Средства документирования

Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства. Их появление было связано с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра. Другое древнее средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это - заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до 7-6 вв. до Р.Х.

На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые, стальные перья. В 1809 г. была запатентована перьевая ручка. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именами американцев Д.Паркера и У.Шиффера. П В 1938 г изобретена шариковая ручка. Со второй половины 16 века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал - графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш Простые орудия письма, пройдя вместе с ним длительный путь исторического развития, по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, доступностью, исключительным разнообразием. Практически все, кому приходится работать с документами, пользуются ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Человек давно уже пытался механизировать весьма трудоёмкий процесс письма, т.е. текстового документирования. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии в 1714 г. на имя Генри Милля. В начале 20 века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в том числе и первая электрическая пишущая машина, созданная в 1902 г. в США. Правда, вследствие своей сложности и дороговизны, она не нашла применения. Лишь в начале 1920-х годов в Германии была выпущена электрическая пишущая машина "Мерседес", ставшая прототипом подобного рода машин, появившихся позднее.

Во второй половине 20 столетия в мире выпускалось огромное количество самых разнообразных пишущих машин, различавшихся по конструкции шрифтоносителей (рычажные, шаровые, дисковые и т.д.), по назначению (переносные портативные, канцелярские, специализированные, в частности, с шрифтом для слепых), по конструкции каретки. Японской фирме "Кэнон" удалось создать электрическую машинку весом всего лишь в 300 г.

Пишущие машинки до сих пор остаются в известной мере востребованными в процессе документационного обеспечения управления, в частности, для заполнения бланков, написания адресов на конвертах и т.д.

По мере развития фоно(аудио)документирования совершенствовалась и звукозаписывающая техника. Появились диктофоны - миниатюрные магнитофоны, специально предназначенные для электромагнитной записи и воспроизведения речевой информации. С 1997 г. началось производство цифровых диктофонов. В них запись звука производится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную микросхему) или мини-карты (подобие дискет). Запись речи на мини-карту можно с помощью специального устройства вводить в компьютер, прослушивать или пересылать по электронной почте. Цифровые диктофоны более лёгкие и компактные, поскольку в них отсутствует лента и лентопротяжный механизм, а совместимость с компьютером делает их ещё и более перспективными. По мнению специалистов, эти устройства "могут стать как незаменимыми помощниками.

В последнее время важнейшим средством документирования стали электронно-вычислительные машины (компьютеры).

Наиболее распространённым периферийным устройством персонального компьютера является принтер, позволяющий получать твёрдую копию документа из памяти компьютера. Существует три типа принтеров: матричные, струйные и лазерные. Для создания твёрдых копий, для вывода из памяти компьютера графической информации используются графопостроители (плоттеры), предназначенные главным образом для автоматизированного проектирования.

Процесс документирования обычно связан с необходимостью копирования и размножения составленных документов. Научно-технический прогресс привёл к изобретению в 19-20 веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились такие как:

· фотографический - один из давних способов копирования. Он даёт высокое качество, однако является дорогим и длительным по времени, вследствие сложности процесса обработки фотоматериалов. Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованием специальной фототехники.

· разновидностью фотокопирования является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим способом микроформ, т.е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Для этого также используется обычная и специальная фототехника.

· диазографический (метод светокопирования) - используется обычно при копировании большеформатной чертёжно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу;

· термографическое копирование (термография) - осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу - на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения документа интенсивным потоком тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передаётся термореактивной бумаге;

· электрографическое копирование (ксерография) - в настоящее время является наиболее распространённым. Оно основано на использовании эффекта фотопроводимости полупроводниковых материалов, способных удерживать красящий порошок (тонер) на заряженных участках. С помощью электрографических копировальных аппаратов, которые обычно называют ксероксами (по названию аппаратов английской фирмы Rank Xerox), в миреизготавливается свыше половины всех копий. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причём в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов;

· цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). По мнению некоторых специалистов, это - тихая революция в документировании. Цифровой копировальный аппарат, состоящий из сканера, микропроцессора, запоминающего устройства, дисплея и лазерного принтера, позволяет копировать не только быстро и качественно, но и получать копии лучше оригинала.

Копировальная техника экономически выгодна для получения ограниченного количества копий (до 25 экземпляров). Однако в процессе управления, в сфере образования, бизнеса, банковской сфере и др. очень часто необходимо размножать документы тиражом в 50-100 и более экземпляров. До недавних пор с этой целью использовали традиционные методы оперативной полиграфии - гектографическую (спиртовую), офсетную (ротапринтную), трафаретную (ротаторную) печать. Однако в силу разных причин (невысокое качество продукции, сложное в обращении и громоздкое оборудование и т.п.) эти методы уходят в прошлое.

На смену им, начиная с 1980-х годов, приходит электронотрафаретная печать (ризография) как наиболее оперативный и перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов - ризографов (производятся японской фирмой Riso Kagaku Corp.), а также дупликаторов (производство фирмы Duplo). В этих аппаратах соединены сканер, лазер для подготовки печатной формы и трафаретный печатный механизм для получения оттиска. Такие аппараты высокоэкономичны, имеют большую производительность, высокое качество изображения, неприхотливы к качеству бумаги, экологически чисты. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера (со скоростью до 130 оттисков в минуту), напоминая работу с обычным лазерным принтером. Эти аппараты фактически могут заменит типографию.

Таким образом, современные средства документирования являются результатом длительного и непрерывного процесса их развития и совершенствования - от простейших орудий для письма до сложных автоматических комплексов составления, редактирования и размножения документов. Арсенал этих средств в настоящее время чрезвычайно разнообразен. Они позволяют быстро, качественно и относительно недорого создавать практически любые документы.