Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов. Служебные докумен­ты изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата[5], что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги сле­дующий: все форматы делятся на три ряда - А, В, С. Ряд А -основной, В и С - дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д.

Для изготовления бланков документов используются форматы А4 (210*297), А5 (210*148).

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа[6].

Бланки документов в унифицированной системе организационно-распоряди­тельской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - правое, 15 - верхнее, 20 - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма (Приложения №4).

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руково­дитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), ОГРН, ИНН/КПП, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верх­них границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента.

Бланк конкр. вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.