Формы документов предприятий

Общегосударственная унифицированная форма - это унифицированная форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории России в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.

Отраслевая унифицированная форма - это унифицированная форма документа, утвержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.

Унифицированная форма документов предприятия - это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном предприятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специфичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

Альбом форм документов (другое название - альбом форм УСД) (применяется в общегосударственной или отраслевой УСД) - это сборник эталонных УФД, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

Альбом форм документов организации - сборник эталонных УФД, применяемых для документирования деятельности организации (в деятельности конкретного предприятия). Содержит формы документов, включенных в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Порядок расположения унифицированных форм документов в альбоме должен соответствовать табели форм документов.

Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подраз­делениях организации. После экспертизы и согласования всех предложений и замечаний альбом форм, как и табель форм, утверждается руководителем организации.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов- основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: -термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; -организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; -классификаторы управленческих функций; управленческая документация. Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий. Принципы стандартизации

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

добровольного применения стандартов;

максимального учета при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц;

применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным вследствие несоответствия требований международных стандартов климатическим и географическим особенностям Российской Федерации, техническим и (или) технологическим особенностям или по иным основаниям либо Российская Федерация в соответствии с установленными процедурами выступала против принятия международного стандарта или отдельного его положения;

недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;

недопустимости установления таких стандартов, которые противоречат техническим регламентам;

обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

Основными принципами унификации документов являются:- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся;

- государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);

- применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ н других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации н кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).