ВОПРОС 4. СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Основные документообразующие признаки документа

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (ГОСТ). Любой документ обладает определенным набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Основными документообразующими признаками явл. - содержание, форма, авторство, датирование, удостоверение. Содержание документа является главным признаком документа, его информационным комплексом, указывающим на вид документа. Наименование вида документа позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости. Форма документа всегда вторична. Это регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов, а также схема их расположения на листе бумаги. Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации (ГОСТ).

Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определенной целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа – это физическое или юрид.лицо, создавшее документ. Авторами служебных документов явл. учреждения. Так, авторами служебных документов, начиная с 19 века, стали учреждения, орга-ции, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Авторами памяти или грамоты за приписью дьяка является центральное учреждение – приказ. Авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). В 18 веке автор указывался в подписи (имели авторскую подпись). В 1830 году наименование ведомства, учр-я, его структурной части, от которой исходил документ стали писать на бумаге заранее (заготовка бланков).

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования (для протокола – дата заседания, для акта – дата события). Даты различают точные (время создания документа указывается точно), приближенные (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, событий), вероятные (время создания устанавливается путем сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа). Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нем инф-ции. Основная особенность типового формуляра документа 16-17 вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, адресат не выделялись из текста. В 18 веке изменился формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты. Дата составления документа ставилась над текстом. Так, по Генеральному регламенту 1720 г., в протоколе вверху перед текстом должны были указывать дату заседания. В 19 веке часть реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали писать на бумаге заранее, т.е. заготавливать бланки «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских служащих». В настоящее время существую различные способы оформления даты. Оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.день месяца и месяц оформляют двуя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (16 февраля 2003 г.), а также оформление даты в последовательности: 2004.01.16.

Все документы, кроме писем, обязательно имеют наименования или названия вида и разновидности (приказ), которые указываются в заголовке текста конкретного вида документа. Письмо, факс, электронное сообщение – беззаглавные сообщения. Наименование вида документа – должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД. В 13-17 вв. реквизит наименование вида документа не выделился из текста. В 18 веке наименование вида документа наряду с другими реквизитами выделился в отдельную строку (рапорт, ревизские сказки, штрафные журналы). В 19 веке регламентировалось четкое оформление внешних признаков документа. Предписывалось обозначать вид документа: «На каждой бумаге должно быть означено именование оной (указ, сообщение, рапорт и тому подобное».

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В 16-17 вв. адресат иногда не выделялся из текста. На исходящих документах адресат помещался на оборотной стороне столбца. Независимо от непосредственного исполнителя документы адресовались царю. В 18 веке адресат выделился в отдельную строку над текстом. Изменился порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг. документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. В 19 веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Равные присутственные места в адресовании документов друг другу употребляли предлог «В» (В палату гражданского суда). При направлении документа в нижестоящие учреждения адресат писался в дательном падеже (тульскому губернскому управлению). По ГОСТУ,если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно (администрации районов Тюменской области). Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печать., грифом утверждения. Уже в 13 веке большое значение придавали удостоверению документа. Жалованные грамоты удостоверялись печатями, которые привешивались к документам. На духовных грамотах до 14 века ставились печать князя, с 20-30 гг. 14 века – печать князя и митрополита. Появляются и подписи. В актах феодального землевладения указывались имена свидетелей (послухов). При приказном делопроизводстве большое внимание уделялось оформлению законов. Установилась процедура изготовления судного списка, который удостоверялся рукой дьяка. Документ, составленный земским дьяком, подписывался старостой и целовальниками. Приставную грамоту согласно Судебнику должен был составлять недельщик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк. В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов. Подпись начиналась на обороте документа по слову, а кончалась на лицевой стороне листа под текстом. В 18 веке правила удостоверения описаны в Генеральном регламенте: протоколы подписывалиь всеми членами коллегии. Каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря. Указом 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо Ивашка – Иван). В просьбах царю, князьям подписывались «рабами». Документы удостоверялись печатью. В 19 веке сложились правила подписания документов. Право подписи документов имели начальствующие лица. Вид подписи зависел от характера документа, соподчиненности орг-ций. На официальных отношениях, отчетах, посылавшихся в высшие инстанции, ставилась скрепа.