композиционные блоки: 1.заголовок, 2.вступление (введение, преамбула, задача – конкретизация темы), 3.основная часть, 4.заключение(свертка инф-ции целого текста). Спецификой делового текста явл.отнесенность делового текста к клишированным текстам. Существуют максимально клишированные тексты (тексты-схемы), бланки. Специфика заголовка делового документа – обязательно в заголовке должно быть жанровое обозначение текста. Основная часть, как правило, состоит из графически выделенных частных текстов (абзацы, нумерация). Деление текста на главы и параграфы. Специфика заключения (заключительная часть часто отсутствует в деловом тексте).

Синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. При их употреблении важно обращать внимание на то, какую сторону необходимо обозначить, выделить в контексте. (Договор, соглашение – синонимы), но они различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве – трудовой договор, в гражданском - сделки – договор, договоренности фиксируются в соглашениях. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в целях сжатия речи для обозначения понятий используются сокращения. Различают два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры)- сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (СНГ), графические сокращения (экз., кв.м.). при употреблении графических сокращений следует помнить, что оно не должно оканчиваться на гласную. Способы образования: инициальные( образованы из начальных букв слов, обозначающих понятие:ГОСТ, ГАИ, ГУВД), слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов: завгар, гавбух), частично сокращенные слова( часть слова + полное слово: хозрасчет, рембаза), усечения (зам., зав.,), телескопические сокращения (начало и конец составляющих слов: рация (из ра(дистан)ция). Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в ГОСТах и словарях. Не допускается перегружать тексты документов аббревиатурами. При включении в текст документа аббревиатур следует проанализировать удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания, не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области.

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых форм – устойчивых, стандартных словосочетаний, оборотов. Стандартизация словосочетаний – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях (контроль за выполнением возлагается на …, оплату гарантируем…, направляем на рассмотрение и утверждение…). Нередко словосочетания определяют видовую принадлежность док-та, являются юридически значимым компонентом текста (гарантируем возврат кредита в сумме… до..).

Правописание названий учреждений, орг-ций, должностей. В названиях орга-ций (учр-й) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд. Названия орг-ций неединичного характера пишутся со строчной буквы: отдел кадров. Названия орг-ций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Тюменской области. Названия главных управлений и самостоятельных отделов в составе ведомства пишутся с прописной буквы: Отдел труда и заработной платы. Названия частей и отделов орг-ци, а также слова президиум, ученый совет, факультет, сектор пишутся со строчной буквы: исторический факультет, отдел кадров ТюмГУ.

Типичные языковые ошибки в текстах документов связаны с незнанием значений слов, неправильным употреблением стилистически окрашенной лексики, неправильным употреблением предлогов, числительных, синтаксические ошибки. Примеры: совместное сотрудничество, памятный мемориал, автобиография жизни, «студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения». Подмена русских слов иностранными (эксклюзивный вместо исключительный, анонс вместо объявление). При употреблении числительных в текстах документов следует помнить: все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов, собирательные заменяются количественными: не «пятеро студентов», а «5 студентов». Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения. Придаточные предложения рекомендуется заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Вместо: Здание городской больницы, которое находится по улице Ленина, просим передать университету Рекомендуется: Здание городской больницы, находящиеся по улице Ленина, просим передать университету.