ВОПРОС 7. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО РАЗВИТИЕ

Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа. Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления, т. е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Формуляр док - это набор рекв оф пис док, распол в опред послед-ти.

Рекв - это обяз элемент оф-я оф-го док.

Постя часть рекв д – обяз элемент оф-я оф-го док.

Перемен часть рекв д – измен часть рекв, вносим в бланк док при его заполн.

Индив формуляр - это набор рекв конкр док данного вида.

Тип формуляр - это множество док данного вида. Сущ также особен-ти формуляра док, изгот разл способами доккумент-ния.

Форм-обр совр упр-го док определен в соотв с ГОСТ 6.10.5-87 «Треб к построению форм-обр»

Развитие форм док м разд на 4 ист периода разв дел-ва: приказн, коллежск, министерск и современе.

Форм-обр - это модель построения док, устанав обл примен, форматы, размеры полей, треб к постр конструкц сетки и осн рекв.

В 16-17 ВВ (ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО) осн особен-ть: дел-во осн на нормах обычного права. Все рекв наход в тексте док - чтобы найти рекв надо провести определен исслед работу и выявить отд реквизиты в тексте. При нем усилилось значение письменной документации и в отдельных статьях Уложения 1649 г.. Судебника 1697 говорилось о введении норм оформления различного вида д-ов. Сохранилась древняя столбцовая техника делопроиз-ва, свиток. Но исполь-сь уже др. форма книги: в столбцах текст писался на одной стороне листа. Книги различались в полный лист, четверть листа.

Текст д-та начинался с обращения, даты, автора или адресата.

АВТОР: в указах царя, приговорах Бояр. Думы, в указных грамотах автор указ. в начале текста, иногда повторялся на обороте. В судных списка в конце указ. судьи и присут-ие. В челобитных в начале текста и иногда в подписи. В памятках и сказках в нач. и в подписи. В деловых письмах в подписи.

АДРЕСАТ: в Судебниках, актах местн. упр-ия подробное адресование, указание чина, сословия, лица. Конкретный адресат обознач. в царских, жалованных, указных грамотах, памятках. Адресат иногда повторялся на оборотной стороне.

ДАТА: можно установить по каким-то признакам, если она отсутствует. В законах, указах, приговорах, памятях, сказках, писцовых книгах дата указ. в начале текста. В судных списках на обороте.

УДОСТОВЕРЕНИЕ Д-ТА: подпись подъячего-справа. Припись и Справа подтверждали черновик беловиком, ставилось в конце текста. С 14 в. появ. авторские подписи на актах частного землевладения и хоз-ва. + подпись послухов (свидетели).

ПОМЕТЫ: это надписи о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в д-те. В сер. 17. в. встречаются датированные пометы, их писал дьяк на обороте столбца сверху. В редких случаях на лицевой стороне внизу.

18 В. (КОЛЕЖСКОЕ ДЕЛ-ВО) Появ. законодат. акты. Посвященные? документирования. В 1699 – Петр I вводит гербовую бумагу и издает указ об отмене столбцовой формы д-та. 14 апреля 1702- начин. Ведение метрических записей. 1720 – регламент установил единый порядок работы коллегий, нормы документирования, вводится архив и докум-ся работа архива. Наиб. важные д-ты сост-сь секретаре, протоколы и резолюции – нотариус. Последующие зак. акты этого периода продолжают регламента цию состава д-ов, их форм. Существенные изменения произошли в формуляре документа: реквизиты выделились из текста, заняли опред-ое место, стали разрабат-ся образцы. Появ. новые рекв-ты, кот. отражали различные стадии работы над д-ом: рег №, отметка о согласовании, отметка контроля и др.

ВИД Д-ТА: оформ-ся в отдельный реквизит. Обознач-ся вместе с заголовком и адресатом.

АВТОР: указ-ся за наименованием вида д-та. Обычно указ-ся дважды: в нач и в кон.

АДРЕСАТ: обозначался в отдельной строке над текстом в виде заголовка.

ДАТА: указ. дата составления д-тав нач. или кон. текста. В сер. 18 в. дата отделилась от текста и стала ставится над текстом с левой стороны. Дата получения и регистрации д-та – по верхнему краю д-та на лицевой стороне.

УДОСТОВЕРЕНИЕ: подпис-ся автором, сохранилась скрепа – подпись секретаря. Изображение на царской печати прежнее.

В 19 - НАЧ 20 ВВ. (МИНИСТ ДЕЛ-ВО) В 1811 г. Вышло «Общее учреждение министерств». Помимо установления стр-ры министерств, принципов минист упр-я в нем также устан порядок минист дел-ва. Для этого периода характерна жесткая регламент процесса созд и работы с док-ми. Стр-ра док строго регламент. Док делился на 3 части:

-приступ (касалось реквв верхней части док, включая вступ обращ);

-изложение обстоятельств (текст док);

-заключ часть (подпись, обращение в нижней части док).

Текст прошений, жалоб:

- причина написания д-та

- само дело

- сама просьба

Дакладная записка:

- изложение диле

- справка

- выписка из законов.

Многие д-ты стали иметь табличную форму. Создаются д-ты с элементами трафаретного текста.

Появ-ся новый д-т – экстракт в нейдавались изречения из д-та с указанием даты и №.

Появл нов виды док хар-е для того периода. С появление акц обществ появл такой вид как устав, вексель, акции.

С вводом техническ новинок появл телеграмма, телефонограмма.

АВТОР: расширился круг авторов (м.б. крестьяне). В большинстве случаев автор- учреждение. Обознач. в левом верхнем углу.

Бланки б. 2-х видов: 1 - указывалось наименование ведомства, учреждения из кот. исходил д-т; дата отправления; № по реестру исх-их д-ов; место составления, иногда заголовок. 2 – штатное название должности лица, от кот. исходит д-т./

АДРЕСАТ: обозначался в сношения, отзывы, прошения, жалобы.

Оформление зависело от иерархии должности. В сношениях = учреждений начинался с «В». в высших с низшими в дательном падеже. Если д-т адрес-ся конкрет должн-му лицу высшего по рангу, перед обозначением должности указ-ся титул.

ДАТА: по разному для каждого вида д-та. В д-ах Госсовета – в заголовке; в манифестах и указах Сенату – в заголовке и в конце текста. В манифестах - перед подписью, в указах - после подписи.

УДОСТОВЕРЕНИЕ Д-ТА: сложились опред. правила подписания д-та. Каждый вид имел свою специфику. Она б. 2-х видов:

- обозначение только чина

- И.Ф.

Сохр-ся скрепа секретаря. Употреб-сь 3 гос. печати: большая, сред и малая.

ДЕЛ-ВО СОВ. ПЕРИОДА было ознаменовано переходом на новую систему дел-ва. Появ нов виды док: Декреты, Мандаты, заявления и другие.В 1917 введен новый алфавит из 33 букв. В 1920-е гг. провод работы по станд-ции док. Осн методом станд-ции явл метод униф док. Униф - устан единообр, состава и форм управлен док. С введение автоматиз в 50-х гг. это распростр и на дел-во. Было необх усовер управл док-цию. Одним из направл стала униф и станд-ия.

Осн методом станд-ции стан построение граф модели док и предъявл ед треб к стр-ре док, т.е. создание форм-обр. Причина избрания этого метода послужило использ ЭВМ для обработки док. Ед форм-обр облегчал обработку док, а также визуальный поиск рекв док, распол на листе бумаги. Рез-т - появл станд-в, устан форм-обр для управл-х док. В 1972 был выпущен первый ГОСТ 6.39-72 «УСОРД. Формуляр-образец». Этот стандарт был переиздан в 1983 и 1987 гг.

В 70-е гг. в нашей стране складыв системн подход к униф и станд-ции док. Осн понятием в док-нии стан система док-ции - совокупнь док-в, взаимосвязан по призн происх, назн, вида, сферы деят-ти, ед треб к их оф-ю. Она рассм как осно объект станд-ции док-ов. Треб-я к сост-ю и оф-ю док-в выражены в станд-х на униф сист док-ции.

Униф текста произв по след осн направл: состав инф-ции, ст-ра текста, язык ср-ва предст инф-ции.

Униф стр-ры текста закл в установл тип набора сост частей д-тов и их очередности, из кот будут склад униф формы д.

При подгот бум вар-в униф.текстов возможны разл способы фиксации пост инф-ции на бумаге:

Трафарет (пост инф представ в виде связно текста с пробелами, кот заполн перемен инф)

Анкета (пост инф излаг как наимен признаков, характериз ч-ка.)

Таблица (испол при необх характер неск лиц или объектов, предметов по один параметрам: при состав графика отпусков, описи дел по личн сост)